Hablar por teléfono: las claves para no ser presa del pánico

Telefonieren in der Fremdsprache: Verstehe ich alles? Versteht der andere mich? Einige Tipps – für alle Fälle.

TEXTO: ITZIAR IGLESIAS DÍAZ, ILUSTRACIÓN: PEPE SERRA

+ Hola, buenos días, soy Stefan Müller, soy el responsable de ventas de Productos de Playa S. A., ¿podría hablar con el señor Sánchez, por favor?

– Hola, buenos días, señor Müller. Hay dos señores Sánchez en la empresa. ¿Podría decirme de qué departamento es?

+ Sí, sí, claro. Se llama Juan Sánchez, es el jefe de Nuevos Proyectos de Sol y Playa Ibérica.

– De acuerdo, un momentito, ahora le paso.

Otras formas que puede usted escuchar cuando le atienden en una llamada telefónica y lo que usted puede preguntar:

– Buenos días, le atiende Marisa García, ¿qué desea? + Me gustaría hablar con alguien del Departamento de Prensa, por favor.

O bien:

+ ¿Sabe si la señora Montoya está disponible? + ¿Quién es el responsable de Comunicación de la empresa? ¿Podría pasarme con alguien del departamento, por favor?

2. Motivos de la llamada

– Departamento de Nuevos Proyectos de Sol y Playa Ibérica. Le atiende el señor Sánchez, ¿con quién hablo?

+ Hola, buenos días, soy el señor Müller, jefe de ventas de Productos Playeros S. A. Le escribí un correo hace unos días y me dijo que me pusiera hoy en contacto con usted.

– Sí, sí, claro, señor Müller, muchas gracias por su correo y por su interés en nuestra empresa. Su proyecto parece muy interesante y nosotros estamos interesados en invertir en nuevas ideas. ¿Cuándo podríamos vernos en persona para que nos presente su informe?

Preguntas imprevistas: ¿Improvisamos? No, mejor nos preparamos

Hasta aquí la llamada ha ido como la seda. Pero siempre pueden surgir imprevistos o preguntas inesperadas. Aquí le presentamos algunas situaciones que pueden darse por teléfono. Si usted llama a una empresa española y su nombre es alemán, puede que no le entiendan a la primera. Prepárese para deletrear su nombre:

– ¿Me puede repetir su nombre y apellido, por favor? + Soy Stefan Müller.

– ¿Cómo se escribe Müller?

+ Müller: eme, u con diéresis, doble ele, e, erre. Müller. – ¿Me puede deletrear su nombre, por favor? ¿Stefan lleva "e" al principio o se escribe solo con ese?

+ Solo con ese. Se lo deletreo: ese de Sevilla, te de Toledo, e de España, efe de Francia, a de América y ene de Navarra.

Dejar un recado

Cuando la persona a la que llama no se encuentra en la oficina o está ocupada, le ofrecerán dejar un recado o una nota. Se lo pueden decir así:

– El señor Camacho se encuentra reunido en este momento. ¿Quiere dejarle un recado? Contactará con usted en cuanto le sea posible.

– Ahora mismo la señora Martínez no le puede atender. ¿Le quiere dejar una nota? – El señor Fernández no está disponible en este momento. ¿Puede llamar en media hora?

– Puede dejarle un mensaje en su buzón de voz.

– Hágale una llamada perdida a su móvil y le llamará en cuanto la vea.

Pasar una llamada

– La señora Martínez no le puede atender, pero si quiere, le paso con un compañero por si puede ayudarle.

– Le paso la llamada al Departamento de Prensa. Le va a atender María Jesús Gutiérrez, la redactora jefa.

+ Me puede pasar con la extensión 567, ¿por favor?

– Ahora mismo le paso.

Interrumpir durante la conversación e introducir un nuevo tema

En las llamadas de teléfono es importante escuchar al otro hasta que haya acabado de hablar, aunque muchas veces es inevitable interrumpir o hacer un inciso en el tema que se está tratando. ¿Cómo lo hacemos? Con cortesía, siempre. Aquí le dejamos algunas propuestas de cómo puede usted introducir su pregunta, duda u opinión: – Perdone que le interrumpa, señor, pero no me ha quedado claro esto último que ha dicho. ¿Me lo puede repetir?

– Perdone mi interrupción, pero, antes de seguir, me gustaría volver al primer punto porque no me ha quedado claro lo que ha dicho. Se refiere usted a…

– Disculpe, tengo una duda al respecto. Usted ha dicho que…

– No me queda claro lo que ha querido decir cuando ha señalado que…

– Perdone, quería añadir también que… – Una breve interrupción porque me parece importante señalar…