Başarı için en iyi proje yönetim metodolojisini nasıl seçmeli?

İş için doğru proje yönetim metodolojisini seçmek elzemdir. Proje yönetim metodolojilerini değerlendirme rehberimiz bir sonraki projeniz için mükemmel tercihi yapmankzk temin edecek. Naskl mk? Yazknkn devamknda açkklkyoruz…

CIO Turkiye - - EKIM -

İş için doğru proje yönetim metodolojisini seçmek elzemdir. Proje yönetim metodolojilerini değerlendirme rehberimiz bir sonraki projeniz için mükemmel tercihi yapmankzk temin edecek. Naskl mk? Yazknkn devamknda açkklkyoruz…

Ekibiniz için doğru proje yönetim metodolojisini seçmek başarı için ilk adımdır. Fakat herhangi bir projenin karmaşık yapısını yönetmeye yönelik çok sayıda farklı (bazı durumlarda kesişen) yaklaşımlar varken hangi proje yönetim metodolojisinin en iyisi olduğunu nasıl bilebilirsiniz?

Proje yöneticileri bir yandan riskleri düşürürken en etkin ve verimli bir biçimde projelerin geliştirilmesini iyileştirmede organizasyonlarına yardım edebilir. Fakat bu sadece organizasyonel önceliklerin bilinmesinden çok daha fazlasını gerektirir. Her bir proje yönetim metodolojisinin en büyük olumlu etkiyi nasıl vereceğine (ve tabi her birinin organizasyonunuzun projedeki olası başarısını nasıl raydan çıkartabileceğine) dair derin bir anlayışa sahip olmalısınız

Burada günümüzde uygulamada olan en popüler proje yönetim metodolojilerini (PMM) ele alarak hangisinin projeniz ve organizasyonunuz için en iyisi olduğunu nasıl değerlendireceğinizi gösteriyoruz. Bir kez oluşturulduktan sonra doğru proje yönetim metodolojisini değerlendirme ve seçme süreci belgelenip tekrarlanabilir. Böylelikle organizasyonunuzun projeleri nasıl yapılandırıp yöneteceği hususunda daha az zaman harcamasına, proje amaçları ve sonuçlar üzerine daha fazla zaman ayırmasına imkân sağlanabilir.

Günümüzün en popüler proje yönetim metodolojileri

Şelale: Şelale yıllardır en çok dayanılan proje yönetim metodolojilerinden biri oldu. Onun sıralı doğası birçok endüstride kullanılıyor, en çok da yazılım geliştirmede. O belirli bir sırada yürütülen statik fazları (gereksinim analizi, tasarım, test, uygulama ve bakım) kapsıyor. Şelale her faz boyunca arttırılmış kontrole imkân tanıyor ama bir proje ilerlemeye başladıktan sonra kapsamı değiştiği takdirde fazlasıyla esnemez olabilir. Tüm proje gereksinimlerini başlangıçta yakalama şansını artırabilen daha resmi bir planlama aşaması sunuyor ki ilk aşamalarda herhangi bir anahtar bilgi ve gereksinim kaybını azaltıyor.

Çevik: Çevik proje yönetimine nispeten farklı bir yaklaşım getiriyor. O ilk etapta ciddi esnekli ve hız gerektiren projeler için geliştirilmişti. Bunu elde etmek için çevik ”sprint” adı verilen kısa teslim döngülerinden oluşuyor. Çevik en iyi daha az kontrol ve self motivasyonlu takım ortamlarında gerçek zamanlı iletişim gerektiren projeler için uygun olabilir. Bir proje yönetim metodolojisi olarak çevik oldukça interaktif olduğundan proje boyunca hızlı ayarlamalara imkân sağlar. Büyük oranda yazılı geliştirme projelerinde kullanılır çünkü sorunların hızla teşhis edilmesini ve değişikliklerin geliştirme sürecinin erken aşamalarında yapılmasını kolaylaştırır. Bu sayede testlerin tamamlanmasını beklemeye lüzum kalmaz. Çevik tekrarlanabilir süreçler sunar, riskleri azaltır, anlık geri beslemeye imkân tanır, hızlı geri dönüş sağlar ve karmaşıklığı azaltır.

