E-MAIL İLKELERİ.

Günde yüzlerce e-posta alan CEO’lar, bu trafikle başa çıkabilmek için özel stratejilerle hareket ediyor. Örneğin Apple’ın CEO’su Tim Cook, her gün 700-800 e-postaya yanıt vermek için sabah 3:45’te uyanıyor. Haftada 600 e-posta aldığını söyleyen Yıldız Hol

Capital (Turkey) - - CONTENTS - HANDE YAVUZ ÇALIK hyavuz@capital.com.tr

Günde yüzlerce e-posta alan CEO’lar, bu trafikle başa çıkabilmek için farklı stratejiler geliştirdi. Haftada 600 e-posta alan Murat Ülker’in bile bu konuya özel stratejileri var.

İş dünyasının zirvesindeki patron ve CEO’lar her gün posta kutularına dolan yüzlerce mesajla baş etme konusunda da ciddi bir mesai harcıyor. Aralarında Apple’ın CEO’su Tim Cook gibi çok çarpıcı örnekler de var. Cook, her gün 700-800 e-postaya yanıt verebilmek için sabah 3:45’te uyanıyor. Bu tutumunun sıra dışı olduğunu kabul eden Cook, açıklamasını da “Ben bir işkoliğim” sözleriyle yapıyor. Ancak, herkes Cook gibi değil. Pek çok üst düzey yöneticinin e-postalarını yönetme konusunda da kendilerine özel sistemler kurduğu ve bu konuya da adeta kişisel verimliliklerini artırma meselesi olarak yaklaştıkları dikkatten kaçmıyor. Zappos CEO’su Tony Hsieh bu konuda en sistematik olanlardan… 2012 yılında e-postalarını “Yesterbox” adını koyduğu bir dizi prensip ve sistemle

yönetmeye karar veren Hsieh, bir önceki gün gelen tüm e-postaları bir sonraki gün değerlendirmeyi hedefliyor. Günde ortalama 1.000-2 bin arası e-posta aldığını açıklayan Hsieh, bunlarla nasıl başa çıktığını da şöyle paylaşıyor:

“Eğer bir e-postanın 48 saat bekleme imkanı varsa bekletiyorum. Cevap tek bir kelimelik bile olsa bunu yapıyorum. Bu sisteme girmek uzun zamanınızı alabilir. Ama bir kere bu sistemi uyguladığınızda e-postalar konusunda zamanla yarışmak zorunda kalmıyorsunuz.”

BEZOS’UN ALTIN KURALI

Bazı yöneticiler ise e-postaları yanıtlama konusunu da delege edebiliyor. Amazon CEO’su Jeff Bezos bunlardan… Müşterilerinin doğrudan kendisine gönderdiği e-postaları çözümü gerçekleştirecek kişiye yönlendiren Bezos, sürecin nasıl işlediğini şöyle anlatıyor: “Bu şekil- de uygun kişinin e-postaya yanıt vermesini sağlıyorum. Bu tarz e-postaların konu bölümüne soru işareti koyuyorum. Bu soru işaretini gören Amazon çalışanları hemen o e-postaya özel ilgi gösterip konuyu birkaç saat içinde çözmeye çalışıyor.”

Su markası Hint Water Kurucusu ve CEO’su Kara Goldin, sabah saatlerini günün en kritik vakitleri olarak değerlendiriyor ve bu saatleri e-postalarını kontrol etmeye ayırıyor. “Sabah 5.30’da uyanıp e-postaları kontrol etmek günümün daha verimli geçmesini sağlıyor” diyen Goldin, sözlerine şöyle devam ediyor: “Bunu yapmak, önümdeki 12 saatin nasıl geçeceğini de bana planlama şansı veriyor. Bu süreçte önceliklerimi belirliyorum.”

Haber sitesi Huffington Post’un kurucularından Arianna Huffington ise e-postalarla ilgili kesin kurallara sahip. Uyumaya gitmeden yarım saat öncesinde e-postalarını okumayı bırakıyor. Çocuklarıyla beraberken de e-postalarına bakmıyor.

