Ｏｆｉｃｅ自动化技术在办公中的应用

段 悦４５５０００） （河南护理职业学院，河南 安阳

Ｏｆｆｉｃｅ ［摘 要］办公软件是一套得到广泛应用的办公软件，无论是大公司的办公人员还是正在进行办公软件操作学习Ｏｆｆｉｃｅ Ｏｆｆｉｃｅ的学生都普遍使用办公软件进行相关操作。但是人们在进行利用办公软件工作的过程中往往使用的都是最基础Ｏｆｆｉｃｅ Ｏｆｆｉｃｅ的功能，对于其办公自动化方面功能的开发还远远不够，文章就从办公软件自动化技术开发的角度来进行简单的介绍。Ｏｆｆｉｃｅ； ［关键词］ 办公软件；自动化技术；办公应用ＤＯＩ １０  １３９３９／ ｊ  ｃｎｋｉ  ｚｇｓｃ  ２０１７  １５  １９１ ［ ］ Ｏｆｆｉｃｅ由于办公软件中的自动化相关技术可以让电脑上的应用程序中的特定的部分功能进行调用，让这些办公软件Ｏｆｆｉｃｅ被当作某一个 中的对象，进而提供给另外的使用者指定应用程序，并且能通过某个应用程序来进行其他应用程序ｗｉｎｄｏｗ的管理和操纵，可以避免只能使用 操作系统中附带的基础“复制、粘贴”等功能来进行数据的调用，方便办Ｏｆｆｉｃｅ公人员使用软件这个调用程序中的功能进行引用的过Ｏｆｆｉｃｅ程就是自动化技术，办公人员如果能进行自动化技术开发，在办公的时候就可以提升办公效率。接下来，笔者将Ｏｆｆｉｃｅ从三个方面简单介绍如何在 办公软件的使用过程中开发自动化技术。

１ Ｅｘｃｅｌ利用 自动化技巧，提高工作人员办公效率

Ｏｆｆｉｃｅ Ｅｘｃｅｌ办公软件中的 表格软件在办公方面有着广Ｅｘｃｅｌ泛的应用，人们可以利用 制表功能将数据进行比较合理、清晰的展现，提升办公人员处理数据的效率，所以许多Ｅｘｃｅｌ公司制作报表都需要使用 表格功能，因此办公人员在Ｏｆｆｉｃｅ Ｅｘｃｅｌ开发办公软件相关自动化技术的时候就需要对Ｅｘｃｅｌ表格软件有很深刻的了解，由于使用 办公软件的时候在利用局域网把公司中有业务关系的部门和机构进行连接，就可以十分轻松地形成一个小型办公场所、办公人员利用Ｅｘｃｅｌ办公软件进行制表数据之间的流畅接收，迅速地将办Ｅｘｃｅｌ公所需要的数据进行共享，提升办公效率。由于 办公软件具备强大的运算分析能力，在学习使用的时候，学习者Ｅｘｃｅｌ能够十分轻松地掌握相关操作，容易上手。在 办公软件中，最常用的就是函数功能，能够给办公人员从相对烦琐Ｅｘｃｅｌ枯燥的计算任务中解放出来，通过 办公软件中事先设Ｅｘ 置好的函数公式实现数据的运算。办公人员们要利用好ｃｅｌ办公软件的强大自动化数据处理能力，提升办公效率。工作者们可以在进行相关公司中的工作量信息统计的任Ｅｘｃｅｌ务过程中使用办公软件自带的比较全面的数据运算功能，对于公司中每个月工作信息，在其中输入相关统计而得到的数据，选择相关正确的运算公式来进行精确、迅速的数据统计，让检查公司相关工作表格的人员一目了然，对于整个公司工作的管理方向和出现问题都有一个清晰的导向。在一些企业和人事单位，经常会为了进行整体工作的部署而进ＷＰＳ Ｗｏｒｄ行公司情况的数据统计，如果使用 和 等办公软件来完成这项数据处理工作可能会出现软件不兼容的情况，但

