Recht praktisch

Meine Geschäftspartnerin und ich möchten gemeinsam eine GmbH gründen und haben gehört, dass man die Gründung virtuell vornehmen kann. Wie kann man sich diesen Prozess konkret vorstellen? Müssen wir uns trotzdem mit einem Notar in Verbindung setzen? Ja, auch bei der „digitalen Gründung“ist eine Kontaktaufnahme mit dem Notariat erforderlich – Sie können die vor dem Notar zu leistenden Schritte jedoch virtuell vornehmen. Das erhöht die Flexibilität, wenn Sie sich z. B. vorübergehend im Ausland befinden oder sich den physischen Weg zum Notariat ersparen möchten (dazu weiter unten).

Für die Gründung einer GmbH folgende Schritte erforderlich:

• Gesellschaftsvertrag: Ihre Geschäftspartnerin und Sie haben zunächst einen Gesellschaftsvertrag in Notariatsaktsform zu errichten, der zumindest die Firma, den Sitz, den Unternehmensgegenstand, die Höhe des Stammkapitals und die von jedem/r Gesellschafter/in zu leistende Stammeinlage (sowie die Tragung der Gründungskosten) regelt. Weitere Punkte, wie z. B. Sonderrechte für bestimmte Gesellschafter sowie Mehrheitserfordernisse bei Gesellschafterbeschlüssen, können natürlich ebenfalls im Gesellschaftsvertrag vereinbart werden.

• Bestellung der Geschäftsführung: Es ist zumindest ein/e Geschäftsführer/in durch die Gesellschafter zu bestellen, der/die die Geschäfte der GmbH führt und diese nach außen vertritt. Der/Die Geschäftsführer/in hat zu diesem Zweck auch eine sogenannte Musterzeichnungserklärung notariell beglaubigt zu unterfertigen.

• Eröffnung Bankkonto und Einzahlung Stammeinlagen: Ebenso sind ein Bankkonto für die GmbH zu eröffnen und die Stammeinlagen durch die Gesellschafter einzuzahlen (soweit diese gemäß Gesellschaftsvertrag in bar zu leisten sind). Die Einzahlung der Bareinlagen ist durch eine Bankbestätigung nachzuweisen.

• Anmeldung beim Firmenbuch: Der/Die Geschäftsführer/in hat die Gründung der GmbH anschließend zur Eintragung im Firmenbuch anzumelden (der Antrag ist wiederum notariell beglaubigt zu unterschreiben). Weiters ist u. a. zu bestätigen, dass die Stammeinlagen geleistet wurden und sich in der freien Verfügung des/r Geschäftsführers/in befinden. Mit der Eintragung im Firmenbuch ist die GmbH entstanden und erlangt ihre volle Rechtspersönlichkeit.

Die oben genannten Beglaubigungen (einschließlich die Errichtung des Notariatsakts) können auch bequem von zu Hause aus elektronisch mit dem Notar abgewickelt werden. Dazu muss man sich vorab über ein Videoident-Verfahren identifizieren, um eine persönliche Handysignatur zu erhalten. Der Notar eröffnet einen virtuellen Datenraum und lädt die zu beglaubigenden Dokumente in den Datenraum hoch. Statt einer physischen Unterschrift leistet man anschließend im Rahmen einer Videokonferenz vor der Kamera seine Unterschrift mittels Handysignatur und der Notar fügt die Beglaubigungsformel ein.

Wo die händische Unterschrift von Relevanz ist, wie z. B. bei der Musterzeichnungserklärung für neu bestellte Geschäftsführer, ist die Unterschrift direkt auf dem Dokument zu leisten, einzuscannen und zusätzlich eine Unterschrift mittels Handysignatur vorzunehmen. sind

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Mag. Patricia Backhausen, MSc, ist Rechtsanwältin im Bereich Corporate M&A / Digital Industries bei DORDA.