“Hay que dirigir la inversión hacia el cerebro de las personas.”
Es uno de los componentes fundamentales del gerenciamiento empresario, no sólo para cumplir con los clientes sino también ganar en eficiencia.
Un dicho entre los expertos en negocios dice que uno de los dolores de cabeza más recurrentes de los empresarios proviene de la relación con los proveedores, porque los empresarios no van al médico y el dolor siempre reaparece. Moraleja: la relación debe ser bien gestionada y para eso hace falta tomar algunos recaudos y consultar a los especialistas.
El consejo es válido tanto para los compradores de bienes o para quienes contratan servicios. Esto tiene que ver con que la relación entre empresa y proveedor presenta múltiples puntos sensibles, que pueden determinar roces entre las partes. Entregas defectuosas, con faltantes o fuera de tiempo; o bien cambios en la calidad o en el precio de los productos o insumos, son las irregularidades más comunes en la cadena de suministro. Por supuesto que tampoco faltan problemas coyunturales, ligados a los vaivenes de la economía o a circunstancias imprevisibles.
Ángel Condino, socio gerente de Cerramientos Tres de Febrero, una empresa con 46 años en el mercado, dice que algunos de sus proveedores son históricos, pero a la mayoría los han tenido que cambiar por alguna razón.
“Es una relación muy delicada. Nosotros hemos tenido problemas con vendedores con los que habíamos llegado a ser amigos, luego de haber recibido, por ejemplo, bolsas de cien remaches a las que les faltaban veinte. O más recientemente, durante la devaluación de agosto, nos quisieron cobrar los perfiles de aluminio a un dólar por encima de todas las cotizaciones de pizarra. A un valor ‘por las dudas’: por las dudas de que subiera el dólar”.
Dice Laura Pedretti, directora de la Diplomatura en Dirección de Proyectos, de Universidad Siglo 21, que independientemente del tamaño de la empresa o de los rubros, el buen o mal desempeño de la gestión de proveedores redunda directamente en los resultados de las empresas. “La incorporación de proveedores es una fuente de riesgos. Muchas veces se contrata a un proveedor para transferir un riesgo que no queremos asumir, pero en otras oportunidades el desconocimiento del cumplimento del proveedor, tanto en fechas como en calidad, se convierte en una generación de nuevos riesgos”.
RIESGOS Y SOLUCIONES
Descuidar la relación comercial con los proveedores suele implicar
“Muchas veces el desconocimiento del proveedor, tanto en fechas como en calidad, se convierte en una generación de nuevos riesgos.”
riesgos de diversa entidad, con consecuencias en el corazón del negocio: desde tener que hacer frente a mayores costos logísticos y un alargamiento del proceso de producción, hasta el incumplimiento en tiempo y forma de los compromisos asumidos con los clientes.
“En gastronomía operamos con márgenes altos porque se vende tanto un servicio como un producto, entonces el costo de la mercadería afecta y hay que cuidarlo. Se pierde mucho más por tener un faltante que por pagarlo un peso más. Además, el stock es perecedero y stockearlo puede implicar gastos de refrigerado o directamente pérdidas de stock. Es decir, necesitamos proveedores confiables que logren cumplir los plazos y condiciones de entrega”, dice Eduardo Perret, propietario de Selena Kitchen and Coffee Bar, un restaurante del barrio porteño de Palermo.
En Onna Sweaters, firma de Mar del Plata, con clientes entre las mayores marcas de ropa del país y proveedores en rubros tan diversos como hilanderías, bordadores, packaging, perfumes y maquinarias, entre otros, los riesgos en la cadena de suministro también afectan el negocio.
“Los principales problemas que solemos tener con nuestros proveedores son la tardanza en la entrega de lo pedido y fallas en el producto solicitado, lo que por supuesto nos produce trastornos en los tiempos de producción y entrega a nuestros clientes”, dice Nicolás Berardo, presidente de la firma.
