档案管理的安全保密及信息化档案管理分析

韩春霞518048) (深圳市春晖信档案技术服务有限公司,广东 深圳

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[摘要]随着信息技术的飞速发展,各行各业也逐渐实现了信息化的管理,但是在档案管理的过程中其信息化管理工作很难获得有效的开展,究其原因,主要是管理人员对信息技术的掌握不够深入,且档案管理行业中缺乏较为专业的信息技术人才,这就使得信息化档案管理工作出现了较多的问题。因此文章对档案管理的安全保密及信息化档案管理进行了深入的研究,分析了档案管理安全保密及信息化档案管理的作用以及存在的问题,从而提出了有效应对档案管理的安全保密及信息化档案管理问题的策略。

[关键词]档案管理;安全保密;信息化档案管理;策略分析DOI 10  13939/ j  cnki  zgsc  2017  15  193 [ ]

1档案管理的安全保密及信息化档案管理的作用

档案管理安全保密工作,主要的手段就是信息技术、计算机技术以及网络技术,其主要是以档案资源为主要对象,以管理档案的有关理论为指导,依托档案工作,结合国家档案管理以及信息社部门的相关要求,而展开的收集、整理、开发、保管以及利用档案的工作。目前,档案管理安全保密信息化是其主要的发展趋势,同时也是保障社会文明进步的重要前提。在我国的档案管理史中,最重要的环节就是档案管理安全保密工作。所以档案管理业发展实现可持续的基本保障就是档案管理安全保密工作,而信息化档案管理对于其安全保密工作具有十分重要的作用和意义。2

档案管理的安全保密及信息化档案管理存在的问题2 1管理技术、人才缺乏在档案管理的安全保密及信息化档案管理过程中,工作人员管理技术缺乏,专业信息技术人才缺乏,管理经验以及管理意识缺乏等,是目前档案管理工作面临的首要问题。而由于档案管理人员缺乏相关的信息技术以及管理知识,使得档案的保密工作、管理工作以及查阅工作等,出现了各种各样的问题。同时由于信息管理软件未能获得广泛的应用和推广,加之相关管理工作缺乏一定的统一性,因此使得信息化档案管理不能获得有效的推进。而在档案管理工作中,由于缺乏完善的、规范性的标准,使得档案管理行业的发展也面临较大的挑战。同时在实现信息化档案管理的过程中,信息技术以及管理知识的相对缺乏,使得卷案管理以及档案管理等工作的开展受到了阻碍。因此必须引进大量的档案管理专业人才,同时不断增加专业信息技术人才,才能促使信息化档案管理能够达到较高的水平。2 2档案管理性质理解不正确档案管理工作不仅仅是简单保存各种形式、各种工作的文档以及历史记录,同时它也是领导考察工作的重要凭证和制定决策的基础依据,甚至还是基础设施建设以及科学研究的重要参考资料。尽管档案管理工作具有非常重要的作用和 意义,但是在该领域中,相应的管理人才非常少,主要原因有两点:一是针对档案管理的工作内容,很多人的理解都不正确,这就使得开发和利用档案资源方面出现了一定的缺陷。二是针对档案管理工作的性质,人们的理解也缺乏一定的正确性,且最初开展档案管理工作的目的主要是提供一定的资料服务,且对象是单位上的一些工作人员。但目前档案管理工作的功能以及业务等不断在拓宽,且档案保密、开发、保管以及查阅等,也属于档案管理的范畴。另外很多人在找工作的过程中,比较喜欢见效早、上手快的工作,且普遍认为档案管理工作没有光明的前途,因此很多人不愿意从事档案管理的相关工作。2 3信息化档案管理理念缺乏目前在档案管理的安全保密及信息化档案管理工作中,信息化管理理念缺乏是其面临的重要问题。同时管理技术落后、管理模式陈旧,未能顺应时代发展,采用先进的信息技术以及网络技术管理档案,也是其面临的重要问题。目前,国内各大行业,如销售、设计、餐饮,甚至是快递行业,都逐渐应用到了信息化技术,但是在档案管理领域中,信息化发展则非常缓慢。在开展档案管理工作的过程中,信息化档案管理未能获得良好推进,则需要相关工作人员坚持不懈地进行建设,且要采取有效的措施不断地解决信息化档案管理过程中面临的各种问题。3

档案管理的安全保密及信息化档案管理的策略3 1增强管理人员的专业素质针对档案管理的安全保密及信息化档案管理中存在的问题,首先相关部门需要采取一定的措施,不断增强管理人员的综合素质以及专业素质,即组织其进行定期的管理技术教育和培训,不断增强其档案管理责任意识,使管理人员能够形成一个具有严明纪律的工作队伍,从而为档案管理提供更好的管理服务。而在对管理人员开展教育培训的过程中,需要不断增强其档案管理安全保密意识,并对信息化档案管理加强建设,同时根据我国档案管理的相关规定,制定出严格的档案管理安全保密制度,并对安全保密人员加强实践和教育,从而增强其应用水平,以便达到信息化档案管理的基本

P195)要求。(下转

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