СЭД НЕ ПОЗ­ВО­ЛИТ «УВЯЗ­НУТЬ» В БУ­МАЖ­НОЙ РУ­ТИНЕ

ICTNEWS - - Социум Проекты - ВИКТОРИЯ ВОЛКОВА

– На­ша ком­па­ния за­ни­ма­ет­ся раз­ра­бот­кой про­грамм, ис­поль­зо­ва­ние ко­то­рых обес­пе­чи­ва­ет по­вы­ше­ние эф­фек­тив­но­сти биз­нес-про­цес­сов и усо­вер­шен­ство­ва­ние де­я­тель­но­сти кли­ен­тов. Мы по­мо­га­ем ре­шать их про­бле­мы сред­ства­ми ин­фор­ма­ци­он­ных тех­но­ло­гий, вы­пол­няя ком­плекс ра­бот по раз­ра­бот­ке и внед­ре- нию ин­фор­ма­ци­он­ных си­стем. Ос­нов­ные на­прав­ле­ния – «СЭД», «Бил­лин­го­вые си­сте­мы». Для до­сти­же­ния по­ло­жи­тель­но­го ре­зуль­та­та, ис­поль­зуя пе­ре­до­вые ме­то­ды управ­ле­ния про­ек­та­ми, мы го­то­вы дос­ко­наль­но вни­кать в суть про­бле­мы за­каз­чи­ка, на­хо­дя эф­фек­тив­ные спо­со­бы, и во­пло­щать их на де­ле. На­ша ком­па­ния

Еще не­сколь­ко лет на­зад о си­сте­мах элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та (СЭД) го­во­ри­ли как о свет­лом бу­ду­щем. Се­год­ня же это свет­лое бу­ду­щее уже ши­ро­ко при­ме­ня­ет­ся на мно­гих пред­при­я­ти­ях и в ор­га­ни­за­ци­ях на­шей стра­ны. И, как по­ка­зы­ва­ет прак­ти­ка, с внед­ре­ни­ем СЭД по­вы­ша­ет­ся эф­фек­тив­ность де­я­тель­но­сти ком­мер­че­ских ком­па­ний и про­мыш­лен­ных пред­при­я­тий, а в го­су­дар­ствен­ных учре­жде­ни­ях на ба­зе тех­но­ло­гий элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та ре­ша­ют­ся за­да­чи внут­рен­не­го управ­ле­ния, меж­ве­дом­ствен­но­го вза­и­мо­дей­ствия и вза­и­мо­дей­ствия с на­се­ле­ни­ем. Ко­ри­фе­ем по внед­ре­нию СЭД в про­из­вод­ствен­ные про­цес­сы го­су­дар­ствен­ных струк­тур в на­шей рес­пуб­ли­ке мож­но на­звать ком­па­нию BAIK Technologies. Ка­кие ре­ше­ния и за­да­чи она вы­пол­ня­ет, из­да­нию ICTNEWS рас­ска­зал ге­не­раль­ный ди­рек­тор ком­па­нии Аваз Кул­да­шев.

стро­ит свои вза­и­мо­от­но­ше­ния с кли­ен­та­ми на ос­но­ве до­ве­рия, об­го­ва­ри­вая все де­та­ли со­труд­ни­че­ства. На­ше глав­ное пра­ви­ло: «Ве­сти биз­нес чест­но и от­кры­то, стро­ить от­но­ше­ния с кли­ен­том с по­зи­ции до­сти­же­ния мак­си­маль­но­го ре­зуль­та­та». Ком­па­ния за вре­мя ра­бо­ты на рын­ке на­ко­пи­ла боль­шой опыт со­труд­ни­че­ства с го­су­дар­ствен­ны­ми струк­ту­ра­ми, круп­ны­ми про­мыш­лен­ны­ми пред­при­я­ти­я­ми и бан­ка­ми. По­сто­ян­но ве­дет­ся ра­бо­та над укреп­ле­ни­ем сво­е­го ры­ноч­но­го ими­джа за счет успеш­ной ре­а­ли­за­ции каж­до­го про­ек­та.

