Satınalma ve malzeme yönetimi

Makina Magazin - - NEWS - Metin ÇAVUŞLAR Makina Mühendisi Eğitim ve Yönetim Danışmanı

Bütün satınalmacılar, siparişler verildikten sonra tedarikçilerin çoğunluğunun taahhütlerini sıkıntısız olarak yerine getirmediklerini/getiremediklerini bilirler. Bu nedenle, satınalmacılar siparişlerini takip etmek durumundadırlar.

Lojistik, ISO-9000, süreçlerle yönetim ve TKY gibi yaklaşımların yaşama geçebilmesi ancak ‘malzeme yönetimi’ başlığı altında yapılabilir. Bu yönetim, kısaca ‘malzeme tedarik yönetimi', 'üretim yönetimi' ve 'ürün dağıtım yönetimi’ başlıklarını kapsamaktadır. Temel olarak gerçekleşen satış rakamları dikkate alınarak, satış öncesindeki ürün hareketlerinin düzenlenmesini esas almaktadır. Konuyu daha iyi anlamak için temel lojistik kavramlarını yakından tanımak gereklidir.

Temel amaç en düşük stoklarla çalışmak

Günümüz şartlarında, ülkemizdeki en önemli maliyet girdisinin finansman olduğu bilinen bir gerçektir. Zaten sermaye yetersizliği sorunu çok büyük boyutlardayken, bu konuyu görmezden gelmek olanaksızdır. Bu durum, ülkemiz şartlarında çalışan işletmelerin malzeme yönetimi konusunda dikkate almaları gereken hususların en başında yer almaktadır. İşletmelerimiz ERP ve MRP programlarını sırf bu nedenle almaktadırlar. Amaç; satış siparişlerine bağlantılı olarak satınalma siparişlerini düzenlemektir. Bu şekliyle satınalma kendisine gelen satınalma emirlerine kesin olarak uymalıdır. Hatta, kimi zamanlarda siparişini bölebiliyorsa, bunu planlama ile görüşerek yapmalıdır. Siparişler bölündüğü ölçüde, finansman departmanının nakit akış tablolarının rahatlayacağı da açıktır. Diğer yandan siparişlerin bölünebilmesi, depo konusundaki gereksinimleri de kısıtlayacak ve depo yatırımı konusunun çok uzun süreler rafa kalkmasını sağlayabilecek olan bir uygulama olabilecektir. Bu konu elbette satınalmanın iş yükünün artması anlamına gelecektir. Ancak, işletmenin nakit akışının rahatlaması ve bunun sonucu olarak da ödemeler konusunda bir güç sağlanacaktır.

Bu ise, satınalmacıya ayrıca bir güç verecektir. Tedarikçilerin ödemelerin aksaması konusundaki şikayetlerinin engellenmesi, oldukça olumlu ve yapıcı bir sonuç yaratacaktır. Bazı zamanlarda satınalmacıların; ‘ucuz malzeme bulduk ama toplu alım yapmamız gerekiyor’ şeklindeki mazereti maalesef bu konudaki uygulamanın sapmasına neden olmaktadır. Başarılı bir satınalma ve malzeme yönetimi için bu alışkanlıkların kaldırılması gerekmektedir.

Stok dengelerinin tutturulması

‘Malzeme yönetimi’ başlığı altındaki malzeme tedarik yönetiminin yapılabilmesi, bazı stok kriterlerinin yaşama geçirilmesi ile sağlanabilir. ‘Azami stok’, ‘asgâri stok’, ‘ortalama stok’ ve ‘stok devir hızı’ gibi kısaca tanımlanması yapılan kriterlerle ilgili bazı değerlere kesinlikle uymak gerekmektedir. Planlamanın bu değerlerle hazırlandığı gerçeği gözden kaçırılmamalıdır. Bu nedenle satınalma, uygulamalarıyla bu stok değerlerini tutturma konusunda azami derecede yardımcı olabilecek önemli bir departmandır. Satınalma emirlerindeki değerlerin yerine getirilmesi bu konuda yeterli olacaktır. Bu konu hem sipariş büyüklükleri, hem de vadeler açısından önemlidir. Bu sayede, uygulanabilir planlar yapılmasına olanak verilecektir. Bu yaklaşım, işletmenin satacağı ürünlerdeki stok maliyetleri kaleminin gerçekçi olarak gerçekleşmesine neden olacağından, işletme piyasadaki rekabet ortamına uyum sağlamanın da ötesinde rekabet unsuru olmanın avantajını yakalayacaktır.

