Holodeck
EINE REISE DURCH DEN TECHNOLOGIEALLTAG
Wie viele E-Mails bekommen Sie so am Tag? Bei mir sind es gefühlte 300. Gezählt habe ich sie aber noch nie. Als Journalist steht man automatisch auf einer ganzen Reihe von Presseverteilern, ohne dass man sich dazu jemals angemeldet hat. Ein Abmelden-Link ist bei solchen PR-Firmen auch eher eine Seltenheit.
In der täglichen PR-Flut gehen dann sehr leicht wichtige Mails unter und können übersehen werden. Der Eingangsordner ist ja auch nur eine simple Liste.
Es gibt verschiedene Wege, E-Mails zu organisieren. Manche stellen sich Regeln ein. Kommt zum Beispiel eine Nachricht vom Chef, dann wird sie automatisch in den Chefordner verschoben. Der Vorteil: Hereinflatternde
Bedingte Formatierungen helfen, wichtige Mails in der Nachrichtenflut zu markieren.
E-Mails werden vorsortiert. Der Nachteil: Man muss immer mehrere Ordner im Überblick behalten. Vor allem am Smartphone wird das mühsam, wenn diese Regeln schon am Mailserver greifen.
Es gibt noch einen anderen Weg, den Microsoft Outlook – recht versteckt – anbietet: Die bedingte Formatierung. Damit lassen sich E-Mails nach bestimmten Kriterien einfärben und auch die Schriftgröße verändern. Das mit der Schriftgröße ist verzichtbar. Das Einfärben ist allerdings sehr hilfreich.
Die bedingten Formatierungen findet man unter dem Reiter Ansicht und dort bei Ansichtseinstellungen und dort wiederum unter „Bedingte Formatierungen“. Man sieht gleich, wie das funktioniert. Zum Beispiel ist eine voreingestellte Formatierung, dass ungelesene Mails fett ausgezeichnet werden. Kennen wir alle. Darunter lassen sich eigene Formatierungen erstellen. Nachdem ich in der Home-Office-Zeit einige Mails schlicht übersehen habe, habe ich mir Folgendes eingestellt: Mails, die direkt an mich gerichtet sind, sind blau. Mails, die von der Chefredaktion kommen, sind grün und Mails von der Geschäftsführung rot eingefärbt (das ist natürlich keine Wertung).
Auf einen Blick erkenne ich nun viel schneller, was ich nicht versehentlich löschen darf.