Por cierto que no es menor el rol de los proveedores en la formación de precios de los productos del comprador, por razones que muchas veces trascienden sus responsabilidades, como la estacionalidad, sequías o inundaciones o derivadas del contexto económico.
“Nos pasó varias veces, con la inestabilidad cambiaria de los últimos meses, que los proveedores de insumos importados, como algunos pescados y mariscos, no entregaban mercadería si no transferíamos en forma anticipada el dinero o pagábamos cash con dólar billete”, cuenta Perret.
ÁREAS
En Grupo Núcleo, una comercializadora y distribuidora de productos tecnológicos, la incorporación de proveedores involucra dos áreas de gestión profesionalizada. “Las
“Nos pasó varias veces que algunos proveedores no entregaban mercadería si no les transferíamos en forma anticipada o les pagábamos en dólares en efectivo.”
opciones se analizan en los departamentos de Compras y Comercial y luego se toma una decisión en forma conjunta. Se pone énfasis en la calidad y el precio, dos variables fundamentales para cuidar la relación con los clientes y la parte financiera del negocio”, dice su titular, Mauro Guerrero.
En Onna Sweaters la gestión de proveedores está a cargo de los tres socios de la firma. “Cada uno de los socios tiene un sector a cargo, con sus respectivas tareas, por lo que cada uno gestiona las compras de su área. La condición es que nos pasemos informes de lo que se hizo”, dice Berardo.
Un punto subyacente en las responsabilidades de la gestión de proveedores es el manejo de la información. Esto implica mantener actualizada la base de datos de proveedores vigentes o activos y la de los potenciales candidatos a serlo. Y aquí empieza a jugar la tecnología.
ABS Soluciones y Aplicaciones (ABSSA) es una empresa informática que desarrolla herramientas tecnológicas complementarias de los sistemas de gestión, entre las que se encuentra el vínculo entre contratistas y proveedores.
Juan Manuel Figueroa, responsable del área comercial de ABSSA, cuenta que en el mercado hay portales web que permiten conocer las características y hasta las referencias de infinidad de proveedores. “Como somos desarrolladores de plataformas a medida, podemos realizar
interfaces de consulta con algunos de esos portales y de esa manera el usuario puede acceder a la información. Nuestra plataforma, que se encuentra en la nube, permite actualizar en forma on line la información requerida desde distintos perfiles de usuario. En algunos casos hemos adaptado un administrador de Stocks y comodatos”, dice Figueroa.
Perret asegura que aprendieron a valorar los buenos proveedores porque son pocos y para los rubros que suelen fallar, tiene un ‘banco de suplentes’. “Los distribuidores de grandes marcas de bebidas son poco confiables, por eso tenemos un ‘generalista’, como Plan B, aunque les terminemos comprando las mismas marcas porque son las que están en carta. Mientras que en el caso de proveedores de almacén o verdulería, puede pasar que falte algún producto al revisar el stock y se termine comprando a otro”, dice el empresario gastronómico.
Con todo, más allá de la relación –personal y comercial– que pueda establecerse entre contratista y proveedor, está claro que la gestión debe contar con instancias de evaluación.
“El proveedor debe saber, porque así debe figurar en el contrato, que puede ser auditado, inspeccionado y que va a tener que reportar periódicamente los avances de su contrato.
Por tanto la gestión eficiente es la revisión periódica de lo realmente realizado, versus lo pautado en el contrato. Ésta es la única manera de ver los éxitos y fracasos del mismo”, dice Pedretti, de la US21.
Así, en Grupo Núcleo aseguran que cuentan con un sistema de gestión, que permite monitorear las entregas, al tiempo que realizan auditorías internas y externas a los proveedores.
Por su parte, curados de espanto ante la recurrencia de faltantes, en Cerramientos Tres de Febrero compraron una balanza electrónica y destinaron a un empleado para chequear el peso, la cantidad y calidad de los productos adquiridos.