DEUTSCH IM BERUF Ein guter Workflow

Ein guter Workflow spart Zeit und Arbeit. Wie können Teams ihre Arbeitsprozesse optimieren?

Allgemein

Um einen guten Workflow zu garantieren, ist es wichtig, verschiedene Arbeitsprozesse und Aufgabenbereiche im Blick zu behalten. Dafür gibt es viele Techniken, eine davon ist zum Beispiel die Verwendung eines Kanban-Boards.

Diese aus Japan kommende Technik kann online oder analog verwendet werden. Es handelt sich dabei um eine mehr oder weniger komplexe horizontale To-do-Liste. Damit lässt sich der Workflow besser planen, überwachen und steuern. Denn die Visualisierung hilft allen Mitarbeitern, Chefs und eventuell auch den Kunden, die Projektabläufe und Aufgaben besser zu verstehen, Probleme zu erkennen und zu beheben, und die Zeit für die Produktion abzuschätzen.

Wichtige Wörter

Wie arbeitet man mit dem Kanban-Prinzip auf Deutsch? Da ist es hilfreich, einige Schlüsselwörter zu kennen:

die Spalte

In diesem Kontext ist eine Spalte ein vertikaler Bereich in einer Tabelle.

Um die Kanban-Technik zu verwenden, nimmt man zum Beispiel eine Wandtafel und teilt sie in verschiedene Spalten ein. Es muss mindestens drei Spalten geben: Aufgabe (To do) – Bearbeitung (Doing) – Erledigt (Done)

Außerdem braucht man Karten oder Post-its. Auf jede Karte kommt eine Aufgabe, also ein sogenanntes Arbeitspaket. In die Spalte „Aufgabe“kommt alles, was getan werden muss – geordnet nach Prioritäten. Wenn eine Aufgabe bearbeitet wird, wandert die Karte in die nächste Spalte: „Bearbeitung“. Erst wenn die Aufgabe wirklich komplett erledigt ist, wandert sie in die Spalte „Erledigt“.

abarbeiten

Wer etwas abarbeitet, der erledigt einen Punkt nach dem anderen oder eine Aufgabe nach der anderen. Im Kanban-Prinzip werden verschiedene Aufgaben von verschiedenen Teammitgliedern parallel abgearbeitet.

die Anmerkung

Kurze ergänzende Aussagen oder Bemerkungen nennt man Anmerkungen. Es kann hilfreich sein, Aufgaben mit Anmerkungen zu versehen, damit klarer ist, wer gerade woran genau arbeitet.

die Begrenzung

Im Kontext der Kanban-Technik ist die Begrenzung ein Limit, wie viele Karten gleichzeitig in einer Spalte sein dürfen. So kann besser garantiert werden, dass der Workflow gleichmäßig abläuft.

der Engpass

Beim Kanban gibt es die sogenannte Engpass-Theorie: Die gesamte Leistung eines Systems wird durch den Engpass limitiert. Der Engpass, also in diesem Sinne ein Problem oder ein Stau im Workflow, kann zum Beispiel durch eine limitierte Anzahl von Mitarbeitern oder Kapazitäten hervorgerufen werden.

Kurzes Meeting vor der Wandtafel

Das Kanban-Board macht es möglich, lange Meetings und Besprechungen zu vermeiden. Denn durch diese Visualisierungs hilfe sieht jedes Teammitglied kontinuierlich den Status Quo und auch die Engpässe. In kurzen Meetings vor der Tafel kann deshalb schnell im Stehen über Lösungsstrategien und Verbesserungsvorschläge diskutiert werden.

So können Sie darüber sprechen, wo Sie selbst gerade stehen: Ich arbeite im Moment an … Das läuft alles reibungslos.

Bei mir gibt es keine Probleme, alles geht gut voran.

Bei uns läuft gerade alles so wie geplant.

Ich könnte Hilfe bei … gebrauchen.

Wir haben ein paar Probleme bei …

Wir bräuchten schnell Unterstützung bei …

Könnte mir jemand bei … unter die Arme greifen?

Ingrid, könnten Sie mir vielleicht heute bei … helfen?

Hamburger Sie

In manchen Firmen sprechen sich die Mitarbeiter mit Sie an und benutzen den Vornamen. Diese Form der Anrede nennt man das Hamburger Sie:

Dörthe, haben Sie schon die E-Mail gelesen, die wir gerade von der Logistik bekommen haben?

Diese Anrede ist distanzierter als das Du, aber nicht so formell wie Sie und der Nachname. Besonders oft wird sie in international aktiven Firmen benutzt.

So können Sie Ihre Hilfe anbieten, wenn Sie selbst gerade weniger zu tun haben:

Ich habe gerade Leerlauf und kann gern bei … mitarbeiten.

Heute und morgen habe ich Kapazitäten, um bei … zu helfen.

So können Sie über den Status Quo des Workflows sprechen: Wie Sie hier sehen können, sind die Prozesse … im Moment in Bearbeitung. Und seit gestern sind auch schon drei wichtige Arbeitsschritte komplett erledigt.

Das ist ja super, was seit gestern alles erledigt wurde! Gute Arbeit, alle miteinander!

In den Bereichen … staut es sich offensichtlich gerade. Was ist da genau los?

So können Sie über Problemlösungen sprechen:

Es ist klar, dass wir im Bereich … gerade nicht vorankommen. Wer hat eine Idee?

Kollege Hansen braucht schnell Unterstützung, um die Aufgabe bis morgen zu erledigen. Wer kann einspringen und helfen?

Frau Löhns und Herr Karlssen, es sieht so aus, als hätten Sie beide Kapazitäten, oder? Könnten Sie Herrn Hansen bitte unterstützen? Für die Aufgaben … und … brauchen wir schnell eine Problemlösung. Hat jemand irgendwelche Vorschläge?

Wir haben einen Engpass bei … Gibt es Lösungsvorschläge?

Wie könnten wir den Prozess verbessern? Ich würde gern Ihre Meinungen dazu hören!