Hibrit: Her ne kadar çoğu takım ya şelale ya da çevik metodunu tercih etse de, her iki yaklaşımın faydaları hibrit bir proje yönetim çözümü oluşturabilir. Bu yaklaşımda planlama ve gereksinim fazı şelale yaklaşımıyla ele alınırken tasarım, geliştirme, uygulama ve değerlendirme aşamaları çevik metodolojisini takip eder.

Kritik yol metodu: Kritik yol metodu (CPM) birbirine bağlı eylemlere sahip projeler için kullanılan bir adım adım metodolojisidir. Bir dizi eylem içerir ve bağımlılıklar, kilometre taşları ile teslim edilebilir olanların yanı sıra tamamlamak için bir iş kırılım yapısı (WBS) ve zaman çizelgesi kullanır. Hangi eylemlerin kritik hangilerinin kritik olmadığını belirlemek üzere görevleri tamamlamak için ”en uzun” (kritik yolda) ve ”en kısa” zamanları hesaplama yoluyla kritik ve kritik olmayan eylemleri ortaya çıkartır.

Kritik zincir proje yönetimi: Kritik zincir proje yönetimi (CCPM) proje aktiviteleri yerine bir proje içindeki kaynak kullanımı üzerine odaklanarak Cpm’den ayrılır. Kaynaklarla ilgili potansiyel sorunları çözmek için projelerin zamanında ilerlemesi, bu sayede güvenliğin ihlal edilmediği temin edilerek tamponlar inşa edilir.

Altı Sigma: Altı Sigma ilk olarak israfı ortadan kaldırma ve süreçlerle kârlılığı arttırmak için Motorola tarafından geliştirilmişti. O veri güdümlüdür ve üç anahtar bileşene sahip: DMAIC (tanımla, ölç, analiz et, geliştir ve kontrol et), DMADV (tanımla, ölç, analiz et, tasarla ve doğrula) ve DFSS (Altı Sigma için tasarım). DFSS önceki seçenekleri içerebilir, IDOV gibi (tanımla, tasarla, optimize et ve doğrula). Altı Sigma bazen proje yönetim topluluğu içinde bir metodoloji olarak düşünülür.

Scrum: Adını rugby’den alan scrum, çevik taslağının bir parçasıdır ve aynı zamanda doğası gereği interaktiftir. ”Scrum oturumları” veya ”30 günlük sprint’ler” öncelikli görevleri belirlemek için kullanılır. Yürütme için bir proje yöneticisi scrum master kullanılır. Bağımsız olarak belirli görevlere odaklanmak için küçük takımlar oluşturulabilir ve ardından ilerlemeyi ya da sonuçları değerlendirmek, geri kalmış görevleri yeniden önceliklendirmek üzere scrum master ile bir araya gelinir.

Diğer Pmm’ler: Yukarıda bahsi geçen proje yönetim metodolojilerine ek olarak göz önünde bulundurulacak başla Pmm’ler de var. Bunlardan bazıları etkinlik zincir metodolojisi (ECM), kristal, özellik güdümlü geliştirme (FDD), dinamik sistemler geliştirme (DSDM), uyarlamalı yazılım geliştirme, rasyonel tümleşik süreç (RUP), yalın geliştirme (LD), Prince2 ve diğerleri.

Şunu söylemek önemli ki her durum için tek bir çözüm bulunmuyor, aynı organizasyon içinde bile. Proje yönetim deneyimi burada devreye giriyor. Proje yöneticisinin her metodolojinin artıları ve eksilerine dair bilgisi, paydaşlar için potansiyeli azami seviyeye çıkarmalarına imkân tanıyan biçimde organizasyonların projeleri büyük oranda başarıyla yönlendirmesine yardımcı olabilir.

