Cómo planificar un viaje con amigos (y no pelearse en el camino)

Las salidas grupales requieren una buena organización y que queden claras antes de la partida las inquietudes de cada integrante

Salo Aburto estaba entusiasmadísimo con su primer viaje a Europa. El plan era recorrer París, Bruselas, Ámsterdam y Berlín durante dos semanas con su mejor amiga de la facultad. Su amiga se había casado y vivía en Bruselas, y parecía más que dispuesta a oficiar de guía turístico. Además, su esposo se sumaría al recorrido durante un par de días. Salo tiene 27 años, trabaja como especialista en contenidos digitales para una ONG ambientalista de la ciudad de Washington, y se había pedido dos semanas de vacaciones para encarar su aventura europea. Era la primera vez que los amigos viajarían juntos.

A los pocos días, “el viaje se transformó en mi peor pesadilla”, cuenta Salo.

Las diferencias no tardaron en aparecer: Salo es muy organizado y le gusta tener de antemano “un itinerario, más un Plan A, y también un Plan B”, mientras que su amiga es más espontánea. Ya de viaje, a Salo le generaba frustración no poder hacer recorridos por su cuenta, y sentía que sus prioridades eran ignoradas. Hasta discutieron por sus ronquidos nocturnos. Los desacuerdos puntuales se fueron acumulando y todo terminó con una explosiva pelea cuando llegaron a Berlín. La próxima vez que Salo vio a su amiga fue en el aeropuerto, donde ella pidió cambio de asiento en el vuelo de regreso a Bruselas que habían reservado juntos. En los tres días que le quedaban en Europa, Salo trato de salvar el viaje, pero por su cuenta.

Todo eso ocurrió hace un mes y desde entonces no se hablaron más, pero justo antes de su regreso a Estados Unidos se juntaron a tomar un café y Salo tiene la esperanza de que el tiempo cure las heridas y poder emparchar la relación. De todos modos, antes de viajar de nuevo con amigos, Salo dice que lo pensaría dos veces. “Me pone muy triste, porque siente que ese viaje hizo estallar por los aires una relación maravillosa”, dice con pesar.

La oportunidad de conocer lugares nuevos y generar recuerdos con amigos es muy seductora, pero es mucho lo que puede salir mal. Puede haber discrepancia de objetivos, choques por el modo de ser de cada uno, y hasta en los planes mejor calculados a veces se cometen errores tontos. Ya se trate de una escapada de fin de semana o de un recorrido de un mes por varios países, esta es la mejor manera de llevar a la realidad la idea de un viaje con amigos, y lograr que la amistad sobreviva…

Lo que cada uno espera

Dejar en claro de entrada el objetivo de un viaje facilita enormemente la planificación. Un viaje a París para visitar la mayor cantidad posible de museos probablemente imponga un ritmo más exigido y pautado que una escapada de fin de semana a la costa. Conviene empezar hablando de las cosas que la mayoría del grupo tiene ganas de hacer, para que cada uno decida si quiere participar. Es nuestra oportunidad para decir, por ejemplo, que durante el viaje no queremos salir hasta muy tarde a la noche, y que llegado el caso nos volveremos antes a dormir.

Confirmar las fechas

Una de las cosas más difíciles de los viajes en grupo es lograr que todos se comprometan con el plan. La gente tiene agendas complicadas y no todos disponen de la misma cantidad de tiempo libre. Lo mejor en ese caso es abrir un documento compartido de Google o Doodle que todos puedan consultar, y pedirle a cada uno que anote sus fechas disponibles en su función de su agenda de obligaciones. A partir de ahí, se eligen las fechas en las que coinciden todos.

“La persona que esté empujando el viaje tiene que aceptar que tal vez no todos puedan”, dice David Bell, un estudiante de 27 años de la Universidad de Washington en Seattle, que desde 2013 sale de viaje con sus compañeros de secundaria cada dos o tres años. “La fecha perfecta no existe.”