Ｅｘｃｅｌ是使用办公软件就能比较准确而快速地提升统计数据工作效果，在进行办公的时候，如果事先进行所需信息检索

Ｅｘｃｅｌ设定，办公软件就能把人们需要的信息进行自动筛选，将办公人员最需要的信息优先呈现给人们。

２掌握相关自定义功能，提高工作人员办公效率

办公软件的普及让人们能够十分轻松地处理需要的数据，公司和单位的办公效率都大大提升，但是每个人的办公

Ｏｆｆｉｃｅ习惯都有所差别，在进行操作的时候如果能将 办公软

Ｏｆｆｉｃｅ件进行自定义设置，将 办公软件进行最适合自己操作

Ｏｆｆｉｃｅ习惯的修改，不仅仅让 办公软件自动化特点更加凸

Ｏｆｆｉｃｅ显，还能让办公人员感受到 办公软件人性化的一面。

Ｏｆｆｉｃｅ由于办公软件在人们的工作中的广泛应用，微软公司

Ｏｆｆｉｃｅ就不断推出新的 办公软件版本，导致办公界面会出现

Ｏｆｆｉｃｅ变化，人们如果能够利用自定义功能进行 办公软件操

Ｏｆｆｉｃｅ作的设定，就能在办公中更加自如，增强 办公软件用

Ｏｆｆｉｃｅ户体验。接下来就给读者介绍几种常见的 办公软件自定义功能设定方法。

Ｏｆｆｉｃｅ第一种比较常用的 办公软件自定义功能设定就是

Ｏｆｆｉｃｅ对自定义功能区进行设定，由于在办公中 办公软件分成了选项卡、命令卡和组的三级管理模式组成的界面，而人

Ｏｆｆｉｃｅ们常用的办公指令都排列在 办公软件的顶端，在进行办公的过程中如果用户命令存在于多个选项卡之间，办公人员就可以使用新建选项卡的方式来进行办公指令重新排列的

Ｗｏｒｄ目的，在人们常见的 办公软件中，就可以把常用的设置格式功能、图形设置等功能放置在相同的新建选项卡中，先打开一个“自定义功能区” ，然后寻找到主选项卡中的新建，在新建的选项卡中把自己常用的办公指令进行排列，完

Ｏｆｆｉｃｅ成 办公软件自定义功能设定。

第二种常见的自定义功能区设定就是将添加命令进行自定义，由于系统本身带有默认组，在人们完成添加操作以后不能够对这些系统默认组中的数据进行修改或者删除。这时候就需要自定义添加指令来进行系统默认组中的数据的修改或者删除。人们需要重复自定义功能区设定中的操作，新建一个选项卡，在这个选项卡中进行办公指令的“重命名”操作，然后在命令选择列表中设置好所有的设定的命令进行全选，如果在上一步操作中进行了“字体”的重命名，就需要选择所有相关的字体办公命令，然后进行自定义添加操

作，将相关的字体格式都完成添加，这样就可以对系统默认组中的数据进行修改或者删除。

３熟练常用办公软件技巧，提高工作人员办公效率

Ｏｆｆｉｃｅ工作员工如果能够熟练掌握 办公软件的一些常用技巧，在办公的时候就能比其他人有着更高的效率，也能够保持自己在激烈的工作岗位竞争中得到更强的竞争力，从而更加熟练掌握相关知识技能。计算机办公软件自动化技术的开发与应用不仅仅是为了单单的人员技能的提高，更反映着一个公司企业对于办公自动化管理的思想，在很多传统企业中由于管理层次的严格，自动化管理机制并没有得到最好的应用，而在一些利用计算机软件进行主要办公的公司中，其交流途径就显得更为流畅，在公司内部的各个部门之间互相有所感应，整个企业在运作中也就有了更为整齐、规范的特征，实现了企业管理水平的提升。因此，在如今的企业运作

Ｏｆｆｉｃｅ中，需要提升办公人员对于 办公软件技巧的熟悉，提升公司内部运作效果。

Ｏｆｆｉｃｅ在进行办公软件操作的时候，办公人员可以通过

Ｗｏｒｄ自定义设定来将着重号添加到 工具栏中，在“命令”

Ｄｏｔａｃｃｅｎｔ”一栏寻找到 “命令，然后将着重号拖拉到工具

Ｏｆｆｉｃｅ栏上，在以后的 办公软件相关操作中就能够通过点击

Ｏｆｆｉｃｅ “着重号”命令来实现添加。在工作员工使用 办公软件的时候，常常会被要求制作目录，以此保证浏览者能够一

Ｐ１９０） （上接 性的认识；另一方面在档案管理的实际操作中，很有必要存在一个直接负责管理档案的部门，这样既方便了相关工作人员的工作，也可以具体落实档案管理的责任。２ ３号召并监督所有员工参与档案管理工作

