Intercambio electrónico de documentos: la “economía del compartir”
El mundo de hoy es muy distinto al mundo que conocimos hace tan sólo una década atrás. Gracias a varias innovaciones surgidas en los últimos años, hoy como consumidores podemos compartir el asiento libre de nuestro auto en un viaje hacia el centro de la ciudad, o una habitación en nuestro hogar con alguien que está de visita en la ciudad, o juntarnos con otras personas para brindarle un préstamo a alguien que lo necesita. Estas son solo alguna de las cosas que se pueden hacer, en lo que se ha denominado “la economía del compartir”.
Y esta nueva economía del compartir no se limita sólo al mundo de los consumidores, sino que es algo que se extiende también al mundo de las empresas. ¿Y en qué puede beneficiar la economía del compartir a una empresa?
El máximo beneficio lo obtiene al compartir su activo más valioso: la información. Hace unos años las empresas operaban de forma jerárquica entre ellas; se limitaban a una relación cliente-proveedor: “Yo te pido este producto” y “Aquí va el producto solicitado”. Una relación estrictamente contractual, en la cual no había otra preocupación más que cumplir con el pedido, en las condiciones pactadas y punto. No había indagación, ni intención de entender que motivaba ese pedido. Un mundo en el que la confianza estaba reducida a su mínima expresión.
Sin embargo, este panorama está cambiando rápidamente: las empresas se dan cuenta que hoy, de la mano de la tecnología, es posible hacer un cambio radical en la manera de relacionarse y trabajar. En un mundo digital, ya no hay más jerarquías y todas las empresas están en un mismo nivel, horizontal, compartiendo y colaborando en el mismo mercado. Actualmente las compañías están integrando sus procesos de negocios para lograr más eficiencia, más velocidad y así, aumentar el bottom line. Cada día más empresas comienzan a ser parte de esta economía del compartir, llevando a la práctica el Trabajo Colaborativo, del que se empezó a hablar en Japón hace más de 50 años.
¿Y por dónde comenzar a transitar este camino? El primer paso es comenzar a utilizar una plataforma de intercambio de documentos electrónicos, en donde la información que contienen los documentos viaja con precisión, velocidad, integridad y confidencialidad. Estas plataformas son servicios que están disponibles directamente en la nube y permiten a una empresa integrarse con sus partners de negocios (pro- veedores, clientes, etc.) en una misma red horizontal. A partir de la misma, las empresas pueden enviar o recibir documentos críticos para su negocio de una manera simple y rápida.
Un aspecto importante a tener en cuenta es que el único requisito para comenzar a utilizar estas plataformas es contar con un simple acceso web. ¿Y cuáles son los beneficios?
Por el lado de la integración, al automatizar el envío e ingreso de documentos, se puede (por ejemplo) aumentar la cantidad de pedidos de materia prima que se realizan a los proveedores. En vez de realizar un pedido mensual o semanal, se puede comenzar a hacer varios pedidos diarios, para reducir los stocks al mínimo y así inmovilizar mucho menos capital de trabajo. Otro ejemplo puede ser intercambiar información de stocks y ventas diarias, para que el proveedor tenga visibilidad y poder implementar así prácticas de Vendor Managed Inventory (VMI).
Por el lado de la eficiencia, al eliminar el tiempo que los analistas dedican al “retipeo” de documentos al sistema corporativo (el cual genera errores, demoras, imprecisiones) se dispone de mucho más tiempo hacer tareas de mayor valor agregado para el negocio (análisis de precios, costos, fill rate, stocks, etc.) ■