“STATÜ DİKKATE ALINMADAN DÜŞÜNCELER İFADE EDİLMELİ”

Capital (Turkey) - - ŞİRKET KÜLTÜRÜ -

ÇERÇEVE İYİ ÇİZİLMELİ

Şüphesiz toplantılar iş hayatımızda önemli yer tutuyor. Ancak her konuda olduğu gibi bu konunun da çerçevesinin iyi çizilmesinin gerektiğine inanıyorum. Aksi halde toplantılar verimsiz, zaman kaybına sebebiyet veren ve ilişkilerin gerilmesine yol açan sonuçlar verir. Toplantılar için önemsediğim belli başlı kurallarım şunlar: Gündem katılımcılara önceden bildirilmeli, katılımcıların hazırlık yapmalarına imkan sağlanmalı. Toplantı mekanı uygun olmalı.

GELECEĞE YÖNELİK OLMALI

Geçmiş kısaca analiz edilmeli, bu çerçevede gelecekteki strateji oluşturulmalı. Sadece geçmişe takılıp kalmak bir toplantının hedefi olmamalı. Katılımcı sayısı çok zorunluluklar dışında 10–12’yi aşmamalı. Toplantı süresi önceden belirtilmeli, bu süreye bağlı kalmak üzere gerekirse konuşmalara sınır konulmalı. Uzun ve uzayan toplantıların verimli olmadığı biliniyor. Kural olarak toplantı süresi iki saati aşmamalı.

DEMOKRATİK ORTAM SAĞLANMALI

Toplantılarda amaçlı; öneri ve düşüncelerin demokratik bir ortamda ortaya konulması olmalı. Kişilerin tartışılacağı, suçlanacağı, katılımcıların korku ve endişe içinde olacağı bir ortam yaratılmamalı. Herkes statüleri dikkate alınmadan konuşma ve düşüncelerini ifade etmede kendilerini eşit konumda hissetmeli. Sık sık yapılacak gereksiz toplantılardan kaçınılmalı. Geniş katılımlı toplantıları yılda iki defa yapıyoruz. Bunun dışında küçük katılımlı toplantılar ihtiyaç duyuldukça yapılıyor.

BAT’da bir de yazılı olmayan kurallar var. Bu kuralların başında gerekmedikçe toplantı yapılmaması bulunuyor. Toplantı kurallarının olmazsa olmazı “etkin zaman yönetimi”. Bu kural, CarrefourSA Genel Müdürü Mehmet Nane için de öyle... CarrefourSA’da tercih edilmeyen bir önemli kural ise toplantı sürelerine olan sadakat. Nane şöyle devam ediyor: “Eskiden ajanda oluşturmak bile bir iş yükü gibi gelirken bugün için mevcut teknoloji sayesinde çok kolay bir şekilde iş takvimimizi düzenleyebiliyoruz. Kültürel anlamda en büyük değişiklik, bahsettiğim teknolojinin hayatımıza entegrasyonu oldu. Örneğin toplantı odalarımızı son teknolojiyle donatarak her anlamda çok daha verimli bir iş akışı olmasına özen gösterdik, göstermeye de devam ediyoruz.” Bir önemli konu ise toplantı öncesi gündem hazırlığı, toplantı notu tutulması ve toplantıya katılan kişilerle paylaşılması.

Newspapers in Turkish

Newspapers from Turkey

© PressReader. All rights reserved.