? Из­вест­но, что ком­па­ния при­ни­ма­ла уча­стие в ICTWEEK Uzbekistan 2017. Ка­кие про­грамм­ные про­дук­ты бы­ли на ней пред­став­ле­ны?

– По­чти каж­дый год мы при­ни­ма­ем уча­стие в ICTWEEK Uzbekistan. В этом го­ду мы по­ста­ра­лись озна­ко­мить по­се­ти­те­лей с си­сте­мой элек­трон­но­го до­ку­мен­то­обо­ро­та и управ­ле­ния биз­нес-про­цес­са­ми СЭД «GERMES», вклю­чая ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ную си­сте­му уче­та «Ком­му­нал-бил­линг».

Ком­па­ния на­ко­пи­ла до­ста­точ­но успеш­ный опыт ре­а­ли­за­ции про­ек­тов внед­ре­ния СЭД «GERMES» (си­сте­ма внед­ре­на в бо­лее чем 400 ор­га­ни­за­ци­ях на тер­ри­то­рии Рес­пуб­ли­ки Уз­бе­ки­стан). В том чис­ле ООО «BAIK Technologies», ко­то­рый са­мо­сто­я­тель­но осу­ществ­ля­ет внед­ре­ние про­грам­мы на тер­ри­то­рии за­каз­чи­ка, про­из­во­дит обу­че­ние поль­зо­ва­те­лей и ад­ми­ни­стра­то­ров про­грам­мы, ока­зы­ва­ет тех­ни­че­скую под­держ­ку по­сле вво­да про­грам­мы в экс­плу­а­та­цию.

Хо­те­лось бы под­черк­нуть, что СЭД «GERMES» – на­ци­о­наль­ный про­дукт с под­держ­кой уз­бек­ско­го язы­ка, яв­ля­ю­щий­ся оте­че­ствен­ной раз­ра­бот­кой ООО «BAIK Technologies». Си­сте­ма ос­но­ва­на на стан­дар­тах ве­де­ния де­ло­про­из­вод­ства Рес­пуб­ли­ки Уз­бе­ки­стан, в част­но­сти «Об­щих тре­бо­ва­ни­ях к до­ку­мен­ти­ро­ва­нию управ­лен­че­ской де­я­тель­но­сти и ор­га­ни­за­ции ра­бо­ты с до­ку­мен­та­ми», уста­нов­лен­ных При­ло­же­ни­ем №2 к по­ста­нов­ле­нию КМ РУЗ от 29.03.1999 г. №140 «Об утвер­жде­нии нор­ма­тив­ных до­ку­мен­тов по де­ло­про­из­вод­ству и ор­га­ни­за­ции кон­тро­ля ис­пол­не­ния в ор­га­ни­за­ци­ях

Кон­цеп­ция по­стро­е­ния си­сте­мы «GERMES» от­ли­ча­ет­ся от ана­ло­гич­ных оте­че­ствен­ных раз­ра­бо­ток, ре­ша­ю­щих от­дель­ные де­ло­про­из­вод­ствен­ные за­да­чи: сбор, ор­га­ни­за­ция и рас­пре­де­ле­ние ин­фор­ма­ции, ав­то­ма­ти­за­ция функ­ций де­ло­про­из­вод­ства и кан­це­ля­рии, со­зда­ние элек­трон­но­го кор­по­ра­тив­но­го хра­ни­ли­ща до­ку­мен­тов. Это мож­но на­блю­дать на ри­сун­ке №1.

го­су­дар­ствен­ной вла­сти и управ­ле­ния Рес­пуб­ли­ки Уз­бе­ки­стан», и пол­но­стью им со­от­вет­ству­ет. Так­же мы име­ем экс­перт­ное за­клю­че­ние о воз­мож­но­сти ис­поль­зо­ва­ния СЭД «GERMES» в го­су­дар­ствен­ных ор­га­нах в рам­ках На­ци­о­наль­ной ин­фор­ма­ци­он­ной си­сте­мы.

