En­re­gis­trer l’his­toire mu­ni­ci­pale

JO­HAN­NA PELLUS

Les Nouvelles Saint-Laurent - - LA UNE - Jo­han­na.pellus@tc.tc Syl­viane Lus­sier Mat­thew Ala­pi

AR­CHIVES. Loin d’être en­tou­rés de pa­piers an­ciens, les ar­chi­vistes de Saint-Laurent se chargent dé­sor­mais prin­ci­pa­le­ment de la ges­tion élec­tro­nique des do­cu­ments. À l’oc­ca­sion de la Jour­née in­ter­na­tio­nale des ar­chives, le 9 juin, et du 125e an­ni­ver­saire de Ville de Saint-Laurent, ils ont ou­vert leurs portes aux

«Notre rôle a beau­coup évo­lué au fil des an­nées», ex­plique l’ana­lyste en ges­tion in­té­grée des do­cu­ments, Jo­sée Che­vrier, qui tra­vaille avec une équipe de quatre per­sonnes au sein de la di­vi­sion des res­sources in­for­ma­tion­nelles et de la ges­tion in­té­grée des do­cu­ments (DRIGID).

Ins­tal­lés dans un bu­reau lu­mi­neux de la mai­rie, les ar­chi­vistes tra­vaillent de­puis 2016 à la mise en place du lo­gi­ciel Loupe, le sur­nom de l’ou­til de ges­tion in­té­grée de l’in­for­ma­tion Ul­ti­ma à l’ar­ron­dis­se­ment.

«Cer­tains ser­vices mettent l’ac­cent sur la nu­mé­ri­sa­tion. Nous avons dé­ci­dé de nous oc­cu­per de la ges­tion en amont, car tout est pro­duit élec­tro­ni­que­ment au­jourd’hui», ex­plique Mme Che­vrier, en poste de­puis 23 ans.

Le rôle de la DRIGID est de conser­ver les ar­chives qui dé­coulent de l’ac­ti­vi­té mu­ni­ci­pale prin­ci­pa­le­ment. Les do­cu­ments pro­duits par les dif­fé­rents ser­vices de l’ar­ron­dis­se­ment sont donc im­mé­dia­te­ment sto­ckés dans le lo­gi­ciel dès leur créa­tion.

«Nous pou­vons aus­si gé­rer la sé­cu­ri­té, c’es­tà-dire qui a ac­cès à quel dos­sier, ain­si que ga­ran­tir l’in­té­gri­té des do­cu­ments», pré­cise l’ana­lyste, dont l’équipe doit faire beau­coup de sou­tien aux usa­gers de ce nou­vel ou­til au sein de l’ad­mi­nis­tra­tion lau­ren­tienne.

En fonc­tion du ca­len­drier de conser­va­tion, les pièces peuvent être ac­tives, se­mi-ac­tives ou dé­truites. Moins de 20 % sont gar­dées de ma­nière per­ma­nente. Il s’agit no­tam­ment des cartes et plans, des ré­so­lu­tions et rè­gle­ments mu­ni­ci­paux, des in­ven­taires d’aque­ducs et de ré­seaux.

«Dans un contexte ad­mi­nis­tra­tif, ces in­for­ma­tions sont des ou­tils de prise de dé­ci­sion et d’ap­pui aux ac­ti­vi­tés cou­rantes, sou­ligne Mme Che­vrier. À plus long terme, la conser­va­tion de cer­tains do­cu­ments consti­tue notre mé­moire ins­ti­tu­tion­nelle.»

EX­POR­TER L’EX­PER­TISE

La ges­tion nu­mé­rique des ar­chives s’ex­porte, no­tam­ment dans le cadre du pro­jet d’in­for­ma­ti­sa­tion du re­gistre fon­cier en Haï­ti, au­quel par­ti­cipe l’ar­chi­viste de Saint-Laurent.