“KUTSANMIŞ HİSSEDİYORUM”

E-postalarla ilgilenmek işin basit bir parçası gibi görünse de değil. Bunu Microsoft CEO’su Bill Gates’in şu sözlerinden anlamak da mümkün: “Günde 40-50 e-posta alıyorum ve sayı bu kadarla sınırlı olduğu için kendimi kutsanmış gibi hissediyorum. Böylelikle e-postalarımla daha iyi ilgileniyor ve cevap konusunda geç kalmıyorum.” Artan e-posta trafiği iş insanlarını bu konuda danışmanlık alacak noktaya da getirmiş durumda. Danışmanlık şirketi Adapt Training’in direktörü Dermot Crowley, eskiden CEO’lara zaman yönetimi konusunda eğitimler verirken şimdi e-posta trafiğini yönetme konusunda danışmanlık verdiklerini belirtiyor. E-postalarla ilgilenmenin birçok CEO için büyük bir vakit kaybı olduğuna dikkat çeken Crowley, her CEO’nun bir e-posta kültürü olması gerektiğini savunuyor. Bu noktada onlara nasıl yardımcı olduklarını da şöyle anlatıyor: “Öncelikle kimse e-postalarını verimli yönetmiyor. Yöneticiler bu konuda öncelikle ciddi bir filtrelemeye gitmeli. Bu konuda yönetici asistanlarından yardım alabilirler. Doğru filtreleme ilk kural. Ardından e-postaları belli kategorilere bölmek işi kolaylaştırır. Üçüncü kural da e-postaları muhatabına yönlendirmek gerekiyor. Mutlaka yanıt vereceğiniz e-postalara da en kısa zamanda kısa da olsa dönüş yapmak önemli.”

TÜRK CEO’LAR NE YAPIYOR?

Türkiye’deki CEO’ların e-posta trafiği ve bu trafiği yönetme yöntemlerine gelince… Yıldız Holding Yönetim Kurulu Başkanı Murat Ülker, haftada bin 600 e-posta aldığını açıklıyor. Bunların 550’sinin spam olduğunu belirten Ülker, bu e-postaların ancak 50 ila 70’ine yanıt yazabildiğini söylüyor. Ülker, “Özellikle yanıt vermeye çalıştıklarım ise onay, şikayet

ve bilgi talepleri kapsamında olanlar. E-postalarıma yanıt verirken 3 temel prensibim: Önceliklendirme, acillere anında cevap verme ve dosyalama” diyor.

Socar CEO’su Kenan Yavuz’un e-posta kutusuna haftada bin mesaj düşüyor. Günde ortalama 50’sine yanıt veren Yavuz, önceliklerini de şöyle paylaşıyor:

“Çalışma arkadaşlarımdan gelen e-postalarıma mutlaka cevap veririm, sorun varsa müdahil olmak anlamında, güzel bir haberse tebrik anlamında mutlaka yazarım. Kısa yazmak, konuyla ilgili tüm arkadaşlara ulaşmasını sağlamak, sorduğum bir soru veya istediğim bir şey varsa hızlı şekilde cevap almak e-posta yönetimindeki temel prensibim.”

Sarkuysan Yönetim Kurulu Başkanı Hayrettin Çaycı, haftada 400-500 e-posta alıyor. Bu e-postaların günde 10-12’sine yanıt verebildiğini belirten Çaycı, “Sadece benim yanıt vermem gereken e-postalara geri dönüş yapıyorum. Bunu yaparken de öncelikle e-postalarımı önem ve aciliyet derecesine göre sıralıyorum. Siyasi amaç taşıyan e-postalara ise asla cevap vermiyorum” diyor.

GÜNLÜK MESAJ PERFORMANSI

Doğtaş Yönetim Kurulu Başkanı Davut Doğan haftada 200 e-posta alıyor ve günde yaklaşık 30 e-postaya yanıt veriyor. E-postalarını randevu talepleri, yardım talepleri, müşteri şikayetleri ve rapor istekleri olarak sınıflandıran Doğan, mümkün olduğunca gelen her bir e-postayı bekletmeden yanıtladığını söylüyor. “Bir işi sonuçlandırmadan o e-postayı silmem. Böylece hep gündemimde olur” diyor.