? Рас­ска­жи­те по­дроб­нее о ме­ха­низ­ме ра­бо­ты СЭД «GERMES».

– От­ли­чи­тель­ной чер­той си­сте­мы яв­ля­ет­ся то, что она поз­во­ля­ет про­из­во­дить быст­рый по­иск необ­хо­ди­мой ин­фор­ма­ции по уче­ту кад­ров. Про­грам­ма име­ет не­сколь­ко мо­ду­лей.

К при­ме­ру, мо­дуль «Учет кад­ров» да­ет воз­мож­ность про­смот­ра ин­фор­ма­ции о со­труд­ни­ке или вве­де­ния до­пол­ни­тель­ных дан­ных, та­ких как пе­ре­вод в дру­гое под­раз­де­ле­ние или его уволь­не­ние, и, со­от­вет­ствен­но, пе­ре­во­да до­ку­мен­тов на дру­го­го со­труд­ни­ка, на ко­то­ро­го бу­дут де­ле­ги­ро­ва­ны его пол­но­мо­чия по те­ку­щим долж­ност­ным обя­зан­но­стям и ис­пол­не­нию до­ку­мен­тов. (Рис.2.)

Мо­дуль «Ор­га­ни­за­ци­он­ная струк­ту­ра» преду­смат­ри­ва­ет со­зда­ние но­во­го под­раз­де­ле­ния, ре­дак­ти­ро­ва­ние ин­фор­ма­ции или упразд­не­ние дей­ству­ю­щих под­раз­де­ле­ний ор­га­ни­за­ции. В том чис­ле, ис­поль­зуя этот мо­дуль, мож­но со­зда- вать ба­зы дан­ных по кад­ро­во­му со­ста­ву ор­га­ни­за­ции, в ко­то­рую мож­но до­бав­лять но­вых со­труд­ни­ков, ве­сти кор­рек­ти­ров­ку дан­ных по су­ще­ству­ю­щим све­де­ни­ям, а так­же про­смат­ри­вать ин­фор­ма­цию по от­дель­ным и по пол­но­му спис­ку со­труд­ни­ков ор­га­ни­за­ции.

Си­сте­ма так­же со­от­вет­ству­ет стан­дар­там ин­фор­ма­ци­он­ной без­опас­но­сти. Для этих це­лей в ней вве­де­но раз­гра­ни­че­ние не толь­ко прав до­сту­па к до­ку­мен­там, но и огра­ни­че­ние или рас­ши­ре­ние их прав по вы­пол­не­нию над до­ку­мен­та­ми опре­де­лен­ных дей­ствий. Га­ран­тия ав­тор­ства и неиз­мен­но­сти до­ку­мен­та под­твер­жда­ет­ся элек­трон­ной циф­ро­вой под­пи­сью (ЭЦП), вы­да­ва­е­мой лю­бы­ми су­ще­ству­ю­щи­ми на се­го­дняш­ний день цен­тра­ми ре­ги­стра­ции ЭЦП или име­ю­щим­ся внут­ри си­сте­мы соб­ствен­ным цен­тром. Так­же си­сте­ма поз­во­ля­ет шиф­ро­ва­ние всех дан­ных по при­ня­тым в РУЗ стан­дар­там. В том чис­ле каж­дый со­труд­ник ор­га­ни­за­ции име­ет толь­ко ему опре­де­лен­ные пра­ва до­сту­па к функ­ци­о­наль­ным воз­мож­но­стям си­сте­мы со­глас­но вы­бран­ной его биз­нес-ро­ли.

? По­че­му все до­ку­мен­ты сле­ду­ет раз­де­лять при их ре­ги­стра­ции?

– В це­лях ра­ци­о­наль­ной ор­га­ни­за­ции до­ку­мен­то­обо­ро­та на пред­при­я­тии все

до­ку­мен­ты при­ня­то раз­де­лять на до­ку­мен­то­по­то­ки: вхо­дя­щие, ис­хо­дя­щие и внут­рен­ние до­ку­мен­ты. Для обес­пе­че­ния со­хран­но­сти до­ку­мен­тов в системе, их опе­ра­тив­но­го по­ис­ка, уче­та и кон­тро­ля про­из­во­дит­ся ре­ги­стра­ция до­ку­мен­тов.

