Transformação digital vs função financeira, fiscal e aduaneira
Nova era
Numa era digital em que o modo de vida-, pessoal ou profissional, altera rapidamente face à transformação digital e à coexistência de várias gerações, e enquanto as empresas vão apresentando e fechando contas dos exercícios ulteriores, os contabilistas, financeiros, auditores, inspetores tributários e aduaneiros, mesmo os mais experimentados, deparam-se uma vez mais com as dificuldades de encerrarem as contas anuais e apresentarem em paralelo os reportes financeiros e fiscais mensais, investindo tempo e vivendo desafios, pelo que desafios diferentes exigem abordagens diferentes.
Desafios diferentes
Esses desafios estão geralmente relacionados à escassez e experiência dos recursos humanos; planeamento inadequado ou inexistente; ferramentas informáticas contabilísticas obsoletos ou indevidamente automatizados.
Ora bem, ao nível de recursos humanos são um desafio permanente e estruturante, por outro lado, no que concerne aos restantes, podem ser mitigadas num curto espaço de tempo, caso exista uma aposta e investimento em tecnologia de ponta que permita efetuar o registo e a preparação da informação financeira de uma forma simples, tempestiva, com qualidade e com efeitos motivadores ao nível do talento (utilizador).
Contudo, não basta investir em tecnologia! As pessoas continuam sendo elemento-chave, pelo que a formação continua torna-se relevante para melhor utilização!
Potencial tecnológico fiscal
A implementação de tecnologias como OCR (Optical Character Recognition), RPA (Robot Process Automation) e soluções de preparação de demonstrações financeiras, não significa por si só que os objetivos serão alcançados, é necessário definir uma estratégia de evolução de digital dos processos financeiros a montante (registo dos documentos contabilísticos) e a jusante (relatórios financeiros), que passa por várias fases, designadamente, mapear e otimizar o processo; analisar os que são passíveis de digitalização; redefinir o novo processo, (implementação de tecnologia); testar e eliminar eventuais redundâncias existentes; quantificar o ganho da transformação do processo, decisão final. Contudo, nem sempre as boas intenções resultam em boas decisões – e este parece ser um destes casos.
Melhor processo e melhor Talento
Pode-se considerar que um processo foi digitalizado e otimizado com sucesso, quando, por exemplo, foram atingidos os seguintes indicadores de desempenho: tempo de execução da tarefa reduzido significativamente; o número de erros detetado é inexistente ou imaterial; a qualidade e tempestividade da informação financeira melhorou significativamente; alocação do tempo despendido anteriormente pelos colaboradores a outros processos de maior valor acrescentado.
Não basta compliance fiscal
Em traços gerais, a transformação digital da função financeira, fiscal e aduaneira é assim uma necessidade do presente e não do futuro, por forma a motivar e atrair melhores talentos através de novas formas de colaboração (softwares intuitivos, dinâmicos e ágeis), e explorar as diferentes possibilidades de tecnologia digital que lhes permita viver e partilhar experiência dessas funções, bem como melhorar essas informações em termos de qualidade e tempestividade.
Face ao exposto, e considerado o potencial tecnológico (em constante evolução/atualização), no compliance fiscal -, essas informações (processamento e emissão de fatura eletrónicas, processamento e emissão dos ficheiros SAF-T-CV (exercício de contabilidade/inventários) devem ser confirmadas pela Administração Fiscal como recebidas e finalizadas, acedendo ao Portal e consultar os documentos entretanto utilizados.
Urge a necessária utilização da inteligência artificial
Ademais, torna-se necessário otimizar e recolher informações e dados para contruir melhores soluções (ferramentas cognitivas para apoiar as atividades da área fiscal) na identificação de irregularidades e mitigação de riscos, pois as empresas se encontram expostas a riscos tributários/aduaneiros e incertezas sobre a sustentabilidade dos negócios!
Soluções de planeamento de recursos empresariais com base em CLOUD
Porém, as empresas nacionais devem acelerar, o quanto antes, as mudanças para soluções ERP (Enterprise Resource Planning) com base em nuvem (cloud) nos seus processos de back-offce, permitindo consolidar todas as tarefas no mesmo local, e revogar a necessidade de ter ferramentas diferentes para a mesma tarefa, ao mesmo tempo com fluxos de trabalho personalizados e visibilidade de se melhorar o controlo interno de gastos, e economia de tempo.
Esta ferramenta tem custos menores. Isto porque o provedor do ERP (Oracle NetSuite), é quem hospeda e mantém o sistema para todos os clientes/utilizadores, com a sua própria infraestrutura de IT, garantido que o sistema esteja sempre disponível a ser utilizado, fornecendo certificações de segurança de dados padrão do setor, em conformidade com os padrões PCI DSS e SAS 70.
Além disso, segue outros procedimentos rigorosos de segurança, recuperação de desastres e backup. Em suma, a liderança ágil é a chave para a sobrevivência em situação de ruptura! A tecnologia é a ferramenta importante para a eficiência (imputs) tributária/aduaneira, mas ainda enfrenta desafios.
A simplificação do sistema tributário com a reforma é necessária e urgente, atendendo aos impactos da evolução tecnológica e as transformações do ambiente de negócio sobre a função tributária/aduaneira, e neste quesito, Cabo Verde anda mal, e não há perspetiva para melhorar a posição no ranking.