Une en­tre­prise peut sous-trai­ter la ges­tion de la paie, mais en conserve la res­pon­sa­bi­li­té

Les Affaires - - Actualités - Jean-Fran­çois Venne re­dac­tion­le­saf­[email protected]

L’en­tre­prise est tou­jours lé­ga­le­ment res­pon­sable de tout ce qui en­toure la paie de ses em­ployés. Cé­der la ges­tion du ser­vice de paie à un tiers n’y change rien. Et l’ou­blier peut coû­ter très cher.

Le 29 mai 2002, lors­qu’ils re­çoivent un re­le­vé de compte du vé­ri­fi­ca­teur au mon­tant de 410573,61$, as­sor­ti de pé­na­li­tés de 36127,72$ et de 5 668$ en in­té­rêts, les di­ri­geants de LKQ Pin­tendre Au­tos tombent des nues. L’Agence du re­ve­nu du Ca­na­da (ARC) sou­tient qu’au­cune co­ti­sa­tion liée aux dé­duc­tions à la source sur les sa­laires des em­ployés de Pin­tendre Au­tos ne lui a été ver­sée entre le 31 dé­cembre 2001 et le 16 mai 2002.

L’en­tre­prise avait cé­dé la ges­tion de son ser­vice de paie à un sous-trai­tant le 23 no­vembre 2001. Elle ap­prend avec stu­peur que ce­lui-ci n’a pas res­pec­té sa part du contrat. Elle en­voyait pour­tant chaque se­maine à Pin­tendre Au­tos une co­pie du chèque sup­po­sé­ment ver­sé au gou­ver­ne­ment en son nom.

Per­sonne chez Pin­tendre Au­tos ne sa­vait que les co­ti­sa­tions n’étaient pas ver­sées. Ses di­ri­geants croyaient que la res­pon­sa­bi­li­té de la PME n’était pas en­ga­gée et que le gou­ver­ne­ment de­vait plu­tôt pour­suivre le sous-trai­tant.

Er­reur! « L’em­ployeur reste tou­jours so­li­dai­re­ment res­pon­sable du ver­se­ment des re­te­nues à la source et de toute autre somme liée à la paie », ex­plique Ma­ry-Pier Mar­che­terre, avo­cate et as­so­ciée au ca­bi­net Gow­lings.

« En cas de pro­blème, l’au­to­ri­té fis­cale pour­sui­vra les deux par­ties et pren­dra l’ar­gent là où il se trouve. Si le sous-trai­tant a fait faillite, par exemple, l’em­ployeur de­vra payer en en­tier. Et il au­ra bien du mal à ré­cu­pé­rer son ar­gent au­près de son an­cien sous-trai­tant », ajoute-t-elle.

En mai 2003, la Cour ca­na­dienne de l’im­pôt a ain­si re­je­té la de­mande de Pin­tendre Au­tos qui vou­lait op­po­ser une fin de non-re­ce­voir à l’avis de co­ti­sa­tion de l’ARC, au mo­tif que l’er­reur ne ve­nait pas de lui, mais du sous-trai­tant.

Vé­ri­fier trois fois plu­tôt qu’une

Cette réa­li­té rend en­core plus dé­li­cat le choix d’une en­tre­prise de ges­tion du ser­vice de paie. Mme Mar­che­terre conseille de bien s’in­for­mer au­près d’autres en­tre­prises de notre do­maine. Quelle est la ré­pu­ta­tion du sous-trai­tant qu’on en­vi­sage de choi­sir? A-t-il fait l’ob­jet de plaintes? De­puis com­bien de temps offre-t-il ce ser­vice? Quels spé­cia­listes y tra­vaillent? Des comp­tables? Des ju­ristes? Des fis­ca­listes? Con­fie-t-il cer­taines tâches à des sous-trai­tants?

Il faut aus­si s’as­su­rer que l’en­tre­prise a l’ha­bi­tude d’oeu­vrer au Qué­bec. En ef­fet, le Qué­bec compte une tren­taine de rè­gle­ments qui lui sont spé­ci­fiques. Une grande en­tre­prise so­lide au Ca­na­da, mais peu rom­pue aux sub­ti­li­tés qué­bé­coises, pour­rait faire un faux pas. Il ar­rive aus­si que ce type d’en­tre­prise sous-traite ses clients qué­bé­cois à une en­tre­prise d’ici. Il est bon de le sa­voir et de vé­ri­fier la so­li­di­té et le sa­voir-faire de ce sous-trai­tant.

