Was alles in den Akt muss

Lang und breit wird seit Wochen über elektronische Kommunikation im Finanzministerium debattiert. Dabei weiß in der Öffentlichkeit kaum jemand, welche internen Vorgaben es für die Beamtenschaft gibt. Geregelt wird der Umgang mit IT-Infrastruktur mit einem eigenen Erlass namens „Informationssicherheit und Datenschutz im Arbeitsalltag“. Eine Rückfrage im Finanzressort zeigt, dass wichtige Kommunikation im Elektronischen Akt (ELAK) abzulegen ist.

Die Vorgaben hierfür seien „breit und detailliert gefasst“, heißt es im Finanzressort auf APA-Anfrage. Sind elektronische Schriftstücke – das geht vom E-Mail bis zum Aktenvermerk nach einem Telefonat – einmal im ELAK angelangt, können sie auch nicht mehr gelöscht werden. Geht ein Mitarbeiter in den Ruhestand, werden seine EMails zwar gelöscht, die Inhalte bleiben im Akt aber vorhanden.

Wird also dienstlich kommuniziert und das entsprechende Schreiben nicht im ELAK abgelegt, wäre es ein Verstoß gegen die Dienstvorschriften. Genutzt werden können die E-MailAdressen des Ministeriums allerdings auch privat. Macht man sich z. B. eine gemeinsame Mittagspause aus, muss das nicht dokumentiert werden. Da ist auch eine Löschung erlaubt.