Sözleşmeler tasarruf arack mk yoksa gelir kapksk mk?

Bir araştkrmaya göre tedarikçiler ve satkcklarla yapklan anlaşmalar şirketin aynk zamanda gelir kapksk; kimi iş kollarknda (yiyecek üretimi, havayollark, elektrik/su/gaz dağktkmk ve tahsilatk) gelirin ağkrlkklk bir kksmk satkcklar/aracklar ile yapklan söz

CIO Turkiye - - GÖRÜŞ - Zafer BABÜR ”Değişim Projeleri Yöneticisi”

Bu kaçak-kayıp nasıl önlenebilir diye yapılan çalışmalarda ortak sorunun sözleşme yönetimlerinde olduğu görülmüş ve dört ana başlıkta düzenlemeler yapıldığı takdirde şirketin gelirlerinde iyileşme olacağı belirtilmiş. Sürece paydaşların geç veya hiç davet edilmemesi, doğru tip sözleşmelerin kullanılmaması, yetkili imzasız sözleşmelerin varlığı, sözleşme sonrası SLA takip edecek birimlerin olmamasının zarara neden olacağı, öncelikli olarak bu alanlara el atılması tavsiye edilmiş. Bu tavsiyelere onlarca yıllık iş hayatımda sözleşmeleri kuran, yöneten ve sonlandıran olarak kesinlikle katılıyorum. Kendi deneyimlerimi derlediğim(1) donanım, yazılım ve lisans konularında bu başlıkları daha detaylı anlattıysam da kısacak aşağıdaki satırlarda yukarıdaki dört maddeyi irdelemeye çalıştım.

Paydaşlarkn sürece dâhil olmask:

Etkin sözleşme yönetiminde tüm paydaşların masada olması gerekir. Kullanıcının ihtiyaçlarının bu aşamada alındığından emin olunmalıdır. Sözleşmeyi yapanlar, yönetecek olanlar ve ürün ya da hizmeti kullanacak olanlar aynı masada birlikte karar almayınca sonrasında havada uçuşan kelimeler ve parmaklar sıklıkla görülür. Öte yandan, sözleşme deneyimi olmayan kişilerden oluşmuş bir takımın da sürece zararı olur bunu da unutmamak gerekir. Sözleşmelerin oluşturulması sürecinde tek kaynakta sürümleri (version) ile tutulan ve üzerinde her türlü notun tarih ve kişi olarak kaydedildiği sözleşme sistemini oluşturmak kurumların fevkalade yararınadır. Bu süreç zarfında ilgililerin istedikleri zamanda sözleşmelere ulaşması zamanı verimli kullanmak için gereklidir. Ortak bir e-mail ve anında mesaj (Wechat, Whatsapp, Bip) grubu kurup bunun üzerinden iletişime geçmek, hatırlatmaları bunun üzerinden yapmak süreci hızlandıracak bir başka yoldur.

Doğru Sözleşmelerin Kullanklmamask:

Sözleşmeler zaman içinde kanunlarda ve uygulamalarda oluşan değişiklikler nedeni ile değişime uğrar. Artık geçersiz kalmış şart-

Sözleşmelerin oluşturulmask sürecinde tek kaynakta sürümleri (version) ile tutulan ve üzerinde her türlü notun tarih ve kişi olarak kaydedildiği sözleşme sistemini oluşturmak kurumlarkn fevkalade yararknadkr.

ların sözleşmelerde çıkartılması, buna uygun eklerin yapılması gerekir. Eğer hazır tip sözleşmelerden artık geçerliliği kalmamış olanlar tedarikçilere iletilirse kurumların bundan yarar sağlaması olası değildir. Doğru Tip sözleşme kullanımı ancak güncel sürümlere kolaylıkla erişimin olduğu ve eski sürümlerin de (açıkça kullanım dışı olduğu işaretlenmiş) kontrollü erişime sahip bir arşive konulması ile mümkündür.

İmza Sürecinde Uzun Zaman Bekleyen/bekletilen Sözleşmeler

Yetkisiz imza ile imzalanan ya da yetkili imzalarca imzalanamayan sözleşmeler sayesinde işler durabilir, taraflar bundan yarar sağlayamayabilir. Sözleşmelerin imzada bekliyor olması o sözleşmenin hatalı olmasından değil, çok fazla gerekli-gereksiz imzanın varlığından, imza makamlarının fiziksel olarak hayli farklı yerlerde olmasından da olabilir. Aynı kurum içinde elektronik imza ile imza süreci hızlandırabilir, imza sürecine sadece ilgili ve yetkili kişiler dâhil edilebilir. İş akışı yazılımları ile imzada bekleyen belgelerin kimde ne zamandan beri beklediği kolaylıkla görülebilir. Bu nedenlerden ötürü imza sürecini yalınlaştırıp hızlandırmak için elektronik imza tümleşik iş akışı sistemlerini kurumunuzda kurgulayabilirsiniz (ki 2005 senesinde bu amaçla TEYDEB/ TUBITAK destekli elektronik imzalı iş akışı ürünü geliştirmiştir) gerek mobil telefonlarınızdan gerek dizüstü bilgisayarlarınızdan USB çubuk ile belgelerinizi elektronik olarak imzalayarak süreci hızlandırabilirsiniz.

İmza Sonrask Devir ve İzleme Süreci

Sözleşmeler birçok birimi ilgilendiren bir süreçtir; bu süreçte satın almacılar, müzakereciler, iş birimi-teknik-mali yöneticiler hepsi bir şekilde süreçte bir dönem söz sahibi olurlar. Sözleşme imzalandıktan sonra sözleşmenin kimin tarafından yönetileceği, izleneceği kesin olarak belli olmadığında top bir birimden bir başkasına yuvarlanır, o sırada da maddi kayıplar oluşur. Devir kimi özel projelerde farklılık gösterse de standart projelerde kimin neyi ne zaman yapacağı, nasıl devir yapacağı öncesinde belli olmalı buna göre ilerlenmelidir. Devir işlemlerinde de bilgisayarlı sistemlerden yararlanabilir ve iş akışını burada da işletebilirsiniz. Bu tip yazılımlarda etiket, metadata kullanımı (tip sözleşmeler) ile sayısı hayli fazla olan sözleşmeler rahat yönetilebilir. Tip sözleşmelerde iş akışı standart olduğundan ilgili tarihleri sisteme tanımlandıktan sonra sözleşmenin izlenmesi de otomatik olarak gerçekleşecektir.

Özet olarak; tip sözleşmelerinizi oluşturun, geçersiz olanları geçersiz olarak işaretleyip kullanımdan kaldırın, elektronik imzalı iş akışlarınızı tanımlayın, paydaşların hepsini görüşmelere davet edin, gereksiz imza kalabalığı oluşturmayın, sözleşmeyi yönetecekleri işin başından belirleyin, hizmet seviyelerini ölçüp cezaları kesin ki kurumunuz yaptığı sözleşmelerden zarar etmesin. 1) BT Sözleşmeleri, Alım Satım ve Kiralamasında Dikkat Edilecek Konular, Zafer BABÜR, Haziran 2018

Newspapers in Turkish

Newspapers from Turkey

© PressReader. All rights reserved.