Gestión eficiente: claves
Ante los altos costos de estos riesgos de la cadena de suministros, los especialistas coinciden en que la única forma de minimizarlos, sino eliminarlos, es a través de una eficiente gestión de proveedores. El objetivo es desplegar una estrategia de profesionalización, que coordine buenas prácticas de gestión, con el uso de tecnología adecuada.
“Existen software y planillas de cálculo con los que se pueden planificar cada cuántos días hacer los pedidos a los proveedores, estimar las compras cuando la demanda es aleatoria y calcular el llamado lote óptimo”, asegura Eduardo Sonín, profesor de Logística y Gestión de Calidad, del Instituto Universitario Escuela Argentina de Negocios (IUEAN).
La gestión de proveedores reconoce cuatro grandes actividades: Estudio y Selección de nuevos proveedores; Negociación y Contratos; Monitoreo del cumplimiento de las condiciones de suministro (y eventual actualización de dichas condiciones) y Conclusión o Renovación de los contratos de provisión. Respecto de este marco de responsabilidades, Sonín destaca una serie de condiciones que debe observar la gestión.
“En primer lugar se deben atender los atributos de calidad, su composición o características técnicas del producto. Luego cuestiones como los plazos de entrega período de garantía, servicio posventa y servicio de atención al cliente. Después, las condiciones económicas: precio unitario, descuento comercial, forma de pago, plazo de mantenimiento de precios, precios de envases y embalajes. Quién se hace cargo del transporte y, por supuesto, causas de rescisión del contrato”, detalla.
Otra de las claves de la gestión de proveedores tiene que ver con el grado de afinidad y empatía.
“Para que la gestión de proveedores sea eficiente es preciso considerar al proveedor como un socio con la idea de ‘ganar-ganar’. Para eso la clave es negociar cláusulas justas y razonables en el contrato”, dice Laura Pedretti, de Universidad Siglo 21. Sonín, en tanto, afirma que los proveedores son parte de los stake holders o grupos de interés de las organizaciones. “Lo recomendable es que trabajen de manera coordinada y colaborativa para generar beneficios mutuos. Muchas empresas comparten con sus principales abastecedores los planes de producción y desarrollan estrategias just in time para la entrega de sus productos”, dice.
Para el docente de IUEAN se debe elegir una política de inventarios acorde al grado de importancia que tiene para la empresa el producto que se está comprando. En caso de ser un producto crítico debería adoptarse un modelo sin agotamiento, con stock de protección y pautar una fuerte multa en caso que el proveedor no cumpla los plazos de entrega.
Por supuesto que ante los riesgos de incumplimiento o defección, los especialistas coinciden en la necesidad de contar con más de un proveedor por rubro, algo que es aplicable en algunos sectores de actividad, más que en otros.