Cómo lograr que una oficina sea más eficiente
Las empresas se enfrentan al desafío de alinear los procesos, la cultura y la identidad de una organización con el entorno físico sin descuidar el bienestar de las personas
Los tiempos cambian y adaptar los espacios se vuelve fundamental a la hora de aumentar la eficiencia y optimizar recursos. Trabajar con un plan claro y prestar atención a todos los aspectos del funcionamiento de la oficina es crucial para encontrar el diseño que mejor se adapte.
La ingeniera María Cristóbal, directora de la empresa de facility
management Buenos Aires Planning relaciona la eficiencia de los espacios de trabajo con la cultura de la compañía “La oficina tiene que reflejar la identidad y la cultura de la organización. No es lo mismo hacer eficiente un estudio de abogados que una empresa de consumo masivo”, distingue.
El aumento de la productividad es siempre un objetivo importante a considerar en el diseño. La directora de BA Planning cuenta que uno de los errores más comunes que cometen muchas empresas es no precisar la cantidad de metros cuadrados que necesitan, y alquilan o compran una superficie inadecuada.
Su recomendación es que la dimensión del espacio sea justa, ni mayor ni menor de lo necesario: “Si es mayor hay mucha pérdida de tiempo operativo, problemas de comunicación o dificultades para formar los equipos. En cambio, si se ha tomado menos espacio del que se necesitaba, no hay crecimiento o se resiente el clima laboral”, dice Cristóbal. El equilibrio, ante todo. El espacio debe tener en
cuenta el organigrama actual así como la proyección a futuro.
El reto de agilizar sistemas
El tipo de equipamiento y la tecnología es otro punto a considerar. Elegir el equipamiento adecuado a las necesidades de la empresa redunda en un aumento de la productividad ya que permite mejorar la comunicación interna y agiliza los sistemas. Herramientas como la telefonía IP o las videoconferencias, por ejemplo, reducen viajes y tiempos de traslado.
Desde la empresa Contract Workplaces, dedicada a la conceptualización, diseño y construcción de espacios de trabajo, destacan que la oficina es una poderosa herramienta de gestión con la que cuenta una empresa. “El gran desafío es alinear los procesos, la cultura, y la identidad de una organización con el entorno físico, teniendo como eje el bienestar de las personas”, dice Víctor Feingold, CEO de la compañía.
Punto de encuentro
Hoy en día, y cada vez más, la oficina se transforma en un espacio destinado al encuentro y al trabajo colaborativo del que nacen las ideas y la innovación. La ecuación “un puesto de trabajo, una persona” ya no es eficiente: los trabajadores de hoy necesitan diferentes entornos para diferentes actividades. “El espacio de trabajo es una potente herramienta para maximizar el rendimiento de los colaboradores y aumentar la productividad y la rentabilidad de la compañía. Pretender que todas las tareas se desarrollen en el mismo puesto de trabajo no parece razonable. Es preciso diseñar espacios que puedan dar la contención y el soporte adecuados a cada una de las tareas. Bajo el formato de planta abierta u open space, las empresas facilitan el trabajo colaborativo, el intercambio de ideas y las reuniones informales, además de optimizar el uso del metro cuadrado”, afirma Feingold.
En la misma línea, los espacios multifuncionales, ambientes que puedan albergar distintos usos a lo largo del día pueden traducirse en grandes beneficios.
Entre las estrategias que propone Feingold para reducir costos y aumentar la productividad figura, por ejemplo, organizar los espacios de acuerdo con las actividades y no con las jerarquías. En general, cuanto más alto es el cargo, más grande es el despacho y más tiempo permanece vacío, ilustra la cuestión. Desde el punto de vista económico no tiene sentido mantener espacios subutilizados dentro de la oficina, con costos de operación y mantenimiento cada vez más altos.
Adoptar políticas paperless es clave también, teniendo en cuenta que en la mayoría de las oficinas el espacio que se destina al almacenamiento de papel es de entre un 15 y un 17 por ciento de la superficie disponible. El flujo del trabajo digital, sumado a la proliferación de nuevos dispositivos pueden ser grandes aliados.
Sustentabilidad
Las prácticas sustentables que de a poco se instalan en el ADN de las corporaciones también juegan un rol decisivo y permiten optimizar recursos. “La sustentabilidad en el edificio, la economía, y las personas son ejes principales en relación al diseño de los espacios y recursos para generar una oficina eficiente. Un edificio sostenible supone la reducción del consumo de electricidad, agua, residuos, una mejor calidad del aire y otros elementos que afectan el entorno de la oficina”, dice Micaela Smulevich, directora de la consultora sustentable Green Group. Se trata de concebir al edificio como un todo desde su diseño y arquitectura, permitiendo combinar funcionalidad y sustentabilidad.
La reducción del consumo energético se puede lograr a través de un diseño arquitectónico eficiente y de sistemas que también lo sean: iluminación de bajo consumo y circuitos eléctricos diseñados analizando el uso posible de cada espacio.
Para minimizar el uso del agua interior y exterior se puede trabajar con artefactos sanitarios de bajo consumo, y sistemas que permitan la reutilización del agua de condensado o lluvia. La utilización de plantas nativas para evitar las necesidades de riego excesivo redunda también en grandes beneficios en términos de sustentabilidad, así como el manejo adecuado de residuos.
La directora de Green Group recomienda tener en cuenta todos los aspectos que hacen a la sustentabilidad y cuidar la calidad del espacio y aire a través de un edificio que promueva la salud de quienes trabajan ahí. La luminosidad y los rangos de ventilación generan un espacio sano y más amigable para los ocupantes.
“Los espacios que ocupamos nos forman en quienes somos y cómo nos comportamos. Esto tiene grandes consecuencias para nuestro bienestar psicológico y rendimiento creativo. Dado que muchos pasamos la mayor parte del día trabajando en la misma habitación, o incluso en el mismo escritorio, tiene sentido organizar y optimizar ese espacio de la manera más beneficiosa posible. En una oficina es importante que el empleado asuma la propiedad de su espacio de trabajo. Esto tiene un efecto potenciador y mejora la productividad”, afirma Smulevich.
En cuanto al mobiliario también es fundamental a la hora de generar clima. Smulevich recomienda diseños curvos y redondeados en lugar de filosos y rectos. Afirma que la creación de este tipo de entornos se relaciona en general con emociones positivas, beneficiosas para la creatividad y la productividad. Agregar plantas o espacios verdes también puede ayudar a bajar niveles de la tensión y reducir los niveles de contaminación.
Al parecer, ningún detalle está librado al azar.