Proje yönetim metodolojileri efektif biçimde naskl değerlendirilir?

Her bir proje için doğru proje yönetim metodolojisini değerlendirmek, belgelendirmek ve seçmek için gereken süreç başlangıçta ayrıntılı, zaman alıcı ve karmaşıktır; fakat sonunda buna değer (en uygun Pmm’lerin seçildiği varsayıldığında).

Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) global olarak tanınan bir standart olan Organizasyonel Proje Yönetim Olgunluk Modeli’ni (OPM3) geliştirdi. Bu organizasyonların PM yeteneklerini tanımlama, ölçme ve geliştirmede ve süreçleri standardize etmede yardımcı oluyor. Başarılı proje kazanımlarının pekiştirilmesine yardımcı oluyor, nihayetinde en iyi uygulamaları belirliyor ve stratejik planlama ile yürütme arasındaki bağlantıyı güçlendiriyor. OPM3 toplam organizasyonel stratejik verimliliği üzerine odaklanıyor ve proje, program ve portföy yönetimini birleştiriyor. 2013 yılında Amerikan Ulusal Standartlar Enstitüsü (ANSI) tarafından bir Amerikan Ulusal Standart’ı olarak tanındı.

Organizasyonel Proje Yönetimi Uygulaması: Uygulama Rehberi’nde PMI, organizasyonların dikkatlice değerlendirmesi gereken ve çeşitli projelerde hangi metodolojilerin uygun olduğunu belirlemek için kullandıkları Pmm’lerin özelleştirilmesine yönelik yüksek seviye süreçleri ele alıyor. Kararlar aynı zamanda stratejik faydaları maksimuma çıkarmak için PMI Metodoloji Özelleştirme Süreci’ndeki faktörlere dayanıyor.

Organizasyonel Proje Yönetiminin Faydalark

OPM3’ÜN temel amacının başarılı stratejik hizalama ve başarılı proje sonuçları olduğundan işletmenizin OPM3’Ü benimsemesi anlamlı görünüyor. Belirli projelerin verimliliği ve müşteri memnuniyetini artırması, rekabet avantajı elde etmesi, maliyet kontrolü ile iletişimi iyileştirmesi ve performansı tahmin etmesi için doğru metodolojilerin konuşlandırıldığını temin etmek üzere organizasyonların kurumsal program yönetim ofislerini (EPMO) yüksek seviye planlama oturumlarında dahil etmeleri gerekecek. Nihayetinde bu firma genelindeki hedeflerle hizalanmayı desteklemenin yanı sıra karar vermeyi iyileştirecek.

Her bir PMM’IN sahip olduğu çeşitli güçlü ve zayıf yanla-

rı olduğundan organizasyonlar projelerinin benzersiz doğaları, organizasyonel görünüm ve proje amaçları temelinde birden fazla proje yönetim metodolojisini benimsemeyi düşünebilir. Her şekilde organizasyonların çeşitli etkenlerin değişmesiyle iyileştirilebilen, standartlaşmış en iyi uygulamaları geliştirmesi gerekiyor. Burada önemli olan belirli bir projenin firma çapındaki amaçlarla nasıl hizalandığını ortaya çıkartmaktır. Başarı veya başarısızlık kriteri bir kez izole edilebildiğinde, organizasyonunuzun efektif ve verimli bir biçimde arzu edilen iş sonucuna ulaşmasına imkân tanıyacak en uygun metot veya metotları bulmak daha kolay.

