La tenue de l’assemblée générale annuelle
L’assemblée générale est privée. Seuls les copropriétaires ou les personnes les représentants par procuration écrite (Voir modèle dans l’encadré) devraient être admis. Il est d’usage d’admettre également les conjoints des copropriétaires, à titre d’invités sans droit de vote. Si ceux-ci sont propriétaires, ils détiennent chacun le nombre de voix relatives à leur pourcentage de la propriété de la partie privative.
L’Assemblée débute par l’élection d’un président et d’un secrétaire d’assemblée. Le président dirige les débats et préserve le calme de l’assemblée, il doit garder le contrôle et modérer les débats. Il débute l’assemblée en constatant le quorum par le calcul des présences des copropriétaires. Le secrétaire prend note du quorum en plus de noter les résolutions. Il procédera habituellement par la suite à la rédaction du procès-verbal. Nous suggérons de noter le départ ou l’arrivée tardive des copropriétaires afin de démontrer que le quorum a été maintenu tout au long de l’assemblée.
De façon générale, les résolutions de l’assemblée s’adoptent à la majorité des voix exprimées par les copropriétaires, selon le nombre prévu à l’état descriptif des fractions qui apparaît à la convention de copropriété. Ces votes sont habituellement à main levée mais il est également possible de demander un vote secret. Comme syndicat, afin d’être bien préparé, nous suggérons la rédaction à l’avance de feuilles de votes à cocher qui indiquent pour chaque unité, le nombre de voix correspondant. Cela permet un calcul plus rapide des voix exprimées en cas de
Cette chronique est la suite de la présentation sur les assemblées générales annuelles. Elles sont importantes dans la vie d’un syndicat. Elles représentent annuellement la possibilité pour chacun des copropriétaires de s’adresser au conseil, d’exprimer ses préoccupations. Suite à la convocation discutée dans le dernier numéro, nous abordons maintenant la tenue de l’assemblée elle-même.
votes serrés. En plus, les résultats des votes se conservent facilement si un litige survient par la suite. Des bulletins pour un vote secret peuvent aussi être utiles. Si le syndicat est propriétaire d’un appartement dans l’immeuble (par exemple celui du concierge) celui-ci ne donne pas de droit de vote au syndicat lui-même. Le nombre de voix doit donc être réduit d’autant dans le calcul des pourcentages. Nous suggérons que le président demande à l’assemblée de se déclarer satisfaite de l’avis de convocation et de noter ce fait, ou toute opposition, au procès-verbal. Il est ainsi plus facile d’éviter qu’un copropriétaire invoque un tel défaut pour contester l’assemblée par la suite, en l’absence de commentaire.
Après les formalités d’ouverture, le conseil d’administration présente les états financiers de l’année terminée et explique généralement les différentes dépenses. Il est important de bien se préparer à expliquer les écarts budgétaires, c’est habituellement là où les copropriétaires s’informent, avec raison. Suite à cette présentation, les copropriétaires adoptent une résolution d’approbation des états financiers. Le conseil d’administration passe ensuite à une consultation sur le budget. Il est important de mentionner encore que le budget ne fait l’objet que d’une consultation et ne doit PAS être approuvé par l’assemblée des copropriétaires, le tout afin d’éviter des blocages dans l’administration de l’immeuble par un groupe de copropriétaires. Le budget est recommandé par le conseil d’administration. Il DOIT aussi prévoir une contribution au fond de prévoyance (Voir la chronique sur le budget).
Après l’adoption du budget, l’assemblée se penche sur les décisions relatives aux modifications aux : « Règlements de l’immeuble » qui se prennent à la majorité simple des voix exprimées. Ces règlements sont habituellement clairement identifiables sous ce titre dans la convention. L’assemblée peut aussi sporadiquement avoir à adopter des projets de travaux affectant les parties communes et qui impliquent des améliorations, transformations ou agrandissements à la copropriété. Elle peut aussi avoir à se pencher sur l’adoption de modifications à la convention de copropriété. Ces dernières décisions se prennent aux trois-quarts (3/4) des voix de tous les copropriétaires. Viens l’élection des membres du conseil d’administration pour la prochaine année. (Voir la convention pour les modalités spécifiques). Ensuite, le nouveau conseil d’administration du syndicat écoute et répond aux diverses questions et préoccupations des copropriétaires. Enfin, le président déclare la levée de l’assemblée des copropriétaires.
Suite à l’assemblée, le procès-verbal est rédigé, les avis de cotisation pour les contributions aux charges communes sont préparés et le tout est transmis aux copropriétaires. Cette communication s’effectue dans les meilleurs délais puisque tout copropriétaire pourrait demander d’annuler une décision de l’assemblée dans les soixante (60) jours de celle-ci. Si quelque doute persiste et que le procès-verbal prévoit la signature de contrats importants, nous suggérons d’attendre ce délai avant de l’octroyer officiellement. Finalement, entre les assemblées générales, si une résolution doit être adoptée par les copropriétaires, il y a toujours possibilité de faire une résolution écrite signée par toutes les personnes habiles à voter représentant la majorité nécessaire. C’est conforme à la loi. La signature peut se faire sur rendez-vous et éviter la convocation de réunions spéciales.
Aux assemblées, l’important est d’être ouvert et transparent. Faites de votre assemblée générale un événement décontracté entre voisins afin de faciliter les communications et la bonne marche des débats; les relations tendues entre les copropriétaires et le syndicat sont souvent la source de beaucoup de frustrations et de coûts importants pour toutes les parties! PAR LOUIS CHARRON, LL.B. MBA