¿Adiós a los e-mails?

Para intentar solucionar el problema de nunca tener al día la casilla de correos, las empresas están buscando herramientas que permitan reemplazarlos.

Vuelta de las vacaciones y hay más de 500 emails. En una reunión, cada tanto hay que responder algún correo desde el celular. Ya de vuelta en el hogar, siguen multiplicándose. Cada vez más empresas entienden que es hora de simplificar procesos y economizar el tiempo. Cuando se habla de evolución, lo que ayer fue furor hoy pierde su encanto. En comunicación externa, donde las empresas entablan diálogo con sus clientes, la vía telefónica fue cediendo su lugar a la web, las redes sociales y el Whatsapp. Y en materia de comunicación interna, el uso del emails está perdiendo protagonismo porque aparecen otros canales que permiten eficientizar las comunicaciones y, sobre todo, dar seguimiento a los temas. No importa el tamaño ni el rubro de la empresa, el fenómeno es generalizado. La empresa de viajes Almundo desde 2017 está trabajando para implementar un nuevo canal de comunicación interna que responda mejor a su dinámica de trabajo y a la cultura de colaboración entre los equipos. La herramienta elegida fue Workplace, una red social laboral mediante la cual unificaron correos, anuncios y avisos internos. “Todos los equipos pueden trabajar centra-

lizando las actualizaciones de los proyectos y las consultas, generando una cultura colaborativa que coincide con nuestro foco en las metodologías ágiles”, explica Valeria Czarnota, directora Regional de Recursos Humanos. Y destaca: “En los primeros tres meses desde su implementación el envío de emails se redujo en un 20 por ciento”. La herramienta elegida por Almundo también tiene una solución para los externos, en la cual se pueden crear grupos multicompany y agregar gente que no pertenece a la empresa, como proveedores o clientes, para realizar intercambios de información más ágiles. La herramienta Gsuite de Google es otra de las elegidas por la compañía para impulsar interacciones más productivas. Otro formato de red social interna es Yammer, que la multinacional Kimberly-clark está implementando a nivel local, junto con una nueva forma de cartelería interna digital que también avanza en la búsqueda de nuevos formatos que unifiquen y hagan más efectiva la comunicación interna. “Las redes sociales favorecen la creación de comunidades y, en este sentido, se fortalece la cultura de la compañía, la comunicación obtiene una dinámica nueva, más fresca, más inmediata, más genuina y el resultado es más interesante, con los temas que a los empleados realmente les interesan. Creemos que es cierto que en el futuro el email va a desaparecer, estamos atravesando una época de transición”, explican desde la compañía. Además del formato de “red social interna” hay otras plataformas que unifican el seguimiento de procesos y evitan las cataratas de correos. Por ejemplo,cor, que tiene un panel donde se pueden organizar las tareas dividiéndolas en categorías, como Clientes, Proyectos o Tareas. Dentro de cada Tarea se despliegan las opciones de “Mensajes” y “Archivos”, a través de las cuales se concentra toda la información para relevar el estado y el avance de cada tema. Desde COR explican que si bien avanzar en la disminución progresiva del uso de emails es un proceso distinto en cada empresa, hay clientes que mejoraron hasta un 50 por ciento su rentabilidad desde que empezaron a implementar la herramienta. La agencia de publicidad Agatiello, que este año reorganizó tanto su comunicación interna como externa, sumó COR y Whatsapp, y enseguida el uso de emails empezó a reducirse. “Nuestros clientes necesitaban respuestas y seguimientos más resolutivos. Con la herramienta logramos redefinir procesos internos y, de cara a nuestros clientes, habilitamos el uso de una línea exclusiva de Whatsapp, que nos sirvió para que nuestros ejecutivos de cuenta se comuniquen directamente por ese medio”, explica Diego Agatiello, socio fundador de la agencia. Y destaca: “Somos meticulosos para no generar comunicaciones en vano. Antes incluso numerábamos las comunicaciones por mail y las ordenábamos para generar un seguimiento efectivo, porque si no tenían algún dato preciso era imposible realizar el seguimiento de cada tarea”.

La otra cara

Entre los aspectos negativos más señalados por las empresas que deciden abandonar el excesivo uso de emails está la pérdida de información, las confusiones, la desorganización en los equipos, los malos entendidos, el spam, la dificultad para el seguimiento de plazos de entrega de proyectos y otras complicaciones que van en contra de la productividad. Con estas complicaciones en la mira, Mercado Libre es otra de lasempresas que empezó a reorganizarse. En su caso, con la herramienta de workplace llamada MELI, a través de la cual unificaron comunicaciones internas. “Nos permitió aprovechar al máximo la experiencia de trabajo digital reforzando los pilares de interacción, trabajo en equipo, co-creación, conocimiento compartido e inteligencia colectiva Los equipos pueden seleccionar a qué grupo hacer llegar su mensaje y hacer más eficiente la comunicación entre compañeros, detallan desde la empresa y destacan que desde que comenzaron redujeron la cantidad de emails y newsletters internos. Además, las mediciones arrojaron que en las primeras horas de uso el 72 por ciento de los empleados se había sumado, llegando al 91 por ciento en una semana. La comunicación a través de esta herramienta, explican, hace que las personas no se escondan detrás de una cuenta de email o de un área, y permite destacar a quienes fomenten el intrapreneurship. Generar nuevas comunicaciones, más simples y atractivas: ese es el camino. “Debemos permitir que los empleados se conecten desde su celular en cualquier momento. Las redes internas funcionan como las externas: te permiten estar más conectado, informado y comunicado con el resto de la organización”, destacan desde Kimberly-clark. Como en todo proceso de cambio, el futuro se empieza a vislumbrar de a poco, pero la necesidad de dar un giro superador está clara y las empresas están definiendo sus nuevas formas de operar.