Des­truir o con­ser­var la do­cu­men­ta­ción con­ta­ble

La Vanguardia - Dinero - - IDEAS Y DEBATES - JO­SEP SO­TE­LO

Con oca­sión del cie­rre con­ta­ble de ca­da ejer­ci­cio eco­nó­mi­co sue­le re­pe­tir­se la mis­ma pre­gun­ta, ¿has­ta qué año po­de­mos des­truir la do­cu­men­ta­ción con­ta­ble (fac­tu­ras, ex­trac­tos, nó­mi­nas, re­ci­bos, li­bros au­xi­lia­res de con­ta­bi­li­dad, de­cla­ra­cio­nes de im­pues­tos...), así co­mo cual­quier otro so­por­te do­cu­men­tal de los apuntes con­ta­bles? Si bien la res­pues­ta a la mis­ma nun­ca ha si­do sen­ci­lla, las úl­ti­mas mo­di­fi­ca­cio­nes nor­ma­ti­vas en el ám­bi­to tri­bu­ta­rio han ve­ni­do a ge­ne­rar una ma­yor con­fu­sión a tra­vés de la in­tro­duc­ción de nue­vos lí­mi­tes tem­po­ra­les.

En pri­mer lu­gar, a efec­tos es­tric­ta­men­te fis­ca­les, po­dría­mos es­ta­ble­cer un pri­mer ho­ri­zon­te tem­po­ral en ba­se a la pres­crip­ción de las in­frac­cio­nes tri­bu­ta­rias de cua­tro años. Sin em­bar­go, ya ha­ce mu­chos años que en nues­tro país el de­li­to fis­cal pres­cri­be un año más tar­de que la in­frac­ción tri­bu­ta­ria de na­tu­ra­le­za ad­mi­nis­tra­ti­va, por lo tan­to, po­dría ser con­ve­nien­te con­ser­var la do­cu­men­ta­ción con­ta­ble du­ran­te cin­co años, compu­tados des­de la fi­na­li­za­ción del pla­zo re­gla­men­ta­rio pa­ra la pre­sen­ta­ción de la au­to­li­qui­da­ción del im­pues­to, por si fue­se ne­ce­sa­rio uti­li­zar di­cha do­cu­men­ta­ción co­mo ele­men­to de de­fen­sa en un pro­ce­so pe­nal se­gui­do con­tra la so­cie­dad y/o sus ad­mi­nis­tra­do­res, sin per­jui­cio del de­li­to fis­cal agra­va­do (art. 305 bis del Có­di­go Pe­nal), el cual no pres­cri­be has­ta trans­cu­rri­dos diez años des­de su co­mi­sión.

En cuan­to a es­tos pla­zos fis­ca­les, ca­be re­cor­dar que, por ejem­plo, to­das aque­llas fac­tu­ras o do­cu­men­tos acre­di­ta­ti­vos del pre­cio de ad­qui­si­ción de un ele­men­to del ac­ti­vo fi­jo so­me­ti­do a amor­ti­za­ción, de­be­rán con­ser­var­se du­ran­te to­da la vi­da útil del mis­mo y los cua­tro años si­guien­tes, ya que de lo con­tra­rio di­fí­cil­men­te po­dría pro­bar­se el im­por­te del gas­to por amor­ti­za­ción, así co­mo su pre­cio de ad­qui­si­ción en ca­so de ven­ta del mis­mo. Asi­mis­mo, es im­por­tan­te re­cor­dar que el pro­pio Có­di­go de Co­mer­cio en su ar­tícu­lo 30 es­ta­ble­ce la obli­ga­ción de con­ser­var to­da la do­cu­men­ta­ción y jus­ti­fi- can­tes con­cer­nien­tes al ne­go­cio du­ran­te seis años a con­tar des­de el úl­ti­mo asien­to rea­li­za­do.

