Com­ment li­mi­ter le taux d’ab­sen­téisme

S’il y a un cau­che­mar qui hante tout or­ga­ni­sa­teur d’évé­ne­ment, c’est bien le taux d’ab­sen­téisme. Dans le jar­gon de l’in­dus­trie de l’évé­ne­ment, c’est ce que tout le monde ap­pelle les « no-shows ».

Les Affaires - - Réunions Et Congrès - Clau­dine Hé­bert re­dac­tion­le­saf­faires@tc.tc

À moins d’être un or­ga­ni­sa­teur ex­cep­tion­nel, la moyenne d’ab­sence au bâ­ton est de 5 % à 10 % par évé­ne­ment, main­tiennent la plu­part des ex­perts contac­tés pour ce dos­sier. Ce taux va­rie gé­né­ra­le­ment se­lon l’ac­tua­li­té et la mé­téo. « Mais at­ten­tion! Cette moyenne peut ai­sé­ment grim­per à 30 %, voire 40 % si l’évé­ne­ment est gra­tuit », sou­ligne Béa­trice Ja­vau­din, fon­da­trice de Clien­tis, une agence qui fait no­tam­ment de la com­mer­cia­li­sa­tion et du sup­port évé­ne­men­tiel.

Ris­quée, la gra­tui­té ?

« C’est un risque avec le­quel il faut com­po­ser », ad­met Diane Tou­chette, con­seillère, Évé­ne­ments et dé­ve­lop­pe­ment des af­faires pour la firme d’avo­cats La­ve­ry. Le ca­bi­net or­ga­nise ré­gu­liè­re­ment des évé­ne­ments pour in­for­mer ses clients sur des su­jets con­cer­nant le monde des af­faires et le mi­lieu ju­ri­dique. Ces pré­sen­ta­tions, of­fertes gra­tui­te­ment, ob­tiennent fré­quem­ment plus de 90 % de taux de pré­sence. Ce­pen­dant, il y a cer- taines ren­contres où le pour­cen­tage d’ab­sences peut mon­ter à près de 30 %. « Lorsque nous or­ga­ni­sons des évé­ne­ments où nous in­vi­tons des membres de la haute di­rec­tion en en­tre­prise, il est nor­mal de voir aug­men­ter le pour­cen­tage de no-shows. Il y a un plus grand risque que ces gens soient re­te­nus pour ré­gler d’autres dos­siers prio­ri­taires sur­ve­nus ce jour-là. C’est mal­heu­reux, mais on s’y at­tend », ajoute Mme Tou­chette qui fait ce mé­tier de­puis plus de 25 ans.

À l’agence Bi­com, l’équipe a jus­te­ment éta­bli des stra­té­gies se­lon que l’évé­ne­ment est payant ou non. « Si un coût est de­man­dé aux par­ti­ci­pants, nous conseillons d’in­vi­ter de 25 % à 35 % de plus que le nombre de convives sou­hai­tés, dit Noé­mie La­cha­pelle. Dans le cas d’une ac­ti­vi­té gra­tuite, cette pro­por­tion grimpe à 50 %. »

L’en­vers de la mé­daille de la gra­tui­té

La gra­tui­té d’un évé­ne­ment peut avoir éga­le­ment des consé­quences po­si­tives, se­lon le type d’évé­ne­ment, constate Amé­lie Dionne, pré­si­dente d’Évé­ne­ments VIP. Il y a deux ans, cette pla­ni­fi­ca­trice a re­com­man­dé aux or­ga­ni­sa­teurs du Sa­lon de l’ha­bi­ta­tion, pré­sen­té à Rivière-duLoup, d’exi­ger des frais d’en­trée. « Cette foire qui avait tou­jours été gra­tuite a vu son nombre de vi­si­teurs chu­ter de 15 %. D’un autre cô­té, les ex­po­sants ont no­té que les vi­si­teurs pré­sents étaient beau­coup plus mo­ti­vés. Cette stra­té­gie a eu pour ef­fet d’éli­mi­ner des vi­si­teurs qui ne par­cou­raient les al­lées du sa­lon qu’en quête de cou­pons et de ti­rages. Du coup, l’or­ga­ni­sa­teur a vu le taux de ré­ten­tion des ex­po­sants aug­men­ter à plus de 80 % », ra­conte Mme Dionne.

À l’op­po­sé, d’autres évé­ne­ments vont per­ce­voir la gra­tui­té comme un le­vier. Mme Dionne

cite le Fes­ti­val coun­try Saint-An­to­nin, dans le Bas-Saint-Laurent. De­puis deux ans, l’en­trée est gra­tuite. Le nombre de vi­si­teurs est pas­sé de 29000 à plus de 35000, sou­lève cette pla­ni­fi­ca­trice. « Ce­la est pas mal pour une mu­ni­ci­pa­li­té qui compte une po­pu­la­tion de moins de 5000 ha­bi­tants. » La clé, c’est le sui­vi Le sui­vi au­près des convives fait gé­né­ra­le­ment toute la dif­fé­rence, en­chaîne Mé­lis­sa La­pier­reG­ra­no, di­rec­trice des com­mu­ni­ca­tions et du mar­ke­ting nu­mé­rique à l’agence mont­réa­laise Mas­sey-For­get. Cette en­tre­prise compte plus de 350 évé­ne­ments de pe­tite et grande en­ver­gure à son ac­tif de­puis sa fon­da­tion, il y a 35 ans. « Nous nous as­su­re­rons d’ef­fec­tuer des re­lances cour­riel et té­lé­pho­niques avant l’évé­ne­ment. Cet exer­cice nous per­met d’être bien à jour dans nos sui­vis et de dis­cu­ter di­rec­te­ment avec les in­vi­tés. La per­son­na­li­sa­tion des mé­thodes de­meure tou­te­fois la clé », in­siste-t-elle. Elle pré­cise que les in­vi­tés conviés par l’agence ont gé­né­ra­le­ment l’ha­bi­tude d’avi­ser s’ils ont un em­pê­che­ment de der­nière mi­nute.

