如何做好互联网时代的医院档案管理/罗克

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医院档案是医院历史的记载和医院文化的传承,为医院文化建设提供服务,为医院管理和发展提供第一手资料。目前,在互联网+时代,医院档案管理工作还存在管理制度、管理方法不完善等诸多问题,所以,全面掌握现代医院档案的发展现状,找出解决对策,使医院档案管理工作能够更好地为医院的医疗,教学,科研提供服务。

医院档案是医院在工作活动中形成的文件、图表、录音、录像、照片等各种类型的文书、影音资料以及医院、科室、个人获得的证书、奖杯、奖章等实物资料。医院档案是医院历史的记载和医院文化的传承,为医院文化建设提供服务,为医院管理和发展提供第一手资料。医院档案是医院的宝贵财富,应该妥善整理和保存。作为综合性医院的档案管理者,在互联网 + 时代,应该顺应时代的发展,全面掌握信息技术,充分利用互联网,找到适合医院档案发展的途径,促使医院档案为医院发展提供有力支撑。现就医院档案管理的现状及存在问题的解决办法进行如下讨论。

一、现状及存在的问题

1.收集档案信息的意识不强。在医院,医疗工作被视为医院的头等大事,而档案资料管理由于不能产生直接的经济效益,往往被院领导以及医务人员忽视,出现各临床及职能科室档案归档较差的现象。

2.没有形成档案统一管理的 格局。目前,绝大多数医院的档案管理都是分散管理模式,造成了不必要的人力、物力的浪费,同时也会造成档案资料的连续性和完整性较差,不利于院史及科史的回顾和建立。

3.档案相关专业知识薄弱。各部门(科室)对该部门(科室)的档案资料的归档内容和归档时间认识不清晰。造成了档案收集的完整性、连续性,时效性较差。

4.硬件设施投入不足。档案室面积狭小,不符合档案保管的标准。专业档案管理人员不足,不能及时完成日常的档案管理工作。另外档案管理的设备陈旧,管理技术落后也同样制约档案的发展。近年来,随着互联网及计算机技术的发展,为档案的电子信息化提供了有力条件,但是相应的计算机设备及复印机、扫描仪等资源不足的现象也普遍存在。

5.档案资料的利用率较低。目前医院档案资料中利用较好的是个人的科研业绩和文书档案,对其他类型的档案资料利用率较差,造 成有些档案资料止步于贮存而没有得到较好的开发利用,这也影响了部门(科室)收集档案的积极性。

6.电子版档案比例较少及档案的电子化率较低。目前医院档案的电子化率低,电子版的档案比较少,不利于档案的管理和统一。

二、解决对策

1.组建档案管理领导小组。由院领导担任组长,各机关和临床科室主任主抓,科室设置专职或兼职档案管理员,档案室管理人员要主动对科室档案管理员进行指导、监督和管理,最好将档案管理纳入目标考核,设立相应的奖惩制度。

2.对档案进行统一管理。严格按照《医院档案管理条例》对医院的各种档案资料进行统一管理。

3.加强档案管理人员的培训。档案室工作人员负责对各部门(科室)的专职和兼职档案管理员进行定期档案相关知识培训,提升档案管理员的业务素质,使他们更加热爱自己的工作,达到档案收集的规范性、完整性和及时性。

4.提升档案室的硬件设施,包括增加库房和档案管理人员,对档案资料进行数字化建设。在互联网+ 时代,应该科学地有计划地分批次地将医院的各种档案资料数字化(扫描,拍照等方法)网络化,方便档案的保存和利用。在收集文书档案资料时,如果有电子版一定要同时收集。

5.强化服务意识主动提供服务,档案工作的最终目的是为了满足使用者对档案的利用,因此,档案工作者应强化服务理念,为使用者提供更加主动、优质的服务。

6.健全管理制度规范业务流程,首先从整体上加强档案室的制度建设,切实发挥院档案室对全院不同部门档案工作在业务上的指导作用,对档案人员施行分散管理统一考核。其次是加强档案人员队伍建设,不断补充精兵强将加入档案队伍,采取有效措施激励他们及时、主动、认真收集不同门类的档案材料,为医院档案工作规范化、科学化打好基础。

7.电子档案数量在互联网 +时代,在收集档案时要尽量做到电子档案和纸质版档案同时收集;并有计划地把原有的纸质版档案电子化,网格化,同时将所有档案都录入到电脑,要做到全文检索和语义检索。

三、医院需要归档的档案种类

按内容分,主要有三大类: 1.文书档案,各职能科室在领导和行政管理活动中形成的档案材料。如党群行政类档案(院办、人事科、科教部、物价办、医保办、外事办党办、纪检监察办、工会审 计科法律事务办、后勤服务部)。

2.科技档案由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而形成的档案材料。如科研档案、基建档案等(科教部、基建科、个人科研论文、课题)。

3.专门档案指在某些专门业务工作中形成的档案材料。如财会类档案(财务部),设备类档案(采购部),医疗类档案(医务部护理部),声像类档案(院办、研办、多功能厅、各临床科室),实物类档案(院办、防火办部分),教学类档案(研办部分)。

四、医院主要档案归档时间

1.医院各党务及行政职能部门和能按年度归档的部门,应在次年 3月底前归档。

2.医院教学部门的教学类管理性的文件材料(纸质档案)于次年 3月末前归档。

3.医院各科研、基建等部门,应在项目完成后2个月内归档。

4.医院的大型仪器设备在开箱验收后及时归档。

5.医院人员的论文、论著、课题合同及获奖证书应在发表、获得后1个月内归档。

6.当年的财务档案,在会计年度终了后,由财务部门保管1年,期满之后,由财务部门编制案卷目录一式3份,财务部门留存1 份;其余 2份连同财务档案一并于次年5月底前全部交档案馆保管。

五、档案管理实施流程(PDCA)

1.Plan :在主管领导指导下, 档案室负责制定档案规章制度,明确档案收录范围及档案收集、分类规范,明确各类档案文件的归档截止日期。

2.Do :科室设立的兼职档案管理员负责将本科室的档案资料收集齐全,按照规定标准将档案文件分类、整理并在规定时间内,上交到档案室统一管理。

3.Check :档案室的档案员监督各科室上报档案资料情况,对档案资料规范性、完整性及上报的及时性进行检查,并做好相关统计工作,定期上报档案工作情况。定期对各科室档案管理员进行相关知识培训。

4.Action :建立责任负责制度。以科室为单位,科室主任负责制,对档案收集整理不合格及不及时的科室加强督促,对档案工作处理较好的科室进行嘉奖。

综上所述,档案管理在医院发展中起到重要作用,是医院发展的无形动力。因此,分析医院档案管理中存在的问题,找到科学合理的解决方法,是目前档案管理亟待解决的问题。

通过组建档案管理小组,实行档案的统一集中管理、加强档案信息化建设、积极拓展医院档案服务领域,使医院档案管理工作更好地为医疗、教学、科研、基础建设、行政管理等工作提供服务。

对档案信息进行深层次数据挖掘,为医护人员和管理者提供多方面、多途径、多层次的档案信息服务,真正做到让档案信息资源在提高医院诊疗水平、医疗质量和深化医院改革中发挥重要作用,促进医院的可持续发展。

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