Chatbot Vincent geeft vzw’s gratis advies over nieuwe privacyregels
PEER - Zowat de helft van de verenigingen is nog steeds niet in orde met de nieuwe regels voor vzw’s en de verplichtingen rond privacy, de GDPR. Vanaf vandaag kunnen bestuursleden gratis online hulp vragen aan Vincent. De juridische chatbot - een geautomatiseerde gesprekspartner antwoordt in hapklare brokjes.
Achter het slimme computermannetje ‘Vincent’ zit advocaat en vzw- en verenigingsexpert Steven Matheï uit Peer. Hij merkt dat veel mensen niet weten hoe ze de nieuwe regelgeving moeten vastpakken en wat ze precies moeten doen. De GDPR gaat over het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens van Europese burgers. Organisaties moeten vanaf mei 2018 kunnen aantonen welke persoonsgegevens ze verzamelen, hoe ze deze data gebruiken en hoe ze die beveiligt.
Derde niet in orde
“Maar een derde van de verenigingen is nog niet in orde met die GDPR-verplichtingen: het invullen van een dataregister en de privacyverklaring”, zegt Steven Matheï. “Binnen de kleinere verenigingen zijn ze vaak bezig met het plannen en organiseren van activiteiten en minder met de nieuwe statuten en de regeltjes.” Maar de vergetelheid kan leiden tot boetes van 50 tot 50.000 euro en vervelende aansprakelijkheidskwesties.
Om helemaal in regel te zijn, moeten verenigingen meerdere stappen zetten. De helft van de bevraagde vzw’s had nog nooit van een UBO-register gehoord. UBO-register? “Niet zo wereldschokkend, maar de mensen moeten het gewoon weten en ze willen graag een eenvoudige uitleg.” Steven Matheï, burgemeester van Peer, heeft er als advocaat twee boeken over geschreven. Nog handiger is zijn nieuwste creatie: online expert Vincent. Met dat mannetje kan iedereen chatten voor juridisch advies.
Checklijsten
Via de juridische chatbot Vincent krijgen verenigingen filmpjes en checklijsten om te kijken of alles in orde is. “Zo hebben wij ontdekt dat we het data-register nog in orde moeten brengen. Over GDPR wisten we al veel en dan doe je meteen het meest duidelijke, maar er moet nog meer gebeuren dus”, zegt Annette Kelchtermans, bestuurslid van de Koninklijke Fanfare SintTrudo in Helchteren. Zij houdt zich bezig met de privacywetgeoverzichtelijk ving. “Via de chatbot krijg je stapsgewijs en heel begrijpelijk antwoord op vragen over de nieuwe regels. Vincent neemt je echt bij de hand. Dat maakt het en makkelijk.” Maar sommigen zijn wel al helemaal klaar op eigen houtje. De punctuele secretaris Maurice Liebens (62) van schutterij SintMartinus Grootbeersel in Kinrooi heeft alles meteen in orde gebracht. “Voor de vernieuwing van onze statuten ben ik naar de website van het Staatsblad gegaan. Alles is aangepast. Voor de privacy hebben onze leden allemaal getekend. Het is niet zo erg moeilijk”, zegt Liebens. Chatbot Vincent is vrijdag op de Corda Campus in Hasselt voorgesteld. Vanaf nu kan iedereen hem gratis consulteren via www.vzw-expert.be
De wetgeving is niet zo wereldschokkend, maar de mensen moeten het gewoon weten en ze willen graag een eenvoudige uitleg
Steven MATHE, ontwikkelaar chatbot Vincent