CRÉER UN « EFFET WOW » POUR UN CONGRÈS RÉUSSI

Les congrès sont une occasion de se ressourcer, d’apprendre et de réseauter, peu importe notre domaine. Ils sont aussi l’occasion de tisser ou de renforcer des liens professionnels dans le cadre d’activités sociales. Un expert nous donne quelques conseils pour faire de ces activités un succès.

« La base du marketing, c’est quoi le besoin de ton client? Le client étant le participant à l’événement », indique Gilber Paquette, directeur général de Tourisme d’affaires Québec. Cette association, qui a vu le jour en 1981, regroupe 92 % des infrastructures du secteur des congrès et réunions dans la province. Lorsqu’on organise un congrès, il est donc important de tâter le pouls de son public cible afin de bien connaître ses besoins et lui plaire, dit-il. Pour les activités sociales organisées lors d’un congrès, doit-on rester dans la thématique de l’événement et le domaine d’expertise des participants ou plutôt choisir des propositions plus ludiques? « La tendance, c’est vraiment d’aller plus dans le ludique. On veut (sortir les participants) de leur cadre habituel. Le congrès en tant que tel revêt un caractère un peu plus sérieux : c’est vraiment des contenus propres à (son) domaine d’activités. Mais quand vient le temps des cocktails dînatoires, etc., les gens aiment bien qu’on les prenne en charge et qu’on les amène ailleurs. Ce qu’on appelle, nous, ‘‘l’effet wow’’, c’est ce qui est demandé de la part des participants. Ils veulent vivre une expérience. Ce qui n’était pas le cas avant la pandémie ou du moins, moins le cas », répond M. Paquette.

Exemples et défi majeur

Les activités de team building ou « voyages de motivation » en pleine nature, comme des expéditions en canot, sont notamment populaires, note l’intervenant. À noter que celles-ci se destinent davantage à des petits groupes d’environ 25 personnes. On peut aussi intégrer des pauses bien-être à son événement. Sur son blogue, Tourisme d’affaires Québec mentionne que « des activités telles que le yoga, la méditation, les séances d’entraînement, les massages, la nutrition saine et les espaces de détente sont de plus en plus fréquentes ». Les organisateurs ont également la possibilité de miser sur les spécificités de la région où se déroule l’événement, comme des visites guidées de sites culturels ou historiques ou des dégustations de spécialités locales, note l’association. Attirer des participants à son événement est présentement un défi majeur, il faut donc miser sur des propositions attrayantes pour mousser l’achalandage. « L’effet wow » s’applique tout autant aux activités sociales qu’aux ateliers et conférences du congrès, précise M. Paquette.

Coup de pouce

Pour que notre événement soit un succès, des experts sont là pour nous aider. Plusieurs organisateurs de congrès souhaitent obtenir « un concept clés en main, parce qu’ils ont besoin d’un regard neuf sur leur événement ». Gilber Paquette leur conseille de faire affaire avec une agence événementielle : « ce sont des gens qui ne font que ça dans la vie : organiser des événements. Ils sont à l’affût de ce qui se passe ». Les responsables auront également avantage à fréquenter des salons qui regroupent des fournisseurs en événementiel. « Le succès de l’événement passe beaucoup par les fournisseurs », conclut-il.