«Nous sommes une di­zaine de Mon­tréal mo­bi­li­sés et tra­vaillons de­puis la Di­rec­tion gé­né­rale des im­pôts en Haï­ti pour res­tau­rer, sé­cu­ri­ser, nu­mé­ri­ser et in­dexé le re­gistre fon­cier», ex­plique Mme Che­vrier, qui se­ra sur place ce mois-ci.

En col­la­bo­ra­tion avec le gou­ver­ne­ment haï­tien, la Fé­dé­ra­tion ca­na­dienne des mu­ni­ci­pa­li­tés et la Ville de Mon­tréal cha­peautent ce pro­jet, qui per­met­tra à terme l’en­re­gis­tre­ment des actes no­ta­riés di­rec­te­ment dans le nou­veau re­gistre in­for­ma­ti­sé.

La loi exige en­core la re­trans­crip­tion à la main des actes de pro­prié­tés pour qu’ils soient re­con­nus lé­ga­le­ment dans ce pays des Ca­raïbes, une mé­thode ju­gée fas­ti­dieuse. Le pro­jet, fi­nan­cé par Af­faires mon­diales Ca­na­da à hau­teur de 9 M$, se pour­suit jus­qu’en 2020.

CONSER­VER L’AN­CIEN

Si l’heure est à la nu­mé­ri­sa­tion, no­tam­ment des mi­cro­formes, dont l’ar­ron­dis­se­ment pos­sède quelque 1 000 bo­bines, les do­cu­ments les plus si­gni­fi­ca­tifs sont bien en­ten­du conser­vés dans la «voute».

«Au-de­là des ar­chives qui dé­coulent de l’ac­ti­vi­té mu­ni­ci­pale, nous conser­vons des pho­tos de fa­mille qui illus­trent le ter­ri­toire lau­ren­tien, de vieux an­nuaires de Saint-Laurent et le bot­tin des Pères Sainte-Croix par exemple», in­dique Mme Che­vrier.

Par­mi les do­cu­ments da­tant des dé­buts de Ville Saint-Laurent, une re­quête de ci­toyens ac­com­pa­gnée d’une pé­ti­tion ré­cla­mait en 1896 l’ins­tal­la­tion de conduites d’égout et d’aque­duc. Le plus vieux est un pro­cès-ver­bal, da­tant de

1788, mais dis­po­nible seule­ment sur mi­cro­film. «Lorsque nous avons fait un grand clas­se­ment de nos ar­chives, nous avons dé­cou­vert de beaux écrits ma­nus­crits et des rè­gle­ments un peu spé­ciaux sur la lar­geur des trot­toirs ou l’in­ter­dic­tion de cra­cher dans la rue, mais sur­tout des di­zaines de boîtes de pho­to­gra­phies, se sou­vient le com­mis en ges­tion do­cu­men­taire, Yves Dro­let, em­ployé de­puis 30 ans. Il y avait de tout: parcs, rues, mai­sons. Beau­coup étaient prises par la po­lice.»

L’ar­ron­dis­se­ment pré­serve ain­si en­vi­ron

65 000 dos­siers pa­pier et élec­tro­niques de l’ar­ron­dis­se­ment de Saint-Laurent, 35 000 de l’an­cienne ville ain­si que quelques mil­liers de la pa­roisse.

L’ar­chi­viste Jo­sée Che­vrier pré­sente le livre des ar­moi­ries de Saint-Laurent, réa­li­sé dans les an­nées 1950 par l’Ins­ti­tut gé­néa­lo­gique Drouin.

Ce jour­nal da­tant de 1903-1907 ser­vait à la per­cep­tion des taxes.

(Pho­tos: Mé­tro Mé­dia – Isa­belle Ber­ge­ron)

Dans les pho­tos conser­vés à l’ar­ron­dis­se­ment, on dé­couvre no­tam­ment un cli­ché de tra­vailleurs dans une car­rière de pierre, si­tuée près de l’ac­tuel Vil­lage Mont­pel­lier.

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