IT:從食物庫存及成本起步本地餐飲業提升管理

創新科技的出現改善了本地餐飲業多年來以為無法解決的食物庫存及成本管理困難。「2018香港資訊及通訊科技獎商業方案(中小企業)」金獎得主:「營運通餐飲庫存及成本管理系統」為此獲評審譽為能為餐飲業中小企業帶來巨大的益處。

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對於餐飲行業來說,管理一直是個難題。業界面對租金高昂、人手短缺加上從業員流動性大、成本難以核算、營商環境不明朗等等。不過,正因為難,才更凸顯管理的重要性。

本地餐飲業的翹楚,多年來已經把餐飲行業的管理心得總結成一則黃金定律:「收入100%=食物成本30%+ 人工 30%+ 租金 20%+ 雜費 10%+ 利潤 10%」。由於人工、租金和雜費在一個租約期內每月基本開支大致不變,收入穩定的話,食物成本和利潤就像「翹翹板」的兩端,此起彼落。

既然是「翹翹板」的兩端,只要把食物成本控制在30%的預算之內,已經可以為食肆帶來10%穩定的利潤。可是,很少本地餐廳食肆能夠真正做到黃金定律所指的30% 食物成本,大部份食肆竭盡所能也只能做到33% 至 35%左右。如果能夠把食物成本降到30%或以下,那麼,利潤就有機會多過10%,而怎樣平衡食物成本和利潤,就是餐飲企業管理層致力要解決的問題。

管理食物成本的難度在於它觸到餐飲業的痛點。計算成本前必須先有準確的庫存,但盤點餐飲業的食物庫存複雜而繁瑣,用了半盒的雞扒、飲剩小半瓶的紅酒應該如何盤點?餐廳買入是一箱箱 12支的紅酒,賣出去是一杯杯 150ml的紅酒;亦會採購回來一條三文全魚以公斤計,分別做成以一份份計的刺身、壽司、燒魚頭、魚骨湯,剩下的只是損耗,這些單位換算都構成了庫存盤點及計算成本的困難。

餐飲出品固然可以預先設定好食材配方,方便計算成本,但在廚房中工作的實際情況,往往要求廚師靈活應變。當預設的本地豬扒用完了就不得不臨時改用巴西豬扒,出品成本已完全不同。有些出品本身嵌入了半製成品的食材配方,亦有些統一價錢 的套餐可以讓顧客選擇牛扒、魚柳或雞扒作主菜,但各款主菜的成本不一樣,在這些情況下,應該如何計算?

大家可以想像以上各種各樣的庫存盤點及成本計算,如果都是以人手來處理,的確是一件不可能完成的任務;即使有能力引進 ERP系統管理食材庫存和購貨流程,不少業界從業員也怯於去閱讀和理解深奧難明的成本報表。

幸好,利用創新科技可以為餐飲業研發出有效的應用方案,解決多年來以為不可能解決的困難。本年度由香港電腦學會籌辦的「2018香港資訊及通訊科技獎商業方案」(中小企業)類別,就為此向營運通系統旗下的「營運通餐飲庫存及成本管理系統」頒發金獎,表揚該系統能提供易於使用的解決方案,為中小企餐飲業帶來巨大的益處。

這個庫存及成本管理系統憑藉對餐飲業敏銳的觸覺,研發出簡單易明的儀錶板,讓餐飲經營者實時通過手機,掌握食物成本的關鍵指標;在發現食材成本超出預算時,能及時調動餐牌組合控制成本,確保實現穩定的利潤收益,避免好不容易賺到的利潤,被後續升高的食材成本吞噬。

系統背後是一個強大的成本運算引擎,餐飲經營者進行基本資料輸入後,引擎把餐飲業界乾濕貨的單位換算、嵌入式食材配方、套餐組合、購貨轉貨的交易流程、損耗報銷,以及人為引起的交易錯誤等,以精細的邏輯技術把庫存及成本管理的工作化繁為簡。

我們樂見,今天的餐飲業已能借助創新科技,以嶄新的應用方案解決行業的痛點,且為從業員的工作帶來方便。言而總之,餐飲業最終必須告別粗放式經營,以科學數據做出效益,庫存及食本管理是第一步,也是不可少的一步。

吳綺雯營運通系統高級銷售經理

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