Ре­ги­стра­ции под­ле­жат все до­ку­мен­ты по ме­ре их по­ступ­ле­ния или со­зда­ния, тре­бу­ю­щие уче­та, ис­пол­не­ния и ис­поль­зо­ва­ния в спра­воч­ных це­лях, как со­зда­ва­е­мые и ис­поль­зу­е­мые внут­ри ор­га­ни­за­ции, так и на­прав­ля­е­мые в дру­гие учре­жде­ния. Бла­го­да­ря гиб­кой струк­ту­ре про­грамм­но­го ком­плек­са в СЭД «GERMES» ра­бо­та­ет лю­бой из вы­ше­ука­зан­ных спо­со­бов ре­ги­стра­ции до­ку­мен­тов.

Про­це­ду­ра ре­ги­стра­ции про­ста – до­ста­точ­но за­пол­нить необ­хо­ди­мые по­ля ре­ги­стра­ци­он­ной кар­точ­ки (РК), вы­брав до­ку­мент, ко­то­рый необ­хо­ди­мо ре­ги­стри­ро­вать (вхо­дя­щий, внут­рен­ний, ис­хо­дя- щий и т. п.), при этом ре­ги­стра­ци­он­ный но­мер при­сва­и­ва­ет­ся ав­то­ма­ти­че­ски.

По­сле ре­ги­стра­ции все до­ку­мен­ты пе­ре­да­ют­ся на озна­ком­ле­ние, рас­смот­ре­ние или при­ня­тие ре­ше­ния ру­ко­во­ди­те­лю ор­га­ни­за­ции или струк­тур­но­го под­раз­де­ле­ния. Ре­зуль­та­ты рас­смот­ре­ния до­ку­мен­тов ру­ко­во­ди­те­лем от­ра­жа­ют­ся в ре­зо­лю­ции, где ру­ко­во­ди­тель опре­де­ля­ет ис­пол­ни­те­ля, да­ет чет­кие ука­за­ния по ис­пол­не­нию до­ку­мен­та и уста­нав­ли­ва­ет сро­ки ис­пол­не­ния. Так­же в системе преду­смот­ре­на воз­мож­ность от­сле­жи­ва­ния хо­да ис­пол­не­ния до­ку­мен­та. Во вре­мя ра­бо­ты над до­ку­мен­том, вы­брав пункт ме­ню «Уве­дом­ле­ние», со­труд­ник мо­жет от­чи­тать­ся о со­сто­я­нии ра­бо­ты кон­тро­ли­ру­ю­ще­му ор­га­ну, ли­бо со­здав со­об­ще­ние о хо­де ис­пол­не­ния, ли­бо сде­лав от­мет­ку об ис­пол­не­нии. В свою оче­редь, кон­тро­ли­ру­ю­щий ор­ган по­лу­чит уве­дом­ле­ние,

по­сле че­го он смо­жет при­нять ре­ше­ние о сня­тии до­ку­мен­та с кон­тро­ля. В том чис­ле си­сте­ма на­де­ле­на воз­мож­но­стью воз­вра­та про­ек­тов до­ку­мен­тов, ис­прав­лен­ных ру­ко­во­ди­те­лем, на до­ра­бот­ку.

