Case de sucesso

Na maioria dos processos de alto impacto, há questões humanas a serem consideradas, muitas delas não são documentadas. Por isso, é necessária compreensão profunda de como o trabalho é realizado para entender e planejar

Pega (NASDAQ: PEGA), especialista em software de nuvem para promoção da transformação digital nas principais empresas do mundo, revelou em pesquisa recente que 50% das companhias consideram a implementação da automação robótica (RPA, Robotic Process Automation, em inglês), o principal desafio para a utilização desta tecnologia. No entanto, 66% dos mais de 500 tomadores de decisão entrevistados acreditam que os bots cumprem sua promessa quando implementados de maneira correta, trazendo valor e

retorno do invetimento. Por isso, para ajudar as companhias a obterem os resultados esperados, a empresa apresenta neste material, os três erros críticos do RPA e como evitá-los.

Com a promessa de rápida implantação e capacitação dos funcionários, a fim de eliminar tarefas rotineiras que afetam a produtividade, organizações do mundo estão explorando, implementando ou escalando a automação robótica em seus processos. No entanto, vez ou outra, surge rumores sobre o que não está indo bem no processo, como ciclos de implantação lentos, bots corrompidos ou diferenças entre os objetivos iniciais e os resultados finais.

O RPA é uma tecnologia que preenche a lacuna entre as aplicações legadas e a otimização dos processos de negócios. Mas isso só acontece se forem evitados os erros mais comuns nas implantações, que são:

1. Crença de que a automação é fácil

O mito mais comum é o das empresas que esperam comprar uma solução, treinar seus usuários e logo começarem ver o retorno do investimento. Embora haja resultados no treinamento para criação de automações, o desenvolvimento de sistemas sustentáveis que se encaixem em modelos de negócios mais amplos é complexo. Na maioria dos processos de alto impacto, há muitas questões humanas a serem consideradas. Muitas delas não são documentadas e, por isso, é necessária a compreensão profunda de como o trabalho é realizado para entender e planejar. As variações de aplicação são outro fator a ser considerado, de UIs personalizadas a aplicações de terceiros fora do controle da empresa.

É possível treinar usuários para criar automações simples. No entanto, elas só terão vida longa quando se trata da obtenção de resultados mensuráveis. Se operarem isoladamente e não se encaixarem em processos organizacionais mais amplos, provavelmente não terão impacto real. Pior ainda, estão propensas à quebra na medida em que os sistemas, regras, variações e processos mudem, incluindo o de terceiros. O Gartner destaca no Quadrante Mágico de julho , a defasagem técnica que as empresas enfrentam na presença de sistemas terceiros, diante de atualizações. Mudanças no sistema dos parceiros podem ter efeitos sérios em automações simples.

Não esqueça das necessidades de governança, segurança, conformidade e infraestrutura de hardware. Isso é essencial para o sucesso, sendo que a maneira como eles serão implementados precisa ser consistente entre operações. Os líderes que precisam entender os resultados esperados, casos de uso que terão prioridade, partes interessadas e sistemas a serem afetados. A colaboração comercial e de TI é essencial para ajudar a entender variáveis e identificar as oportunidades corretas.

2. Adotar uma abordagem que não é ágil

O RPA autônomo tradicional geralmente não é muito ágil. Talvez haja algumas tarefas simples que podem ser automatizadas de maneira rápida para seu sucesso, como automação de tarefas, automação atendida (pense em bots que auxiliam os colaboradores em tempo real) e a automação autônoma que, combinadas, agilizam a implementação em escala. Pense no desktop dos seus atendentes de call center e outras equipes - essas estações de trabalho costumam estar repletas de aplicativos legados voltados para a conclusão de tarefas manuais semelhantes, necessárias para a conclusão dos processos. Dado o número de funcionários que executam esse tipo de trabalho nas organizações e a quantidade de aplicações e tarefas executadas, a automação robótica ofereceria melhores resultados aos clientes, gerando valor.

A Pega descobriu que o sucesso dessa abordagem ágil do RPA produz um trampolim para a criação e a expansão contínua e interativa de um programa automação. De acordo com sua experiência, os projetos iniciais são desenvolvidos e começam a rodar entre seis e 12 semanas. Cada interação do próximo conjunto de automações de tarefas geralmente é entregue em ciclos de uma a duas semanas depois. Um bom exemplo, é um cliente que escalou até 35.000 participantes de bots, logo no primeiro ano.

Um cuidado - nem todo fornecedor de RPA que promete recursos atendidos entrega a tecnologia de automação assistida real e não invasiva, a qual a RPA autônoma é implantada na área de trabalho de um funcionário, mas não permite que o usuário toque o mouse ou o teclado, não sendo atendido pelo automação e, portanto, não fornece o tipo de valor em escala como verdadeiro RPA de desktop.

3. Tratar a RPA como uma plataforma

O RPA não é a parte final da automação inteligente, mas sim uma peça do quebra-cabeças. Muitos caem no mito de que o RPA é uma plataforma totalmente elaborada, mas a verdade é que você não pode se transformar digitalmente com uma ferramenta “band-aid”. Considere que os sistemas corporativos são complexos. Automatizar e otimizar a complexidade de vários processos, interligando sistemas internos e externos, trabalhando entre máquina e humano, com software sob medida, aplicativos/aplicações e sistemas de terceiros, não é o papel para o qual o RPA foi criado. Esse trabalho, ficaria para uma plataforma de software de gerenciamento de processos de negócios (iBPMS).