Dell Türkiye Ülke Müdürü Didem Duru’ya haftada 2 binden fazla e-posta geliyor. E-postalarını yönetirken birkaç konuya dikkat ediyor. Duru, “Toplantıdaysam, e-postalarıma kesinlikle bakmam. Ben sabah çok erken uyanıyorum. E-postalarıma göz gezdiriyorum. Acil bir şey varsa daha yataktan kalkmadan cevap yazabiliyorum” diyor. Diğer önem verdiği konu ise işe erken gidip e-postalarına yanıt vermek ve mesajların konusu onu ilgilendirmiyorsa veya başkası daha iyi cevaplayacaksa e-posta’yı yönlendirmek oluyor.

Didem Duru, “Eğer CC’deysem çok da üzerime alınmıyorum. CC’li olan e-postalardan en son geleni açıp şöyle bir göz gezdiririm. Beni ilgilendiren önemli bir konu yoksa vakit kaybetmem” diyor.

ÖNCELENDİRMEK ŞART!

İpekyol, Machka, Twist Yönetim Kurulu Başkanı Yalçın Ayaydın’ın günde aldığı mail sayısı bin. İş yoğunluğunun fazla olduğu belirli dönemlerde bu sayının arttığını belirten Ayaydın, hiçbir e-postayı atlamadan özenle okuduğunun da altını çiziyor. Bu konudaki yaklaşımını şöyle paylaşıyor: “Gelen e-postaları telefonumdan da sürekli takip ederim. Birikmelerine fırsat vermiyorum. Bazı e-postaları da konu hakkında sorumlulara iletiyorum. Sadece işlerle ilgili aciliyeti olanları kendi içlerinde önceliklendiriyorum. Müsait olduğum bir zaman diliminde posta kutumu sıfırlıyorum.”

Naksan Holding Yönetim Kurulu Üyesi Bahaettin Nakıboğlu da haftada 400-500 e-postayı yönetiyor. Bunların 300’üne anında cevap verirken birçoğunu en az 1 hafta ertelemek zorunda kaldığını ifade eden Nakıboğlu öncelik sıralamasını nasıl yaptığını şöyle anlatıyor: “Yatırımcı arayan girişimcilere her şekilde anında cevap veriyorum. Tüm e-postalarıma gün içinde bakıyorum. Üzerinde düşünmem gereken veya cevap yazmadan önce yapmam gereken bir konu ise o e-postayı işaretliyorum ve konuyu sonuna kadar takip edip bitirinceye kadar o e-postayı işaretli şekilde bırakıyorum.”

İLGİLİYE HIZLI YÖNLENDİRME

Haftalık olarak bin civarında e-postayı yöneten Limak Turizm Grubu Başkanı Kaan Kavaloğlu, bunları finans, satış, operasyon, müşteri ilişkileri ve diğerleri olarak ayırıyor. Kavaloğlu, iPad’i sayesinde e-postalarını kolaylıkla sınıflandırabildiğini ifade ediyor. E-posta yönetimine dair kendi yöntemini şöyle anlatıyor: “Gelen e-postaların yüzde 60’a yakını bilgilendirme e-postaları, bunlardan sadece bir kısmına müdahil oluyorum. Müşteri ilişkileriyle ilgili olanları gece yatmadan önce bile olsa muhakkak cevaplıyorum. Finans ve satışla ilgili olanları kendim veya asistanım aralığıyla cevaplıyorum. Operasyonla ilgili olanların tamamına yakınını genel müdürlere veya ilgili departman müdürlerine yönlendiriyorum.”

Haftada 300-400 e-posta alan Etsun CEO’su Adalet İnanç, gün içerisinde e-postalarını olabildiğince takip ederek, konusuna göre ilgili kişiye yönlendiriyor. Kendi yanıt vermesi gereken konu acil ise aynı gün veya en geç bir gün sonra yanıt vermeye gayret ettiğini belirtiyor.

TONY HSIEH

KARA GOLDIN

DERMOT CROWLEY

JEFF BEZOS

DİDEM DURU

KAAN KAVALOĞLU

Newspapers in Turkish

Newspapers from Turkey

© PressReader. All rights reserved.