В функ­ци­о­наль­ный со­став СЭД «GERMES» вхо­дит и под­си­сте­ма опо­ве­ще­ния поль­зо­ва­те­лей о сро­ках ис­пол­не­ния до­ку­мен­тов – «Germes Agent». Она опо­ве­ща­ет поль­зо­ва­те­ля о но­вых до­ку­мен­тах, по­сту­па­ю­щих в ящи­ки с кор­ре­спон­ден­ци­ей, и о необ­хо­ди­мых сро­ках их ис­пол­не­ния. Вс­плы­ва­ю­щее ок­но про­грам­мы вы­во­дит ряд ссы­лок на ящи­ки поль­зо­ва­те­лей, ря­дом с ко­то­ры­ми вы­све­чи­ва­ет­ся знак «!», тре­бу­ю­щих осо­бо­го вни­ма­ния. Щел­чок по ссыл­ке поз­во­ля­ет по­пасть на вклад­ку с нуж­ны­ми до­ку­мен­та­ми без осу­ществ­ле­ния спе­ци­аль­но­го вхо­да в про­грам­му. Так­же уве­дом­ле­ния о но­вых до­ку­мен­тах мо­гут по­сту­пать на мо­биль­ный те­ле­фон со­труд­ни­ка по­сред­ством Sms-сер­ви­са.

Ес­ли го­во­рить о рын­ке СЭД в Уз­бе­ки­стане в це­лом, то он ак­тив­но раз­ви­ва­ет­ся при­мер­но по­след­ние 10 лет. На нем пред­став­ле­ны раз­лич­ные си­сте­мы как на­ци­о­наль­ных, так и за­ру­беж­ных раз­ра­бот­чи­ков, ко­то­рые до­ста­точ­но ши­ро­ко рас­про­стра­не­ны. И со­зда­ние на­ци­о­наль­но­го про­дук­та как СЭД «GERMES» то­му до­ка­за­тель­ство.

? А что счи­та­ют спе­ци­а­ли­сты по это­му по­во­ду?

– По мне­нию спе­ци­а­ли­стов, си­сте­ма про­ста и лег­ка в ис­поль­зо­ва­нии. Не тре­бу­ет­ся спе­ци­аль­ных на­вы­ков ра­бо­ты и спе­ци­аль­ных зна­ний со­труд­ни­ков ор­га­ни­за­ции для ра­бо­ты в ней. До­ста­точ­но зна­ния ра­бо­ты с ос­нов­ны­ми офис­ны­ми про­грам­ма­ми (Word, Excel) и с элек­трон­ной поч­той. К то­му же си­сте­ма мно­го­функ­ци­о­наль­ная и поз­во­ля­ет при­ни­мать, ре­ги­стри­ро­вать, учи­ты­вать и кон­тро­ли­ро­вать ис­пол­не­ние вхо­дя­щих и ис­хо­дя­щих до­ку­мен­тов, в том чис­ле при­шед­ших по фак­су или элек­трон­ной по­чте (внеш­ний до­ку­мен­то­обо­рот), а так­же ве­сти кол­лек­тив­ную ра­бо­ту, об­ра­бот­ку до­ку­мен­тов и об­мен со­об­ще­ни­я­ми меж­ду со­труд­ни­ка­ми ор­га­ни­за­ции с по­мо­щью кор­по­ра­тив­ной элек­трон­ной по­чты. В том чис­ле си­сте­ма ис­поль­зу­ет­ся еди­ным Web-ин­тер­фей­сом для санк­ци­о­ни­ро­ван­но­го до­сту­па к ней как для ло­каль­ных, так и уда­лен­ных поль­зо­ва­те­лей си­сте­мы. Име­ет­ся воз­мож­ность ис­поль­зо­вать Ин­фор­ма­ци­он­ный центр как еди­ную кор­по­ра­тив­ную элек­трон­ную биб­лио­те­ку и внед­рять ее в ор­га­ни­за­ци­ях с тер­ри­то­ри­аль­но-рас­пре­де­лен­ной ин­фра­струк­ту­рой и слож­ной схе­мой ин­фор­ма­ци­он­ных по­то­ков.

Рис. 3. Биз­нес-ро­ли со­труд­ни­ков ор­га­ни­за­ции

Рис. 3. Биз­нес-ро­ли со­труд­ни­ков ор­га­ни­за­ции

Рис.1. Об­щая ар­хи­тек­ту­ра СЭД «GERMES»

Newspapers in Russian

Newspapers from Uzbekistan

© PressReader. All rights reserved.