« Tout re­pose, en ef­fet, sur la re­la­tion de confiance qui s’est éta­blie au fil des an­nées entre la per­sonne qui in­vite et les in­vi­tés. Les par­ti­ci­pants savent ain­si qu’ils vi­vront une ex­pé­rience unique », in­dique pour sa part Ma­rie Mor­neau, de Ma­rie Mor­neau Com­mu­ni­ca­tions. En plus de 30 ans de car­rière, cette ex­perte en re­la­tions pu­bliques a ra­re­ment eu à faire face à des « no­shows » lors des évé­ne­ments qu’elle a gé­rés. Res­pon­sa­bi­li­sez vos in­vi­tés No­tez, tient à pré­ci­ser Ka­tia Dahan de Concept Duo, que ce n’est pas parce que tous les billets d’un banquet phi­lan­thro­pique sont ven­dus que l’af­faire est dans le sac. Pour évi­ter toute mau­vaise sur­prise, cette pla­ni­fi­ca­trice a pris l’ha­bi­tude de com­mu­ni­quer sys­té­ma­ti­que­ment avec tous les do­na­teurs pour ob­te­nir les noms de leurs convives au­tour d’une même table. « On a dé­jà vu des tables payées 10000 $ pour de grands ga­las, dont plus de la moi­tié des chaises étaient vides. C’est moche pour l’am­biance », sou­ligne Mme Dahan. Gé­né­ra­le­ment, ajoute-t-elle, les gens qui ont été contac­tés se­ront pré­sents à 99 %.

Ka­tia Dahan sug­gère éga­le­ment aux or­ga­ni­sa­teurs de congrès, de for­ma­tion, de col­loques et d’autres évé­ne­ments qui né­ces­sitent des ré­ser­va­tions de chambres d’hô­tel d’in­clure une date bu­toir d’ins­crip­tion avec une de­mande de nu­mé­ro de carte de cré­dit. « J’ai un client qui, avant de faire ap­pel à nos ser­vices, su­bis­sait au moins 20000 $ US de frais pour cou­vrir des ins­crip­tions de par­ti­ci­pants qui ne s’étaient fi­na­le­ment pas pré­sen­tés. En exi­geant un nu­mé­ro de carte de cré­dit, ce­la aide à res­pon­sa­bi­li­ser les dé­lé­gués », dit-elle.

In­ter­na­tio­nal : n’ou­bliez pas les vi­sas

Il ar­rive que les « no-shows » re­lèvent d’un dé­tail pu­re­ment ad­mi­nis­tra­tif aux fron­tières du pays. Pierre Bol­duc, di­rec­teur du dé­ve­lop­pe­ment des af­faires chez Con­fé­rium, peut en té­moi­gner. Cette agence aide à la pla­ni­fi­ca­tion d’une quin­zaine de congrès scien­ti­fiques in­ter­na­tio­naux par an­née. Par consé­quent, plu­sieurs dé­lé­gués et confé­ren­ciers peuvent pro­ve­nir de pays pour les­quels le Ca­na­da exige un vi­sa tem­po­raire de vi­si­teur. C’est le cas no­tam­ment pour la Chine et la Rus­sie.

« Pour chaque congrès que nous gé­rons, nous en­voyons une lettre à l’at­ten­tion d’Im­mi­gra­tion Ca­na­da au moins un an avant la te­nue de l’évé­ne­ment pour les in­for­mer de l’évé­ne­ment à ve­nir. Il faut leur de­man­der un code d’évé­ne­ment et leur faire ap­prou­ver la lettre type qui se­ra en­suite en­voyée aux dé­lé­gués qui fe­ront leur de­mande. Une co­pie de la lettre d’in­vi­ta- tion mo­dèle adres­sée aux dé­lé­gués et aux confé­ren­ciers est éga­le­ment en­voyée aux am­bas­sades ca­na­diennes des pays con­cer­nés afin de fa­ci­li­ter les de­mandes de vi­sas », in­dique M. Bol­duc. S’ajoute éga­le­ment un sui­vi d’ac­com­pa­gne­ment pour s’as­su­rer que les in­vi­tés en­tament les dé­marches en temps. On re­com­mande d’en­ta­mer les dé­marches de trois à six mois avant l’évé­ne­ment.

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« J’ai un client qui, avant de faire ap­pel à nos ser­vices, su­bis­sait au moins 20 000 $ US de frais pour cou­vrir des ins­crip­tions de par­ti­ci­pants qui ne s’étaient fi­na­le­ment pas pré­sen­tés. En exi­geant un nu­mé­ro de carte de cré­dit, ce­la aide à res­pon­sa­bi­li­ser les dé­lé­gués. » – Ka­tia Dahan, pré­si­dente fon­da­trice de Concept Duo

Si un coût est de­man­dé aux par­ti­ci­pants, Noé­mie La­cha­pelle, de l’agence Bi­com, conseille d’in­vi­ter de 25 % à 35 % de plus que le nombre de convives sou­hai­tés. Dans le cas d’une ac­ti­vi­té gra­tuite, cette pro­por­tion nombre grimpe à 50 %.

Il ar­rive que les « no-shows » re­lèvent d’un dé­tail pu­re­ment ad­mi­nis­tra­tif aux fron­tières du pays. Plu­sieurs dé­lé­gués et confé­ren­ciers peuvent pro­ve­nir de pays pour les­quels le Ca­na­da exige un vi­sa tem­po­raire de vi­si­teur.

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