Zeitstress? So gelingt es, den Überblick zu behalten

Wenn ein Tag kaum reicht, um Aufgaben abzuarbeiten, braucht es ein gutes Zeitmanagement. Schon 30 Minuten Planen pro Woche helfen, sagen Experten. To-do-Listen gibt es längst auch digital.

Wien – Permanent zu viel zu tun, permanent zu wenig Zeit. So geht es vielen Studierenden. Vor allem, wenn sie neben dem Studium einem Beruf nachgehen – und auch noch ein paar Stunden pro Woche für Privates übrigbleiben sollen.

Professionelles Zeitmanagement kann Abhilfe schaffen, weiß Elisabeth Hefler von der Psychologischen Beratungsstelle für Studierende in Wien. „Ein guter Plan ist unabdinglich“, sagt Hefler. „Das kann beispielsweise ein Semesterplan sein. Darin sollten Prüfungen und Abgaben ebenso eingetragen werden wie der Zeitpunkt, an dem man beginnt, sich dafür vorzubereiten.“Zusätzlich brauche es Wochenpläne. „Dann kann man sehen: Wo habe ich zwischen der Arbeit Zeit, um zu lernen?“

Hefler rät dazu, Zeitpläne schriftlich festzuhalten. „Das ist eine Arbeitsentlastung für unser Gedächtnis und dient außerdem der Selbstmotivation.“

Wichtig sei zudem, bei der Planung realistisch zu bleiben – „es passiert relativ häufig, dass sich Studierende Ziele setzen, zu viele Dinge einplanen, die sich dann nicht umsetzen lassen – das demotiviert.“

In einem Zeitplan sollten nicht nur Pflichtaktivitäten – Arbeit, Uni, Erledigungen – vermerkt werden, sondern auch Freizeitaktivitäten. „Sie sollten ebenso einen fixen Platz im Kalender haben. Erholung ist schließlich wichtig, um sich wieder den Aufgaben widmen zu können“, so Hefler.

Umgekehrt solle man nicht eine ganze Woche strikt durchplanen, damit zumindest noch ein wenig Raum für Spontaneität bleibt. „Der Vorteil auch: Sie geraten nicht sofort aus dem Konzept, wenn der Computer abstürzt“, sagt Hefler. Die Grundregel des Zeitmanagements: Mindestens 40 Prozent der Zeit sollen frei bleiben.

PWochen- und Tagesplan

Schon durch 30 Minuten Planung pro Woche könne man mehr Zeitsouveränität gewinnen. „Der Sonntagabend ist ein bewährter Zeitpunkt dafür, um sich einen Überblick über die kommende Woche zu verschaffen und die Prioritäten zeitlich zu ordnen“, sagt Hefler.

Auch auf Tagesbasis empfiehlt die Psychologin To-do-Listen. Beim Erstellen einer solchen solle man sich ständig von der Frage leiten lassen: „Bringt mich das, was ich jetzt genau tue, meinem wichtigsten Ziel näher?“, schreibt Zeitmanagement-Trainer Ivan Blatter auf seinem Blog.

Detaillierte Anleitungen, um das Wichtigste des Tages zu bestimmen und zu notieren, gibt es zuhauf, die wohl bekannteste ist Getting Things Done (kurz GTD). Entwickelt vom Managementberater David Allen sieht sie vor, alles aufzuschreiben, was einem im Kopf herumgeht – um ihn dann frei für wirklich Wichtiges zu haben und trotzdem nichts zu vergessen. Eine andere Methode ist Master your Workday Now. Hier werden Aufgaben in „Critical Now“(unbedingt heute zu erledigen) und „Opportunity Now“(kann in der nächsten Woche erledigt werden) unterteilt. Alles Weitere fällt in die Kategorie „Over the Horizon“. Priorisierung sei jedenfalls entscheidend beim Erstellen einer To-do-Liste, sagte Jochen Mai, Kommunikations- und Strategieberater, der Süddeutschen Zeitung. „Bei der Frage, wie man das macht und mit welcher Methode, wird es schnell knifflig und persönlich.“

Einig scheinen sich Berater jedenfalls darin zu sein, dass die Liste möglichst kurz und simpel sein solle – schließlich dient sie ja dazu, den Überblick zu behalten.

Wie Technologie hilft

Seit geraumer Zeit gibt es To-do-Listen auch digital. Über die Applikation Todoist können Nutzerinnen und Nutzer etwa nicht nur Projekte und Aufgaben zusammenschreiben, sondern sie auch mit anderen teilen – und das auf mehreren Geräten gleichzeitig, denn die Synchronisation erfolgt automatisch. Die App empfiehlt ihren Usern zudem, größere Aufgaben aufzuteilen und Prioritäten zu setzen. Zusätzlich können die Aufgaben auch in Kategorien wie „Arbeit“, „Privates“oder „Einkaufen“unterteilt werden. Erledigt man sie, sammelt man Punkte.

Ähnlich funktioniert Wunderlist: Hier kann man Aufgaben online sammeln, Einkaufszettel oder Filmlisten anlegen. Sind die Punkte erledigt, werden sie abgehakt und automatisch aus der Liste gelöscht. Freunde und Kollegen können die Punkte kommentieren.

Für regelmäßige Aufgaben – zum Beispiel das Aufräumen des Schreibtisches – gibt es die App Full. Über sie lässt sich auch überprüfen, wie oft tatsächlich saubergemacht oder Ziele verfehlt wurden.

Routinen – „also jeden Tag zu einer gewissen Zeit aufzustehen und schlafen zu gehen, soweit das eben geht“– und sich Ziele zu stecken bezeichnet Psychologin Hefler als durchaus gewinnbringend für das Zeitkonto.

Wichtig sei jedoch, die Ansprüche an sich selbst nicht zu hoch zu schrauben. „Man sollte etwa akzeptieren, dass man für sein Studium länger braucht, wenn man nebenbei arbeitet.“