DEUTSCH IM BERUF
Verschiedene Situationen am Telefon
Allgemein
Am Telefon ist der Gesprächspartner nicht zu sehen, sondern nur zu hören. Gestik und Mimik sind also keine Hilfe. Deshalb ist das Telefonieren in einer Fremdsprache manchmal besonders schwierig. Aber das Gute ist: Viele Situationen am Telefon wiederho len sich. Das macht alles leichter.
Wenn Sie anrufen
Begrüßung
Begrüßen Sie Ihren Gesprächspartner, und nennen Sie Ihren Namen und eventuell den Namen Ihrer Firma.
Guten Tag, hier ist/spricht Anne Jakobs.
Hallo, Jakobs von der Firma Kanter hier.
Grund des Anrufs
Sagen Sie kurz und klar, warum Sie anrufen und wen Sie sprechen möchten:
Ich rufe an, weil …
Könnte ich bitte Herrn Reuters sprechen?
Ich müsste mit Frau Lubig sprechen. Ist die gerade im Haus?
Ich würde gern jemanden vom Marketing sprechen.
Ich bräuchte eine Information über … An wen muss ich mich da wenden?
Wer ist in Ihrem Haus für … zuständig?
Welche Durchwahl hat denn bitte Herr Block?
Ist wirklich die Person am Apparat, mit der Sie sprechen wollen? Falls Sie unsicher sind, dann fragen Sie einfach nach! Wenn eine fremde Person am Apparat
ist, entschuldigen Sie sich:
Ich wollte mit Frau Schönberger sprechen. Bin ich da richtig? Spreche ich mit Bettina Schönberger?
Mit wem spreche ich, bitte?
Oh, da habe ich mich wohl verwählt. Entschuldigung. Entschuldigen Sie die Störung. Ich muss mich verwählt haben.
Eine Nachricht hinterlassen
Falls Sie kein Glück haben und Ihren gewünschten Gesprächspartner nicht erreichen, dann geben Sie der Person am Apparat Ihre Kontaktdaten:
Könnten Sie Frau Richter bitte etwas ausrichten? Mein Name ist …, und sie erreicht mich unter der Nummer …
Kann ich vielleicht eine Nachricht hinterlassen?
Sagen Sie Frau Richter doch bitte, dass ich angerufen habe.
Könnten Sie Frau Richter bitte ausrichten, dass Sie mich so schnell wie möglich zurückrufen soll?
Gesprächsende
Mit diesen Wörtern und Sätzen geben Sie das Signal, dass Sie das Gespräch beenden möchten. Vergessen Sie den Abschiedsgruß nicht:
Gut, vielen Dank. Dann wünsche ich Ihnen noch einen schönen Tag. Auf Wiederhören.
Dann bedanke ich mich für Ihre Hilfe. Wiederhören.
Okay. Dann verbleiben wir so. Bis Freitag. Auf Wiederhören.
Sie werden angerufen Ans Telefon gehen
Wenn Sie angerufen werden, sollten Sie sich immer mit diesen Informationen melden:
Name der Firma
Ihr Vor- und Nachname eventuell Ihre Position
Gruß
Firma Kanter, Anne Jakobs am Apparat, guten Tag!
Firma Kanter, einen schönen guten Tag. Sie sprechen mit Anne Jakobs.
Firma Kanter, Marketingabteilung, guten Tag. Hier spricht Anne Jakobs. Wenn Sie an ein anderes Telefon gehen, zum Beispiel, weil Ihre Kollegen gerade nicht am Platz sind, dann können Sie sich so melden:
Firma Kanter, guten Tag. Hier spricht Anne Jakobs, Apparat Mayer.
Fragen Sie dann, warum die andere Person anruft, und bieten Sie Hilfe an:
Was kann ich für Sie tun?
Wie kann ich Ihnen helfen?
Manche Informationen darf man am Telefon nicht weitergeben. In diesem Fall können Sie so reagieren:
Es tut mir leid, aber Informationen dieser Art dürfen wir am Telefon leider nicht weitergeben.
Es ist uns nicht gestattet, solche Informationen weiterzugeben. Das kann ich Ihnen leider nicht sagen. Da müssten Sie bitte … anrufen.
weitergeben gest„ttet ≈ erlaubt
,
hier: sagen; informieren über
,
Jemanden verbinden
Wenn Sie jemanden am Telefon haben, der nicht Sie, sondern eine andere Person in Ihrer Firma sprechen will, reagieren Sie so: Ja, Frau Pracht ist im Haus. Einen Moment bitte, ich verbinde Sie. Einen Augenblick, bitte. Ich stelle Sie durch.
Dafür ist Herr Hartmann zuständig. Ich verbinde Sie. Auf Wiederhören.
Eine Nachricht entgegennehmen
Fragen Sie nach, wenn Sie den Namen oder die Telefonnummer des Anrufers nicht genau verstanden haben:
Frau Pracht ist im Moment leider verhindert. Kann ich ihr etwas ausrichten?
Möchten Sie eine Nachricht hinterlassen? Wie war bitte noch einmal Ihr Name? Könnten Sie mir das bitte buchstabieren?
Hat Herr Hartmann Ihre Telefonnummer? Nein? Einen Augenblick, bitte, dann notiere ich sie mir schnell.