Stok devir hızının artırılması

Stok devir hızı ‘Depo Yönetimi’ başlığı altında detaylı olarak açıkladığım bir kavramdır. Stok devir hızı, yaklaşık olarak sermaye devir hızına eşit bir değerdir ve stoklarımızın bir yıl içinde kaç defa devir ettiğinin göstergesi olarak algılanmalıdır. Alım ve satım hızlarıyla birlikte stokta bulunan değerleri de dikkate alınarak yapılan bir hesaptır. Bu değer, parasal değerlerle de bir paralellik gösterecektir. Elbette, arada oluşması beklenen farkı da açıklamak gerekir. Depodaki hareketler oluştuğu anda stok devir hızını gösterecektir. Oysa para hiçbir sorun olmadan devir edecek olsa bile belirli gösterge zaman farkıyla oluşacaktır. Bu fark, ödeme valörlerinin farklılığı sonucu ortaya çıkmaktadır. Ayrıca her ödemenin valörü farklı olacağından, bu değerlerin tam ve net olarak birbirine eşit olması beklenmemelidir. Bu durumda, satınalmanın bu konuda yapabileceği uygulamaları incelemekte yarar vardır. Öncelikle kendiliğinden siparişleri ne kadar bölebileceğini en azından denemesi gerekmektedir. Bu konudaki gelişmeleri planlama ile paylaşmalıdır. Planlama, siparişlerin hangi boyuta kadar küçülebileceğini ve ödemelerin ne kadar yayılabileceğini görmelidir. Planlama ile satınalmanın bu tarz bir işbirliği, işletme içinde bu konuda uyum sağlanmasına yönelik olarak planlamada daha büyük bir başarı elde edilmesine olanak sağlayacaktır.

Biraz ters görünse de, bu hususun tedarikçilerin de işine geleceği açıktır. Bu sayede, siparişleri yerine getirmek onlar için de daha kolay hale gelecektir. Toplam olarak yapılacak olan iş değişmediği için hem tedarikçi, hem de satın alan işletme daha küçük finansman gereksinimi ile iş yapma şansına sahip olacaktır. Ayrıca, beraberce riskleri azaltma konusunda bir hayli yol almış olacaklardır. Bu nedenle, tedarikçi ve satın alan işletme hareket dinamiği de kazanacaklardır. Bu husus ise, ciro-sipariş büyüklüğü ve büyük tahsilat ile çalışmayı seven ülkemiz işletmelerine oldukça ters gelen bir yaklaşımı ifade etmektedir. Özetle; dönemsel olarak yapılan işleri azaltmadan, sevkiyat ve ödemeleri küçültme esasına dayanan bir uygulama söz konusudur. Bu uygulama, stok devir hızının artmasına yardımcı olacaktır. Bu sayede,sermaye devir hızının da artması sağlanacaktır. Sermaye devir hızının artması sonuç olarak, sermayenin verimli ve daha az kullanılmasına neden olacaktır.

Malzeme hareketlenmesi sırasında üzerine düşeni yapmak

Bütün satınalmacılar, siparişler verildikten sonra tedarikçilerin çoğunluğunun taahhütlerini sıkıntısız olarak yerine getirmediklerini/getiremediklerini bilirler. Bu nedenle, satınalmacılar siparişlerini takip etmek durumundadırlar. Kimi tedarikçiler gecikmelerini taşımacıların üzerine atmaya çalışırlar, kimi tedarikçiler de nakliye işini bir türlü beceremezler. Satınalmacılar, tedarikçilerin suçu

taşımacıların üzerine atmalarını engellemek veya taşıma işlemini gerçekleştiremeyen tedarikçilere yardımcı olmak bakımından, bazı zamanlarda tedarikçileri kendi çalıştığı nakliye şirketlerine yönlendirmelidirler. Bu sayede, hem taşıma maliyetleri konusunda çıkacak olan anlaşmazlıkların önüne geçilebilir, hem de kendi nakliye firmamızın bize sağlamış olduğu kolaylıkların tedarikçimize de uygulanması sağlanmış olacaktır. Diğer yandan, satınalma yapan işletme belirli bölgedeki tedarikçilerinden ürün toplama şeklinde bir çalışma yöntemi uygularsa, siparişleri bölme konusunda oldukça fazla yol almış olacaktır.

