Consejos útiles para que todos estén presentes

Flexibilidad. A la hora de pautar un encuentro, hay que ser flexible y estar dispuestos a cambios de horarios para que todos puedan sumarse.

Duración. Una reunión corta puede ser muy efectiva. Se recomienda hacerla de 30 minutos y evitar así las “ausencias repentinas” y las cámaras apagadas.

Periodicidad. Es importante también balancear la cantidad de reuniones para no cansar a los empleados y transformar un hecho que intenta ser positivo en todo lo contrario. Quizás una reunión por semana puede ser efectiva. Si no hay nada nuevo para comunicar, el encuentro puede ser suspendido para la semana siguiente.

Pirámide invertida. Ir de lo más importante a lo menos trascendente, así aquellos que por alguna circunstancia necesiten ausentarse ya tendrán a mano la información más importante.

Anticipación. Enviar la información más relevante antes del encuentro virtual puede agilizarlo y permitir abordar directamente los temas más importantes.

Dinámica. Como la reunión es virtual, tiene que intentar ser lo más práctica posible teniendo en cuenta que la situación es diferente para cada persona.

Imagen. Las cámaras encendidas muestran estados de ánimo e interacción con quien habla, por eso es importante poder ver las caras de quienes participan para intentar saber cómo se encuentran. Sin embargo, hay que tener en cuenta que esta situación también genera un cierto estrés por el hecho de que no todos están cómodos al ver su imagen en la pantalla.

Motivación. El encuentro tiene que motivar al equipo y es la oportunidad de reconocer su trabajo en un contexto difícil. Mostrar empatía, entendimiento y brindar una palabra de aliento puede ser muy positivo en estos momentos.