Minder vergaderen? Puntje voor de volgende meeting
We overleggen ons te pletter op de werkvloer, schrijft Rudi Laermans, de vergadercultuur is onuitroeibaar. Misschien iets om eens de koppen over bij elkaar te steken.
Emeritushoogleraarsociologie. DezetekstisgebaseerdopzijnafscheidscollegeaandeKULeuven.
In zijn heerlijke boek Bullshit jobs citeert David Graeber een Amerikaans rapport uit 2016 over de tijdsbesteding van kantoorwerkers in de privésector. Zo’n vijfde van de betaalde werktijd gaat op aan meetings; de helft daarvan valt in de categorie onzinvergaderingen.
Die 20 procent is een gemiddelde. Wie hoger op de organisatorische ladder staat, zit doorgaans vaker op een vergaderstoel. Managers spenderen gemiddeld driekwart van hun tijd aan meetings. Veel vergaderen is een statussymbool.
De vergaderrevolutie
In de loop van de 20ste eeuw zijn we op de werkvloer meer gaan vergaderen. Het aantal specialismen nam toe, en daarmee ook het aantal afdelingen binnen een bedrijf of ziekenhuis. Die taakdifferentiatie vraagt om integratie via overleg, informatie-uitwisseling en gezamenlijke beslissingen. Daarvoor moet je samenzitten.
Bedrijfsvoering naar neoliberaal model vergroot de vergaderitis. Taken outsourcen aan derden, meer flexiwerkers, mensen gedurig hergroeperen en motiveren op maat van steeds andere projecten: zonder een minimum aan onderling beraad lukt het niet. De vloeiende netwerkorganisatie vergadert overvloedig, live of digitaal, in een muf lokaal of een hippe coffeeshop.
Vergaderingen zijn niet noodzakelijk saai. De koppeling van vrolijk associërende geesten tijdens een brainstorm is evengoed een uiting van de vergaderrevolutie. Coöperatie voorbij de grenzen van specialisatie is zelfs de norm in de creatieve economie: een game, filmscript of reclameboodschap maak je samen met anderen.
Het is een misvatting dat het beste argument of de meest accurate informatie tijdens een meeting de doorslag geeft
Lange tijd was vergaderen voornamelijk een kwestie van coördineren en besluiten, nu is het ook een productietechniek.
Vergaderisering
De belangrijkste motor van de vergaderrevolutie is misschien wel de toegenomen gelijkheid tussen bovenen ondergeschikten. In de onovertroffen typering van Abram de Swaan: we evolueerden van een bevels- naar een onderhandelingshuishouding. Dat overleg is nog altijd doordrongen van ongelijkheden, maar die verkleinden dus wel.
Bij meer gelijkheid krijgt de minder machtige partij meer zeggenschap. Dat komt neer op meer meetings tussen, bijvoorbeeld, een leidinggevende en diens medewerkers, docenten en studenten, of verzorgers en de vertegenwoordigers van de zorgbehoevenden.
Democratisering is vergaderisering. Op het politieke niveau geldt dat al helemaal. Door de discussie tussen volks- en burgerpopulisme vergeten we vaak dat het parlement eveneens een hoeksteen van onze democratie vormt. Burgerdemocratie en protestbewegingen kunnen trouwens evenmin zonder assemblees waarbinnen wordt gediscussieerd, genegotieerd en gedecideerd.
De vergaderhufter
Geen efficiënte meeting zonder voldoende vergaderdiscipline. Je onderbreekt niet. Je vraagt het woord en als je het krijgt, houd je het het liefst kort. Je weet je emoties in te tomen bij kritische opmerkingen. Je luistert (of je doet tenminste alsof ) als de voorzitter of een belangrijk iemand het woord neemt. Je doet dat al zeker als een collega-vergaderaar je aanspreekt. Tactvol spreken en zwijgen is de basisregel, die inderdaad geregeld wordt overtreden.
Een klein terzijde, gestoeld op meerdere decennia van persoonlijke vergaderetnografie: de persoon die bij tegenspraak verveeld wegkeek of in de computer dook, was altijd en overal een cisgenderman. Verder onderzoek is nodig.
Behalve vergaderhufters zijn er types zoals de eeuwige klager en het warhoofd. Een beetje voorzitter kent zijn pappenheimers en geeft bij een agendapunt eerst het woord aan de lastpakken. Vervolgens kunnen de constructieve vergaderaars doeltreffend doorpakken. Overigens zijn er legio zelfhulpboeken voor voorzitters met vergaderproblemen.
Vergaderdiplomatie
Een succesvolle vergadering heeft een diplomaat nodig, zeker bij standpunten die almaar sterker uiteenlopen. De diplomaat verheldert en synthetiseert die strijdige meningen en probeert botsende voorstellen te verzoenen. Een beetje diplomaat weet ook het juiste moment te kiezen om te concluderen wat de veronderstelde consensus is: ‘Als ik het zo hoor, kan iedereen zich vinden in de beslissing om voorlopig nog niet te beslissen.’
Het is een grove misvatting dat het beste argument of de meest accurate informatie tijdens een meeting de doorslag geeft. Framing is everything, ook tijdens een meeting. Veel vergadercommunicatie draait daar juist rond. Problemen zijn een kwestie van definitie, oplossingen eveneens. Vandaar het gedurige overschot aan meningsverschillen in geschillen; vandaar het belang van de framing van eensgezindheid door de vergaderdiplomaat.
Gedigitaliseerd vergaderen
Twee grote gevaren bedreigen de vergaderefficiëntie. De meeting kan te gezellig worden en richting koffieklets of afterworkdrink afdwalen. Een
goede voorzitter voorkomt dat door op het juiste moment een korte pauze in te lassen.
Of de bijeenkomst begint alle kanten op te gaan. Iemand van de aanwezigen koesterde al langer een ideetje en roept dat bij agendapunt nummer zes enthousiast uit. Of een vergaderaar verlegt de discussie naar haar dada (‘dat spuuglelijke kantoormeubilair!’), terwijl een andere snoeihard op een principiële nagel begint te hameren. Of een mannelijk lid van de vergadering verwart de bijeenkomst weer met een hanengevecht. Het resultaat is dat de vergadering uitloopt en de aandacht verslapt.
Helaas bestaat er geen medicijn tegen vergaderverveling. Overschakelen op digitaal vergaderen helpt wel. Velen vinden het zo duf dat ze het graag kort en efficiënt houden. Op het kruispunt van digitalisering en vergaderisering bevindt zich, behalve de telemeeting, ook het multitasken. Of er nu live dan wel op afstand wordt samengezeten: de meeste deelnemers zijn nog met wat anders bezig. Vaak is dat werk. Mails lezen, dossierkennis opfrissen, een volgende vergadering voorbereiden. Ziehier de vergaderpersoonlijkheid 2.0. Die kan perfect schakelen tussen mentale aan- en afwezigheid, weet met een kwart oor te luisteren en is getraind in vergaderbetrokkenheid veinzen.
Multitasken vergt veel energie. Het levert ook veel op. Wie al werkend deelneemt aan een werkvergadering, is pakweg anderhalve keer productiever. Maar of je daarom nog meer saaie meetings moet beleggen?