Birim maliyetlerin düşürülmesi

Satınalma emirleri ve malzeme talepleri hiçbir zaman düzenli gelmeyecektir. İşletmenin satın aldığı ürün kaleminin çok yüksek olması, planlamanın özel bir dikkat göstermesine engel olacaktır. Bu durumda, satınalmacının ve satınalmanın kendisine gelen satınalma emirlerini ve malzeme taleplerini devamlı surette gözden geçirmesini ve gruplandırma olanakları varsa gruplandırmasını önermekteyim. İki şekilde gruplandırma söz konusudur. İlk olarak, gelen satınalma emirlerini ve malzeme taleplerini gruplandırmaktır. Bu gruplandırma, müzâkere ve pazarlıkların daha derli toplu yapılmasını sağlayarak, müzâkere ve pazarlık zamanının etkin ve verimli kullanılmasına olanak verecektir. Verilmiş olan siparişlerin yerleri, tedarikçileri, ürünleri ve zamanları gözden geçirilerek, ürün sevkiyatlarının gruplandırılması diğer konudur. Her iki gruplama da birim maliyelerin düşmesine olanak sağlayacaktır.

Ambalaj standartlaştırılmasına gereken etkiyi yapmak

Ambalaj konusu, teknik departmanlarının, deponun ve dolayısıyla da lojistik yönetiminin değişmez sorunlarındandır. Bu konunun genel olarak yükleme ve depo verimliliğine doğrudan etkisi vardır. Bu verimlilik çok boyutludur. Ambalajla ilgili önemli noktaları şöyle sıralayabiliriz: Öncelikle hacim kullanım verimliliğinde belirleyici olmaktadır. Diğer yandan, ürünlerin hasarları konusunda belirleyicidir. Ayrıca, elleçleme kabiliyetine de katkıda bulunmalıdır.

Bu kadar çok değişken üzerinde verimlilik konusunda etkileyici olabilen ambalaj, tedarikçilerle anlaşılarak tasarlanmalıdır. Konunun satınalma tarafından konuşulması en uygun durumdur. Ambalaj konusu; işletmenin ürün şartnameleri, kalite standartları ve ürün özellikleri kadar önemli bir konudur. Bu nedenlerle ve fiyata doğrudan etkisi nedeniyle ambalaj konusu satınalma tarafından görüşülmelidir. Bu görüşmenin önemli bir teknik ayrıntı olduğu hatırdan çıkarılmamalıdır. Ambalaj konusunun detayları, depo yönetiminde stok maliyetlerinin hesaplanması konusunda da belirleyicidir. Satınalmacı ve satın alan işletme tarafından ihmal edilmemesi gereken bir konudur.

Maliyet tahminleri yapmak

Maliyet tahminlerinin yapılması önemli konular arasındandır. Ülkemizde yakın döneme kadar sürekli olarak fiyat artışları söz konusu olduğundan, sürekli olarak müzâkere ve pazarlık yapılması gerekliydi. 2001 yılından bu yana fiyat istikrarı belirli ölçüde de olsa sağlanmıştır. Bu fiyat istikrarı üzerinde tartışılıyor olsa bile, fiyatların durumu 2001 öncesine nazaran oynaklığını kaybetmiştir. 2001 öncesi dönemde maliyet-fiyat ilişkisinin kurulması zor olduğundan, maliyet tahminleri genellikle kısa süreliğine yapılmak durumundaydı. Yüksek enflasyon, enerji, işçilik ücretleri ve temel girdi fiyatlarındaki sürekli değişiklikler, bu konudaki çalışmaların kalıcı olmasının önündeki en önemli engeli oluşturmaktaydı. Bu nedenle, 2001 öncesinde yapılan maliyet tahminleri ve maliyet hesapları genellikle üstün körü olmak durumundaydı. Bu, o dönemki müşteri davranışlarına bakıldığı zaman açıkça görülmektedir. Kısa bir müzâkere ve pazarlık sonucunda siparişler bağlanmaktaydı. Sonrasında durum değişmiştir. Fiyatların istikrarlı çizgisi, maliyet ve maliyet tahmini yapılmasını zorunlu ve önemli hale getirmiştir. Maliyet hesaplarında gelişen hassasiyet ve fiyat üzerinde para değişkenliğinin yüksek düzeydeki etkisinin ortadan kalkması bu konuları daha elle tutulur hale getirmiştir.

Bileşenler düzgün tanımlanmalı

Düzgün maliyet tahminleri yapabilmek için bileşenlerin düzgün tanımlanması ve değişikliklerin sürekli takip edilmesi gerekmektedir. Bu nedenle, ürünler için bileşenlere bağlı maliyet formülleri oluşturmak gerekmektedir. Bu durumda, girdilerdeki değişikliklerin maliyete olan etkilerini hesaplamak olası hale gelecektir. Bu adım gerek şart olmakla beraber yeter şart değildir. Bileşen fiyatlarında değişiklik oldukça veya değişiklik beklendikçe bu formüller yenilenmelidir. Bu durumda, fiyatlardaki değişiklik beklentileri formüllerle işlendikçe maliyet konusundaki beklentileri hesaplamak olasıdır. Diğer yandan, fiyat değişimlerine bağlı müzâkereler sırasında fiyatların nerelerde normal olarak bağlanması gerektiği de kendiliğinden tanımlanmış olacaktır. Bu çalışma, satınalmacı için müzâkere ve pazarlıklarda hedef belirleme konusunda en büyük yardımcı olacaktır. Zaman kazancının yanı sıra, hata yapılmasının önüne de geçilecektir. Diğer yanda ise, hedeflerin netleşmemiş, yanlış maliyet tahmininin yapılmış veya maliyet tahmininin hiç yapılmamış

olduğu durumlarda, müzâkereler sırasında gereksiz bir takım tartışmaların bıkkınlık yaratacağı da açıktır.