２００９《企业档案工作规范》是国家档案局于 年编制颁布的行业标准，里面明确要求企业的所有员工都有义务参与企业档案管理的工作，因此，在进行档案管理时，除了专门管理档案工作的领导和员工之外，其他员工也需要参与到档案管理的工作中去，这是每个企业员工的义务和权利。一方面全体员工的参与可以保障档案资料的完整与齐全；另一方面档案管理的工作事关每个员工利益，参与其中正是为自己谋利。只有得到全体员工的集体重视和参与，企业档案管理工作才能够顺利通畅地进行。２ ４提升管理意识和管理观念的创新企业档案管理和观念的创新是企业档案管理工作规范中的一个非常重要的环节，特别是在新形势下，档案管理工作的创新势在必行，事实上档案管理工作的创新历来都是企业管理中一项重要的任务。尤其是处在信息化不断进步的今天，许多企业的档案管理工作都已经开始运用计算机网络这种媒介，其实除了计算机之外，还有许多其他跟随时代产生的新鲜元素都已经开始被运用在企业档案管理工作中了，这正符合了档案管理工作需要创新的理念。除了管理方式的创新之外，管理观念的创新也是企业档案管理工作规范一个不可或缺的环节，从以前的纸质档案到现在的电子档案，这不仅是管理方式的创新，本身也是一种观念的创新。 Ｗｏｒｄ目了然文件中的内容，人们可以将 文档中大标题设置２，为标题然后将下一级标题依次降级，然后在“插入”菜单中选择标有“目录”字样的标签，在设置的时候选中页码和右对齐选项，利用系统默认的二级格式模板，在点击了“选项”以后弹出的“目录选项” ，然后在已经设置过的２ ３” １ ２”， “、 小标题中输入 “、 然后删除标题后面出现的数字，就可以成功完成数秒之内自动生成目录的设定了。办Ｏｆｆｉｃｅ公人员如果能够熟练掌握相关 办公软件技巧，就能大Ｏｆｆｉｃｅ大提升办公效率，节约了时间的同时也能更好地认识办公软件的巧妙之处。Ｏｆｆｉｃｅ总之，在进行 办公软件自动化技术应用的过程中Ｏｆｆｉｃｅ需要办公人员对于 办公软件本身有一定的深度认识， Ｏｆｆｉｃｅ才能更好地应用 办公软件自动化技术的优势，在办公Ｗｏｒｄ Ａｃｃｅｓｓ过程中巧妙利用自动化功能完成 或者是 等常用办公软件的数据处理。节约办公人员进行电脑文案操作的时间，提升工作效率。 参考文献： １  ［］梁红月以知识管理为核心的第三代 系统 ［ ］ 北京２０１５（ ２）： １０５ 邮电大学学报：社会科学版， ２  Ｅｘｃｅｌ２０１０ Ｊ ． ［］李小遐 宏在 中的应用 ［ ］电脑知识与技２０１４（ ３）： ７７－ ７８ 术， ３  ＶＢＡ Ｏｆｆｉｃｅ ［］王晶 利用 及 自动化技术辅助人事办公 ［ ］ ２０１５（ １０）： ８０ 信息技术，

２ ５充分利用档案的原基础在企业档案中有许多档案基础比较好且具备全目录的案卷，对这些案卷应该直接进行全因目录标引。还有一些形式比较特殊的档案，可以通过计算机程序录入相关姓名、地址、时间等信息，然后进行分类编号，以便于今后的使用。２ ６制定一些符合自己企业实际情况的档案管理规范在企业进行档案管理的工作过程中，除了参照档案局颁布的《企业档案工作规范》之外，可以根据自己企业的实际情况，制定一些具体的可行性更大的档案管理工作规范，这个新的规范不仅可以体现出企业高层管理人员对档案管理工作的重视，也更符合自己企业档案管理工作的实际需求。

３ 结 论

总之，作为企业文化的重要组成部分和企业前进不可或缺的动力，企业档案在企业发展的过程中扮演着一个非常重要的角色，所以企业档案管理的规范就成了企业管理中一项必不可少的工作，特别是在新形势下，各企业要努力提高档案管理意识，加强档案管理创新，以保障档案管理工作的有序开展。 参考文献： １  ［］李少萍新形势下档案管理工作的规范探讨 ［ ］ 办公室２０１６（ ５）： ６３－ ６４ 业务， ２  ［］胡西春浅论新形势下我国企业档案管理工作的创新Ｊ． ２０１３（ ５）： ５７－ ５８  ［］企业技术开发， ３  ［］余少英新形势下企业档案管理工作若干问题浅探 ［ ］ ２０１２（ ６）： ２６－ ２８ 湖北档案，