El futuro de la gestión inteligente de documentos
La proyección de estas herramientas apunta al desarrollo de soluciones integradas. Un avance muy importante, puesto que permitirá procesar la información y obtener datos estadísticos que servirán para la toma de decisiones de la organización.
La automatización inteligente de procesos constituye un aporte fundamental para perfeccionar la administración de las organizaciones. En ese contexto una de las herramientas más relevantes es la gestión de documentos que se realiza a través de soluciones desarrolladas sobre la base de software, ya que permiten cubrir el ciclo de vida completo de cualquier papel desde su emisión hasta su almacenamiento. Un avance clave que promete seguir facilitando la vida a todas las empresas. El director de la carrera de ingeniería en telecomunicaciones de la Universidad Andrés Bello, David Ruete, explica que estas innova- ciones permiten tratar, conservar, publicar y trabajar documentos electrónicos, escaneados o digitales. Según detalla, generalmente se conoce a este proceso como gestión documental, pero también es posible encontrar su definición como gestión de contenido de la empresa (Enterprise Content Management), pues las organizaciones manejan un amplio tipo de activos digitales que no sólo corresponden a papeles, sino que también a imágenes, videos y planos, entre otro relevante material.
Protección de datos
El profesional destaca que estas aplicaciones respaldan datos claves de la organización, pero no los resguardan. Por ello, advierte que deben tener como complemento un sistema de gestión de la seguridad de la información que entrega las mejores prácticas a seguir para que los datos almacenados que circulan dentro de la empresa no se pierdan ni tampoco sean vulnerados por terceros. “El futuro de estas herramientas apunta al desarrollo de soluciones integradas entre gestión documental, gestión del conocimiento, gestión de la seguridad de la información y la analítica de la información. Este último punto será muy importante, ya que permitirá procesar la información y obtener datos estadísticos que servirán para la toma de decisiones de la organización”, proyecta el experto.