Proje yönetim metodolojisinin seçimindeki anahtar noktalar

Metodolojileri değerlendirirken dikkatli bir biçimde değerlendirilmesi gereken etkenlerden birkaçına bakalım:

Organizasyonel stratejik hedefler ve çekirdek değerler Anahtar iş etkenleri Kısıtlamalar

Paydaşlar

Riskler

Karmaşıklık

Proje büyüklüğü ve maliyeti

Proje yönetim metodolojisi değerlendirme süreci

Değerlendirmene süreci bir kez karar verildi mi, spesifik projeniz için en iyi PMM seçenek ya da seçeneklerini belirlemek üzere bir süreç geliştirmeye ihtiyacınız var. Gelişen iş ve paydaş gereksinimlerini yakalamak için zaman zaman bu sürecin başvurularak modifiye edilmesi gerekiyor. Genel bazı adımlara göz atalım:

Projenin temel hedefleri ile önceliklerini tanımlayarak ve tartarak proje sürücülerini belirleyin.

Proje sürücüleri, gereksinimleri ve hedeflerini belirledikten sonra, bir metodolojinin etkileyeceği tüm kriterleri tanımlayın ve tam tersini.

Proje için en uygun olan tüm mevcut/olası metodolojileri tanımlayın.

Projeyle ilgili tüm Pmm’lerin karşılaştırmasına zaman ayırın.

Hangi metodolojinin en iyi sonuçları ve en düşük riski sağlayacağını dikkate alın.

Geri besleme ve destek elde edin.

Metodolojiyi ve açıklamaları belgeleyin. Metodolojiyi uygulayın.

Gerektiğinden görüntüleyip modifiye edin.

Proje yönetim metodolojisi değerlendirmesine dâhil edilecekler

Organizasyonel gelişmede, aynı zaman da projelerde de, bu konuyla ilgili değerlendirme kriter listesi geçerli. İş bir metodoloji seçmeye geldiğinde bu aynı kriterler yine devreye girmeli. Bunlar dâhili ve harici kriterler olarak ayrılabilir; her biri için ilgili alt kategorilerle.

Her ne kadar en büyük risk faktörleri muhtemelen organizasyonel yetenekler ve hazır olma durumuyla ilgili olsa da, daha önce bahsi geçen diğer herhangi bir kriter önemli bir proje gereksinimini ihlal etmeleri durumunda ciddi problemler yaratabilir.

Tekrar edecek olursak, Pmm’ler kesinlikle her bedene uyan tek bir ölçüye sahip değil, aynı firma, proje türü veya endüstri olsa bile. Bir durumda belirli bir metodoloji en iyi sonucu verebilirken diğerlerinde farklı bir proje yönetim metodolojisini ya da bir hibrit yaklaşımı kullanmak daha uygun olabilir. Aynı metodolojinin aynı organizasyondaki tüm projelerde işe yaraması olası değil; en iyi uygulama her bir proje için en iyi yaklaşımı belirlemek üzere modern bir metodoloji değerlendirme sürecini (MAP) geliştirip uygulamaktır. Şunu unutmayın ki bu sürecin kendisi iş etkenlerinin değişmesiyle beraber yeniden değerlendirme ve değişiklikler gerektirebilir.

Proje yöneticisinin her metodolojinin artklark ve eksilerine dair bilgisi, paydaşlar için potansiyeli azami seviyeye çkkarmalarkna imkân tankyan biçimde organizasyonlarkn projeleri büyük oranda başarkyla yönlendirmesine yardkmck olabilir.

Her bir proje için doğru proje yönetim metodolojisini değerlendirmek, belgelendirmek ve seçmek için gereken süreç başlangkçta ayrkntklk, zaman alkck ve karmaşkktkr; fakat sonunda buna değer.

Pmm’ler kesinlikle her bedene uyan tek bir ölçüye sahip değil, aynk €rma, proje türü veya endüstri olsa bile. Bir durumda belirli bir metodoloji en iyi sonucu verebilirken diğerlerinde farklk bir proje yönetim metodolojisini ya da bir hibrit yaklaşkmk kullanmak daha uygun olabilir.

Newspapers in Turkish

Newspapers from Turkey

© PressReader. All rights reserved.