De administrativo a creador de valor

Cómo diferenciar las distintas funciones del área de compras e impulsar a los colaboradores a realizar un aporte extra en sus tareas diarias y en la organización. Claves para adentrarse en este desafío.

En muchas organizaciones corporativas actuales, resulta habitual que la función general de compras esté mal conceptuada. ¿Qué significa esto? Que si bien se trata de un área, las tareas que se llevan adelante en ella son dos. O sea, se trata de un mismo departamento, pero con dos actividades distintas que a la vez son complementarias.

Una de esas dos funciones es, estrictamente, la de compras, que es la que agrega mayor valor y la que realmente puede jerarquizar al área. Esa función general se puede dividir en las siguientes acciones: entender qué es lo que se quiere comprar, si aquello que se desea adquirir es estrictamente necesario, trabajar en equipo y de manera conjunta con colaboradores internos y proveedores con la mente enfocada en los objetivos de conseguir mejores alternativas, definir una estrategia de negociación, conseguir ahorros y asegurar la calidad del suministro, entre otros.

Aun así, la otra gran responsabilidad del área es la de abastecimiento. ¿De qué se trata? Consiste en certificar que el valor conseguido en el punto anterior no se pierda en el camino. Eso se traduce en que el producto o el servicio comprado se realice en tiempo y forma, con la calidad pactada, que no haya dificultades para el usuario y que el proceso de facturación y pagos fluya correctamente.

En síntesis, la de abastecimiento es más una función de mantenimiento del proceso y de aseguramiento de la calidad de lo conseguido en la etapa anterior.

Apuntar al valor agregado

¿Por qué hacemos esta diferenciación? Porque la gran mayoría de las áreas de compras y sus integrantes suelen dedicar mucho tiempo a la parte de abastecimiento, que genera una carga administrativa extra (formada por órdenes de compra, pagos, recepción del material, entre otros), y se abocan tanto a lo que se refiere a compras, que es la tarea que, como se mencionó anteriormente, aporta valor.

En ese sentido, la real transformación del área se logrará cuando en una mayor medida sus integrantes logren reducir el peso administrativo en su cotidianidad, mediante, por ejemplo, la sistematización y tercerización de procesos, y dediquen más esfuerzos a la etapa de compras. Esto significa, en otras palabras, a entender las verdaderas necesidades internas y externas, a optimizar los procesos y conocer y entablar relaciones de largo plazo con proveedores.

En pos de lograr esa meta, entonces, será fundamental tomar conciencia del aporte de cada fase y de dónde está poniendo el foco el área y sus integrantes. Contar con un buen diagnóstico permitirá saber a qué se le dedica la mayor parte del tiempo y cómo se podría trabajar en generar valor si se reduce la carga administrativa.

Mientras que las personas dispongan de dicho tiempo y sumen un valor cualitativo y cuantitativo para sus organizaciones, serán más valoradas por usuarios internos, proveedores y los líderes de las mismas compañías. En la medida en que comiencen a aportar valor, más allá de cumplir trámites y tareas ya designadas, sus reputaciones crecerán y sus carreras traerán nuevas y más oportunidades.