En con­se­cuen­cia, ob­vian­do cues­tio­nes pe­na­les, lle­ga­ría­mos a la con­clu­sión de que cual­quier em­pre­sa­rio di­li­gen­te de­be con­ser­var la to­ta­li­dad de la do­cu­men­ta­ción re­la­ti­va a su ne­go­cio du­ran­te un pla­zo mí­ni­mo de seis años. Aho­ra bien, co­mo con­se­cuen­cia del per­ma­nen­te alar­ga­mien­to del de­re­cho a la com­pen­sa­ción de las ba­ses im­po­ni­bles ne­ga­ti­vas (de los cin­co años ini­cia­les has­ta el in­fi­ni­to en la ac­tua­li­dad), en el Im­pues­to so­bre So­cie­da­des y del de­re­cho a la apli­ca­ción de las de­duc­cio­nes en la cuo­ta (de los 5 años ini­cia­les has­ta los 18 ac­tua­les), el le­gis­la­dor ha in­tro­du­ci­do ins­tru­men­tos le­ga­les que per­mi­ten a la ins­pec­ción la com­pro­ba­ción de di­chos cré­di­tos fis­ca­les in­clu­so más allá de la fe­cha de pres­crip­ción del pe­rio­do im­po­si­ti­vo de su ge­ne­ra­ción y de­cla­ra­ción.

Tras un pe­rio­do de abun­dan­te ju­ris­pru­den­cia, no siem­pre coin­ci­den­te, la Ley 34/2015, de mo­di­fi­ca­ción par­cial de la LGT, (en vi­gor des­de el 12 de oc­tu­bre de 2015), ha pre­ten­di­do in­tro­du­cir una ma­yor se­gu­ri­dad ju­rí­di­ca

Cual­quier em­pre­sa­rio di­li­gen­te de­be con­ser­var la to­ta­li­dad de la do­cu­men­ta­ción re­la­ti­va a su ne­go­cio du­ran­te un mí­ni­mo de seis años”

El de­re­cho de la ins­pec­ción a com­pro­bar la si­tua­ción tri­bu­ta­ria de los con­tri­bu­yen­tes no pres­cri­be ja­más sal­vo ex­cep­cio­nes con­cre­tas”

pa­ra to­dos los ope­ra­do­res tri­bu­ta­rios. Di­cha nor­ma se­ña­la que, en tér­mi­nos ge­ne­ra­les, el de­re­cho de la ins­pec­ción a com­pro­bar la si­tua­ción tri­bu­ta­ria de los con­tri­bu­yen­tes no pres­cri­be ja­más, sal­vo en el ca­so de las ba­ses im­po­ni­bles ne­ga­ti­vas y de las de­duc­cio­nes pen­dien­tes de apli­car en la cuo­ta del Im­pues­to so­bre So­cie­da­des, pa­ra las cua­les se li­mi­ta la po­tes­tad com­pro­ba­do­ra a los diez años si­guien­tes al de su ge­ne­ra­ción. Por lo tan­to, las em­pre­sas de­be­rán con­ser­var du­ran- te diez años los so­por­tes do­cu­men­ta­les que ava­len la mag­ni­tud de di­chos cré­di­tos fis­ca­les, ya que de lo con­tra­rio, la ins­pec­ción de Tri­bu­tos po­dría no acep­tar su apli­ca­ción en la li­qui­da­ción de un pe­rio­do no pres­cri­to a pe­sar de que el pe­rio­do de su ge­ne­ra­ción si lo es­tu­vie­se.

Trans­cu­rri­do el pe­rio­do de diez años, la em­pre­sa só­lo es­ta­rá obli­ga­da a ex­hi­bir la li­qui­da­ción y la con­ta­bi­li­dad, así co­mo a de­mos­trar que la mis­ma ha si­do du­ran­te di­cho pla­zo de­po­si­ta­da en el Re­gis­tro Mer­can­til, sub­sis­tien­do du­das acer­ca de qué de­be­mos en­ten­der por “ex­hi­bi­ción de la con­ta­bi­li­dad”. ¿Se re­fie­re a las Cuen­tas Anua­les o tam­bién a los li­bros de con­ta­bi­li­dad que só­lo son ob­je­to de le­ga­li­za­ción an­te el Re­gis­tro Mer­can­til y no de de­pó­si­to? ¿Por qué obli­ga a con­ser­var y ex­hi­bir la li­qui­da­ción del Im­pues­to si la Ley Ge­ne­ral Tri­bu­ta­ria re­co­no­ce ex­pre­sa­men­te el de­re­cho a no apor­tar do­cu­men­to al­guno que ya hu­bie­se si­do pre­sen­ta­do con an­te­rio­ri­dad?

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