Freundlich grüßt nur das Finanzamt

Geschäftlich kommunizieren. Was Sie tun können, damit Ihre beruflichen Briefe und eMails gut ankommen

Eine angemessen charmante wie höfliche Anrede und Grußformel; der Verzicht auf Abkürzungen, es sei denn, sie sind durchgängig bekannt; und die Wahl der „Sie“-Form, sofern der Schreiber den Adressaten nicht kennt und nicht mit ihm „per Du“ist: Geht es um die allgemeinen Höflichkeitsregeln, sind das die absoluten Basics. Für Uwe Fenner, Autor des Ratgebers „Erfolgreich mit Stil“(im Linde Verlag erschienen) ist das aber erst der Anfang.

Höflich, aber nicht steif

In der Brief- und eMail-Kommunikation schleicht sich gerne ein großer Stilfehler ein: Der Schreibende nimmt zu wenig Rücksicht auf sein Gegenüber. Besonders offensichtlich wird das am Schluss: „Die Absender verwenden oft ohne Differenzierung nach dem Bekanntheitsgrad mit dem Adressaten Standardformen wie ,mit freundlichen Grüßen‘ – so grüßt schließlich sogar das Finanzamt“, erklärt Karrierecoach Fenner. „Da gibt es liebenswürdigere, dem möglicherweise bestehenden Vertrauensverhältnis angemessenere Grußformeln.“Dabei lässt sich schon ein kleiner Bezug zum Empfänger herstellen, wenn sein Wohn- oder Arbeitsort inkludiert wird: Ein freundliches „Mit den besten Grüßen nach Wien, Salzburg, Linz, etc.“reduziert die Distanz.

Generell ist auch im Geschäftsbrief Platz für Vertraulichkeiten. „Auf den Empfänger passende persönliche Bemerkungen sind immer erlaubt, sofern es keine Allgemeinplätze sind“, rät der Experte. Neben derartigen Floskeln sollten auch antiquierte Formulierungen wie „Wir hoffen, Ihnen hiermit gedient zu haben, ...“vermieden werden. Sie wirken heutzutage schnell lächerlich. Sich sprachlich einwandfrei auszudrücken bedeutet nicht, zwanghaft Fremdwörter oder veraltete Ausdrücke zu verwenden. Die wirklichen No-Gos sind da vielmehr Mängel in der Rechtschreibung und Grammatik. Das gilt nicht nur für den Brief, sondern auch für die eMail. Nur weil sie schnell geschrieben und gesendet werden kann, darf das nicht zur Nachlässigkeit verleiten.

Umgang mit Emotionen

Ist der Anlass des Schreibens aufwühlend – weil es sich etwa um eine Beschwerde oder eine noch nicht erfüllte Forderung dreht –, ist es empfehlenswert, den Brief nicht im ersten Zorn aufzusetzen. Ein ruhiger, sachlicher Ton ist zielführender als ein Gefühlsfeuerwerk. Beschreiben Sie stattdessen klar, was vorgefallen ist, und ganz wichtig: Teilen Sie dem Empfänger mit, was Sie von ihm erwarten.

Eine gute Orientierung geben Musterbriefe und Vorlagen, die mittlerweile in großer Zahl und zu fast jedem Anlass im Internet zu finden sind. „Allerdings lassen solche Schreiben jeden persönlichen Touch vermissen und der Empfänger, der den Absender kennt, erkennt natürlich meistens, dass das Schreiben nicht von diesem formuliert wurde“, warnt Fenner.

Menschen, die im Streben nach Individualität zu lange über eine bestimmte Formulierung grübeln, sei wiederum zur Beruhigung gesagt: Nicht ein einzelnes Wort entscheidet über den Stil und den Ton eines Briefes, sondern immer der Gesamteindruck. Darin sollte man seine Zeit investieren. Denn wer sich am geschäftlichen Parkett gut und elegant bewegt, wird eher in der Lage sein, seinen jeweiligen Tanzpartner in die gewünschte Richtung zu führen. Da zahlt es sich schon aus, sich in seinem Schreiben vom Finanzamt zu unterscheiden.

„Sachlich bleiben und die Kommunikation mit persönlichen Bemerkungen anreichern ist kein Widerspruch.“Uwe Fenner Stil- und Karriereberater