LES RÉGISTRES DU SYNDICAT
Des lecteurs assidus m’ont demandé d’écrire une chronique sur l’organisation matérielle du syndicat. Comme le diable est dans le détail, nous consacrerons deux chroniques à cette question. La présente, au sujet de la tenue des registres du syndicat et la suivante au sujet de la rédaction et de l’adoption des procès-verbaux des réunions. J’en profite pour vous inviter à me faire parvenir des sujets d’articles qui vous intéressent et qui pourraient être d’intérêt pour les autres lecteurs.
Trop de litiges découlent du fait que le syndicat ne conserve pas adéquatement de traces de toutes les décisions prises par son conseil d’administration et par l’assemblée des copropriétaires.
Sous réserve de la convention de copropriété qui doit être consultée et qui peut prévoir certaines particularités, la Loi impose au syndicat l’obligation de tenir certains dossiers de nature administrative. C’est l’obligation de mémoire du syndicat pour sa gestion passée et présente. Comme au fil du temps les ventes successives verront le conseil d’administration complètement remplacé, le Conseil devra se fier à des archives bien tenues pour se référer aux décisions passées. Trop de litiges découlent du fait que le syndicat ne conserve pas adéquatement de traces de toutes les décisions prises par son conseil d’administration et par l’assemblée des copropriétaires. La confirmation de toute décision devrait donc être consignée par écrit au registre de la copropriété afin d’éviter à l’avenir toute situation découlant d’autorisation « verbale » qui aurait été donnée lors de rencontres fortuites, problème observé fréquemment.
Ce registre qui devrait être classé de façon chronologique et comprendre tout acte important dans la vie de la copropriété et qui découle des objets du Syndicat soit : la conservation de l’immeuble, l’entretien et l’administration des parties communes, la sauvegarde des droits afférents à l’immeuble ou à la copropriété ainsi que toutes les opérations d’intérêt commun. Ainsi, les documents importants visant ces objets devraient y être versés. En plus de ce registre chronologique, nous suggérons que certains dossiers chauds au sujet d’une problématique particulière, tel un copropriétaire récalcitrant, un fournisseur ou un projet de réfection fasse l’objet d’un dossier distinct afin de permettre une référence rapide à la documentation nécessaire au traitement ou à la résolution de problèmes ou de litiges, selon le cas.
Le Code civil prévoit que le syndicat tient à la disposition des copropriétaires un registre de la copropriété qui demeure la propriété du syndicat, mais auxquelles les copropriétaires ont accès. Cette accessibilité a pour objectif de promouvoir la gestion transparente du syndicat. Cependant, le droit d’examen des copropriétaires doit être encadré. La consultation doit à notre avis être assujettie à des règles uniformes pour l’ensemble des copropriétaires. Nous recommandons donc qu’un règlement soit adopté dans chaque syndicat afin d’établir les modalités du droit d’accès aux registres, notamment quant à l’acheminement de la demande, aux heures de consultation, au coût d’exercice de ce droit et à d’obtention de copies. La loi ne prévoit pas que la consultation des registres doive se faire gratuitement et un montant raisonnable peut être facturé pour son exercice. Nous recommandons aussi un copropriétaire en défaut de paiement de ses contributions aux charges communes ne puisse avoir accès au registre de l’immeuble.
La tenue des registres du syndicat est cependant assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels et le règlement adopté par le syndicat devrait également prévoir les moyens de protection des informations contenues au registre par le syndicat. En effet, ce dernier doit voir à la protection de la vie privée et à la réputation des copropriétaires pour éviter de s’exposer à des recours en dommages et intérêts. Le syndicat doit donc également voir à la confidentialité des informations qui sont contenues au registre et s’assurer notamment que ces informations ne sont pas divulguées à des tiers sans le consentement du copropriétaire concerné. Une consultation de cette loi est recommandée pour aider à la rédaction du règlement.
UN DROIT D’ACCÈS LIMITÉ
Le droit d’accès aux registres n’est pas illimité. Des jugements ont confirmé le droit des copropriétaires de consulter le registre et d’avoir accès à des documents reliés aux objets du syndicat précédemment mentionné soit par exemple quant à l’entretien de l’immeuble ainsi qu’à des expertises techniques qui auraient été préparées à l’égard de celui-ci. Quant à la documentation comptable, des jugements ont déterminé que l’accès des copropriétaires ne peut s’effectuer sans contrainte. Ces informations ont été jugées comme des outils de gestion de la copropriété et non pas comme des registres de la copropriété au sens de la Loi. À cet égard, les copropriétaires non membres du conseil d’administration n’ont donc accès, annuellement, qu’aux états financiers du syndicat lors de l’assemblée générale des copropriétaires.
LE REGISTRE DES COPROPRIÉTAIRES ET LOCATAIRES
La loi impose également au syndicat de tenir à la disposition des copropriétaires un registre contenant le nom et l’adresse de chaque copropriétaire d’une partie exclusive ainsi que de chaque locataire de celle-ci. La déclaration de copropriété prévoit habituellement l’obligation pour un copropriétaire procédant à la location de son unité de communiquer au syndicat le nom de tout nouveau locataire de celle-ci. Cette liste devrait permettre à chacun des copropriétaires de communiquer avec son voisin dans l’éventualité d’un problème.
Pour leur utilisation personnelle, certaines copropriétés ajoutent également aux noms et adresses correspondant aux numéros d’unité d’autres informations pertinentes tels les numéros de lot, les numéros du ou des stationnements attribués à chaque unité ainsi que le nom de son créancier hypothécaire, le cas échéant. Ces informations seront très utiles au syndicat aux fins de référence et pour préparer les assemblées générales, les feuilles de présence, les bulletins de vote secret.
Le registre doit également contenir l’ensemble des procès-verbaux du syndicat. Dans notre prochaine chronique, nous discuterons de la rédaction de ces procèsverbaux et de leur adoption. PAR LOUIS CHARRON