Mesleği hissederek iş yapmak çok önemli

Bir mesleği hissederek ve o meslekle ilgili vizyona sahip olarak iş yapmak çok önemli. Bunu tüm meslekler için söylüyorum. Tüm eğitim ve yayın çalışmalarımı bu anlayışla sürdürüyorum. Bunun karşılığını da; işini geniş vizyonla ve severek yapan, gerçekten o mesleğin adamı olarak iş yapan genç ya da yaşlı tüm öğrencilerimin yaptıklarını gördükçe büyük mutluluk yaşayarak alıyorum. Birlikte hem meslek kalitesini, hem de iş yapma kültür kalitesini yükseltiyoruz. Eğitimine katkıda bulunduğum meslekler arasında satınalmacılık bu anlamda benim için özel bir yere sahip bulunuyor. Özel günler hariç satınalma eğitimi vermediğim bir hafta bulunmuyor. İlk başladığım dönemlerde satınalma eğitimine duyulan ilginin azlığını bu dönemde duyulan yoğun ilgiyle kıyasladığımda, satınalmacılığın ne kadar özel bir yere geldiğini net ve açık olarak görüyorum.

Bazı mesleklerin ne kadar önemli bir derinliğe sahip olduğu içine girilmediği ve dışarıdan bakıldığı zaman pek anlaşılmıyor. Satınalmacılık da böyle bir meslek. Sadece ‘para mal alınırken kazanılır!’ diyen bir ticari anlayışla satınalmacılık mesleği icra edildiğinde, satınalmacılığın işe ve yönetime yön veren yanı gözden kaçıyor. Satınalmacılık yapan kişinin kendini çıkarlarını gözeten bir anlayışla işini yaptığı ile ilgili bazı toplumsal önyargılar ise, satınalmacılar üzerinde olumsuz bir etki yapıyor. Satınalmacılığın günümüzün gelişmiş ticaret ve yönetim anlayışından kopuk bir yere konması da, mesleğin etkinliğinin gözden kaçmasına neden oluyor. Bunlar ve benzeri bazı olgular satınalmacının gerçek rolünün doğru anlaşılmasını engelliyor.

Satınalma konusu bazı konularla sıkça karıştırılıyor

Basitçe açıklamayla ‘ticaretin yarısı’ olan satınalma, aynı zamanda çok geleneksel bir yaklaşımla şirketlerin varlığında önemli yeri olan sacayaklarından biridir. Günümüzün gelişmiş şirket anlayışı ve maliyet olgusu şirketlerin üzerinde durduğu ayakları çoğaltmıştır; ama satınalmanın önemi azalmamıştır, aksine artırmıştır. Günümüzün satınalmacısı, iletişimden lojistiğe geniş bir alanda bilgi sahibi olması gereken, uluslararası ticaret kültürünü kavramış ve entellektüel yaklaşımı iyi bilen bir meslek adamı olmak durumundadır. Masasını, ofisini ve işyerini etkili kullanmak yanında, gezen ve bilgiyi yerinde yakalamak durumunda olan günümüz satınalmacısı, şirketinin yönetim kültürünün oluşmasında ve belirlenmesinde kilit personel durumundadır.

Satınalma konusu, özellikle malzeme tedarik yönetimi gibi bazı konularla sıkça karıştırılmaktadır. Bunda malzeme tedarik yönetimi ve lojistik gibi kavram ve konuları iyi bilmemenin önemli bir etkisi vardır. Ancak, asıl olarak satınalmanın kavram ve başlıklarına hâkim olmamak karışıklığın ana nedenlerinden birisidir. İlgili kavram ve başlıkları satınalmayı yaşayan ve yaşatan bir üslupla anlatmaya çalışıyorum. Özellikle satınalmacıların bilmesi gerekli ve karışıklığa neden olan diğer konularla ilgili temel bazı bilgilerle, ilerleyecekleri yollar hakkında ipuçlarını veriyorum.

Newspapers in Turkish

Newspapers from Turkey

© PressReader. All rights reserved.