Coordinar los preparativos

Si nadie toma las riendas, el viaje no va a ocurrir. Vanessa Bowling Ajavon, fundadora del Girl Vacation Club, una empresa de viajes de Washington que organiza viajes grupales de mujeres, recomienda designar a alguien que lidere la planificación, con capacidad de tomar decisiones y no dejar que el proyecto se desinfle. Ajavon ha sido testigo de muchos planes de viaje que naufragaron porque nadie quiso agarrar el timón. “Cuando todos se ponen a investigar y a buscar opciones, las cosas salen de cualquier manera”, dice.

Con las decisiones tomadas, después se pueden distribuir las tareas específicas: alguien puede ocuparse de la reserva de los hoteles, otros de buscar lugares para comer y de entretenimiento, mientras el coordinador elegido no deja que la cosa se desbande.

Cuentas claras

Nunca salgan de viaje sin una idea clara de lo que va costar, de lo que cada uno puede pagar, y de cómo se dividirá lo que se gastó. A nadie le gusta desayunarse con una factura impagable y a nadie le gusta perseguir a otro para recuperar lo que pagó.

Pero con presupuestos distintos igual se puede viajar con amigos.

Olivia Rempel, de 29 años, experta en video de un centro de comunicación ambiental en Noruega, viaja regularmente con amigos que tienen diferentes niveles de ingresos. En mayo, Olivia, su esposo y seis amigos más se fueron a bucear a Jordania y luego visitaron la reserva desértica de Wadi Rum. Allí, sus amigos se alojaron en un campamento de lujo, con tiendas de campaña con techos transparentes para ver las estrellas, mientras que Rempel y su esposo eligieron la opción más económica: un campamento beduino cercano.

“Si alguien quiere darse los gustos, lo respetamos totalmente, pero sabemos cuál es nuestro presupuesto y no nos salimos de ahí”, dice Olivia.

Si alguien tuvo que pagar algo por adelantado, mejor saber cuándo y cómo los demás le devolverán su parte. Holly Trantham, directora creativa de Financial Diet, usó su tarjeta de crédito para comprar pasajes de avión para ver a Lady Gaga en Las Vegas, y les avisó a sus amigos la fecha de vencimiento de la tarjeta, para que pudieran prever. “Eran amigos de muchas confianza y sabía que el dinero iba a volver”, dice Holly.

Durante el viaje, conviene llevar un registro de los gastos que va haciendo cada uno y cancelar las deudas inmediatamente después del viaje. Trantham y Rempel recomiendan usar Splitwise, una aplicación que contabiliza los gastos individuales. Si alguien necesita más tiempo para pagar, se fija un cronograma de pagos que sea cumplible.

Compromiso

Aunque nuestros hábitos sean diferentes, siempre es posible viajar en grupo si las expectativas de cada uno quedan claras de antemano. Si el grupo es grande, hay que asegurarse de que cada integrante pueda satisfacer al menos una de sus prioridades.

Está bien decidir no viajar con un amigo si su estilo de viaje o sus expectativas difieren demasiado de las nuestras. “Hay excelentes amigos con los que uno ni se imagina poder salir de viaje”, dice Trantham.

Que el itinerario sea flexible

Cuando viaja, la mayoría de la gente quiere un mix de actividades programadas y tiempo libre. Las entradas a espectáculos y atracciones para cualquier actividad grupal conviene reservarlas con anticipación, para que no se agoten. También se pueden programar algunas comidas grupales y dejar otras sin planificar, para que cada cual pueda probar otros lugares. Cuando salimos a pasear en el lugar de destino, podemos activar Google Maps y registrar la oferta de lugares para comer en las inmediaciones.

Ajavon elabora el itinerario de sus clientes con cierta flexibilidad, “para que puedan quedarse con el grupo todo lo que quieran, pero también irte por ahí a hacer otra cosa”, dice la agente de viajes.

Prever momentos de soledad

Hasta los mejores amigos necesitan momentos de soledad. Hay varias maneras de lograrlo, desde reservar habitaciones individuales hasta destinar tiempo para las salidas individuales. Salo Aburto dice que después de su traumática experiencia, a partir de ahora reservará una habitación para él solo, “aunque me cueste el doble”. Para su próximo viaje a Nueva York, en vez de aceptar alojarse en casa de unos amigos, Salo se reservó una habitación en un hotel.ß (Traducción de Jaime Arrambide)