Mais le plus im­por­tant, se­lon Mme Mar­che­terre, est de s’as­su­rer de la via­bi­li­té fi­nan­cière du ser­vice de ges­tion de la paie.

« En règle gé­né­rale, l’em­ployeur verse une somme glo­bale au sous-trai­tant, qui la place dans un compte en fi­déi­com­mis, ex­plique-t-elle. C’est le sous-trai­tant qui di­vise la somme en fonc­tion du nombre d’em­ployés et verse les co­ti­sa­tions ap­pro­priées. Mais s’il n’ar­rive plus à payer son loyer, peut-être pi­ge­ra-t-il dans les fonds de l’em­ployeur. Les ver­se­ments au fisc risquent alors de ne pas être ef­fec­tués à temps. »

L’em­ployeur a donc tout in­té­rêt à bien éplu­cher les états fi­nan­ciers de ceux qui pro­posent de gé­rer son ser­vice de paie. Il doit aus­si vé­ri­fier où va l’ar­gent qu’il verse au sous-trai­tant avant d’être re­mis au gou­ver­ne­ment, et de quelle fa­çon cet ar­gent est gé­ré.

Au bout du compte, même si tout ap­pa­raît conforme et fiable, les contrôles ser­rés et fré­quents sont es­sen­tiels. C’est à l’em­ployeur de s’as­su­rer que tous les ver­se­ments sont faits et bien faits. En fin de compte, un sui­vi plus ri­gou­reux peut évi­ter bien des tra­cas! Un nombre gran­dis­sant d’en­tre­prises confient la ges­tion de leur ser­vice de paie à l’ex­terne. Même les plus pe­tites s’y mettent! Qu’est-ce qui rend ces ser­vices si at­trayants?

« De­puis quelques an­nées, les en­tre­prises constatent que les coûts de non-confor­mi­té sur le plan de la paie dé­passent lar­ge­ment ce qu’elles épar­gne­raient en n’étant pas conformes », dit Mar­tha Kit­tel, as­so­ciée, ser­vices fis­caux au sein du bu­reau de Mon­tréal de PwC.

Le fait que nombre de grandes en­tre­prises comptent des em­ployés à l’in­ter­na­tio­nal et des tra­vailleurs étran­gers au Ca­na­da com­plexi­fie la ges­tion de la paie et des mul­tiples rè­gle­ments qui y sont as­so­ciés, ajoute-t-elle.

De plus, les em­ployés veulent ac­cé­der à leurs don­nées en tout temps à par­tir de leur ta­blette ou de leur té­lé­phone, ce qui en­gendre des be­soins en ma­tière de sé­cu­ri­té des don­nées. Sans par­ler de la né­ces­si­té de suivre l’évo­lu­tion ra­pide des ou­tils tech­no­lo­giques dans le do­maine.

La de­mande est donc plus forte pour de grands ac­teurs ca­na­diens comme ADP et CGI ou les ca­bi­nets comp­tables comme PwC, ain­si que pour des ins­ti­tu­tions comme Des­jar­dins.

« Il y a cinq ans, moins du quart des en­tre­prises qué­bé­coises fai­saient af­faire avec des four­nis­seurs ex­ternes pour la paie, sou­tient Mi­chel Pré­fon­taine, vice-pré­sident, ser­vices spé­cia­li­sés, chez Des­jar­dins. Au­jourd’hui, près de 28% des en­tre­prises ont re­cours à des trai­teurs de paie comme nous, ADP ou Ce­ri­dian. »

Pour Des­jar­dins, ce­la s’est tra­duit par une aug­men­ta­tion de 37% sur cinq ans, soit en­vi­ron 3000 clients de plus par an­née. « Les en­tre­prises veulent se concen­trer sur le coeur de leur mé­tier et laissent des spé­cia­listes s’oc­cu­per de la paie », pré­cise M. Pré­fon­taine. — JEAN-FRAN­ÇOIS VENNE

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