Acteur et spectateur privilégié des tendances événementielles
Adresse incontournable du tourisme d’affaires à Montréal, le Palais des congrès est aux premières loges pour voir le secteur de l’événementiel évoluer. Visite guidée et coup d’oeil sur les tendances actuelles, alors que l’expérience alimentaire offerte lors d’un événement est devenue des plus importantes.
Les larges corridors du Palais des congrès sont plutôt calmes en ce mardi matin. Les événements en cours ou en préparation y sont pourtant nombreux. Une éolienne s’élevant dans le hall Viger annonce le salon annuel de l’Association canadienne de l’énergie éolienne qui s’y déroule. Dans une salle du cinquième étage, des techniciens placent un millier de chaises bleues en prévision d’une discussion entre Bill Clinton et Jean Chrétien qui aura lieu le lendemain. Dans un coin, une délégation des services secrets américains discute sécurité avec l’équipe du Palais. Une foule de détails et de scénarios doivent être analysés, dans ce lieu de 1,4 million de pieds carrés répartis sur quatre niveaux et comportant de multiples entrées.
«Ce n’est généralement pas avec des étincelles et des confettis qu’on aide les organisateurs d’un événement à se surpasser, mais par notre expérience et notre connaissance approfondie des lieux », fait valoir Élaine Legault, qui dirige l’équipe de production chargée de la gestion des événements au Palais des congrès.
Si le Palais était, par le passé, surtout animé par de très grands événements, comme le Salon de l’auto, on en compte aujourd’hui entre 330 et 350 par année, de tous genres et de toutes tailles. À l’automne, il n’est pas rare que sept ou huit événements s’y déroulent en même temps, peut-on constater en consultant le tableau de planification que Mme Legault trimballe avec elle.
«C’est un privilège d’être au centre-ville et d’être capable d’être aussi flexible, avec nos salles qui peuvent accueillir 3000 personnes, mais qui peuvent aussi être divisées en plus petits espaces », souligne la directrice de la production. Et le Palais des congrès ne se contente pas de louer son espace. «Notre mission est de nous mettre en adéquation avec
les besoins du client», explique Élaine Legault. Aménagement de la salle, logistique complète, sécurité, accueil, nourriture, services de télécommunication et audiovisuel : son équipe accompagne les clients du tout début à la toute fin.
«On fait plus de sur-mesure
que jamais, poursuit-elle. Les gens ne veulent pas qu’on leur envoie un formulaire, ils souhaitent qu’on écoute leurs besoins et qu’on leur dise comment on peut y répondre. »
«On est comme le Pinterest des événements, ajoute la directrice de la production en souriant. On a dans notre coffre à outils une foule d’informations et d’exemples de choses qui ont déjà été faites qui peuvent inspirer les clients. On est là pour faciliter leur travail, les aider à s’approprier l’espace, à l’habiller, à se créer une identité et une ambiance propres. » Le diable étant dans les détails, son équipe a aussi mis en place une panoplie de mesures et services parfois simples, comme des cocardes et des salons VIP réservés aux organisateurs, mais qui ont un impact immense le jour de l’événement. De nouvelles tendances
Évoluant dans le monde de l’événementiel depuis toujours et travaillant au Palais des congrès depuis dix ans, Élaine Legault a aussi vu des tendances s’installer.
«Depuis quelques années, les organisateurs d’événements ont une préoccupation marquée pour le bien-être, fait-elle d’abord valoir. Ils veulent offrir des options de menus plus frais, veillent à ce que les participants soient bien hydratés, veulent plus de lumière naturelle. »
L’importance du réseautage est une autre tendance importante, note-t-elle. «On prévoit des espaces qui le facilitent, comme des tables de réunions communautaires ou des médias-lounges, où on trouve un écran pour brancher un ordinateur et faire une présentation impromptue.» Le Palais a d’ailleurs mis en place une panoplie de technologies — écrans, réseau wi-fi, plateforme de commerce électronique, application mobile — facilitant les échanges 2.0.
Toutefois, selon elle, la tendance la plus notable est l’importance qu’a gagnée le volet alimentaire lors d’un événement. «Il y a vingt ans, la nourriture était secondaire dans un congrès, explique-telle. Aujourd’hui, elle fait partie de l’expérience.»
Et l’édifice coloré est bien équipé pour répondre à ces nouvelles attentes, possédant la plus grande cuisine institutionnelle de Montréal. On y rejoint Simon Devost-Dulude, chef exécutif chez Capital Traiteur, partenaire exclusif du Palais des congrès. Le chef est en train d’étudier quelques petits pots d’épices, fignolant un menu dégustation pour le lendemain.
«Si le volet alimentaire était traité à la toute fin dans la planification d’un événement auparavant, il est maintenant pris en compte dès le début, affirme-t-il. Cette tendance a suivi celle plus globale, au Québec, de l’intérêt grandissant pour notre gastronomie et notre culture culinaire locales. »
Le chef essaie d’ailleurs de la faire découvrir dans ses mets
et menus. «La réputation de Montréal nous précède, on doit
être à la hauteur ! » dit-il, tout en nous tendant une bouchée de pâte à choux garnie à la framboise, que son équipe de pâtissiers vient de préparer. S’il peut recréer un menu de cabane à sucre complet, par exemple, il relève souvent ses plats avec des ingrédients locaux, comme le sirop d’érable, la pomme, la fraise ou la courge.
Démarche de développement durable
«Le Palais des congrès est engagé dans une démarche de développement durable depuis
longtemps », renchérit Élaine Legault. Pour le Palais, l’utilisation et la promotion des produits d’ici font autant partie de cette démarche que l’économie d’énergie, le compost, le jardin urbain et les ruches installés sur le toit de l’édifice, ou encore la redistribution des surplus de nourriture à la Maison du père. L’approche personnalisée que le Palais des congrès offre aux clients ne s’arrête par ailleurs pas aux portes de la cuisine. «Mon menu est un point de départ. S’il convient parfaitement à certains, d’autres s’en serviront comme inspiration», dit Simon Devost-Dulude, s’adaptant et innovant au gré des thèmes, des demandes spéciales, des directives religieuses, des modes de vie et des types de repas désirés. De la boîte à lunch au souper sept services. «Ici, on doit être capables de préparer des oeufs brouillés autant qu’un filet de wapiti»,
dit le jeune chef en rigolant.
Élaine Legault et lui croient tous deux que la mondialisation a beaucoup influencé le monde de l’événementiel. «On n’est plus en compétition seulement avec Boston ou Toronto, mais aussi avec Barcelone et Paris, souligne la directrice de production. Ça nous pousse à regarder ce qui se fait partout dans le monde, à ouvrir nos horizons, à essayer de nouvelles choses. »