浅谈核电企业生产与行政物资采购管理

吴秋菊(山东核电有限公司,山东 海阳265116)

China Market - - 采购与供应链 -

[摘 要]在核电项目中,生产与行政物资是为满足调试、运行、维修活动和办公需要为直接目标的物资。为此,文章首先对核电企业生产与行政物资的定义进行阐述,接着对行政物资的采购管理原则进行整理,并对行政物资的采购计划及采购合同进行管理,从而完善核电企业生产与行政物资采购管理的整个流程,提高整体效率。

[关键词]核电企业;采购管理;生产与行政物资;流程管理DOI 1013939/jcnkizgsc201727131 []

1 核电企业生产与行政物资的定义

在核电项目中,生产与行政物资是为满足调试、运行、维修活动和办公需要为直接目标的物资。该类物资与建设物资的主要区别在于:生产和行政物资不直接用于工程的建设施工、不由施工单位领用,通常也没有设计院为该类物资编制设备技术规范书。

生产与行政物资为有形物品,具体可包括行政类固定资产和低值易耗品类;工业防护与辐射防护用品类;生产工具、仪器、设备类;材料类;备品备件类等。软件、服务、技术、卡券等无形物品,不属于该范畴。2 核电企业生产与行政物资采购管理原则

核电企业的生产与行政物资种类繁多,金额大小不一,涉及企业内部的所有部门,为了保证采购能够顺利完成,满足企业生产及管理工作的需要,采购应该本着依法合规、统筹计划、充分竞争、公平公正、记录齐全、降低成本等原则进行采购。

各类存在特殊性的物资采购管理,应当规定合理可行、完善具体的采购策略。如机组系统设备及核安全设备的备品备件,为了保证机组设备的安全可靠运行,原则上优先选择原制造商或原设备供应商直接采购,当制造商不直接销售时,可从其授权的面向核电最高级别的代理商或更具价格优势的代理商处直接采购;品类多、单价低的物资,可按类别分别打包,根据物资特点、年使用量等情况,合理采购招标、竞争性谈判、询价、比价等方式进行采购,尽量签订长

/约单价合同;品类少、厂家品牌集中,年度用量较大、金额高的物资,如存在多家货源,应优先采取竞争性采购方式,如为单一货源,应优先向制造厂、高级别代理商直接采购。

另外,生产与行政物资的采购管理应制定合格供应商制度,合格供应商目录即供应商红名单,根据相关程序由主管部门负责管理,设定红名单准入与剔除条件,定期更新。经评审合格的供应商,在与公司签订了长期供货框架协议后,成为红名单企业。在非招标物资采购过程中,可优先选择红名单企业参与采购项目,对于经批准后采用追加订单和比价采购的项目,只可与红名单企业执行采购。

核电企业生产与行政物资采购计划管理31

需求计划管理311 物资需求的提报物资需求部门可涉及公司的各个部门,它是物资的最终使用部门。每年年底在规定的时间里,物资需求部门应按照物资类别分别向相应的物资需求主管部门提出下一年度的《生产与行政物资需求申请》(年度)。在执行年度里,因未能提前预计新产生的物资需求,各物资需求部门也可根据实际情况,按照物资类别分别向相应的物资需求主管部门提出《生产与行政物资需求申请》(月度)。

各物资需求部门在提出物资申请时应按照物资类别分别提报,并对申请的原因、需求时间、需求数量、技术要求等情况做出详细说明,必要时应随附支持性文件以供物资需求主管部门审核批准。

物资需求计划的提报各物资需求主管部门是为了有效地管理全公司的物资,避免物资采购与使用出现混乱、无序和浪费的现象而设立的管理单位,它是对公司某一类别生产与行政物资的主管部门,也是对所主管类别的生产与行政物资负有计划控制和总量控制责任的部门。

各物资需求主管部门,每年年底在规定的时间里,应将下一年度的 《生产与行政物资需求计划》(年度)提报至采购部门。在执行年度里,因未能提前预计,新产生的物资需求,各物资需求主管部门也可每月在规定的时间里,向采购部门提报 《生产与行政物资需求计划》(月度)。

物资需求计划中应详细填写物资采购所必要的信息,包括物资编码、物资名称、规格型号、品牌、单位、数量、估算金额等,如有必要,还应提交经审批的技术规范书,技术规范书中应包含详细技术要求、适用标准、质保要求、安全要求、进度要求、验收标准等。物资需求主管部门应对技术规范书的准确性及完整性负责。313

物资需求计划的审批根据公司各级授权管理权限以及估算金额,设置合理的生产与行政物资需求计划审批权限。物资需求管理部门在编制完成 《生产与行政物资需求计划》 (年度月度)之后,根据上述权限经相应管理层签批。32 采购计划的编制、审批采购部门汇总整理各需求主管部门提交的 《生产与行

/政物资需求计划》 (年度 月度),对采购内容、技术要求、需求时间等内容进行综合分析,结合市场情况进行采购包划分,根据相关程序及法律法规,拟定合理的采购方式,编制《生产与行政物资采购计划》。

采购计划的编制应充分考虑物资需求的连续性与变化性,采购计划项目的采购范围、采购方式、合同模式应充分满足公司各需求部门的使用需求。采购部门应逐步完善生产与行政物资采购管理的平衡利库功能,实现库存与采购的科学管理。

《生产与行政物资采购计划》根据实际情况,可分为年度与月度采购计划,应在每年及每月规定的时间里完成编制与审查,并根据公司授权管理权限的规定报公司进行审批。33 采购计划的实施根据相应的法律法规及公司管理程序,生产与行政物资采购有以下几种采购方式。331 招标采购

100对于单项合同估算金额达到 万元及以上的设备、材料必须采用招标的采购方式进行采购,企业集团和公司有特殊要求的,还应按照特殊要求执行。

符合招投标法律法规规定的特殊情况,可以不进行招标采购。

生产与行政物资的招标采购,采购部门组织采购工作小组各成员根据公司各部门职责分工,按照相关采购程序规定完成物资采购。332

非招标采购生产与行政物资采购计划中批准的非招标采购方式可分为:询价采购、竞争性谈判、比价、追加订单、直接采购和无合同采购,采购部门组织采购工作小组各成员根据公司各部门职责分工,按照相关采购程序规定完成物资采购。

非招标采购过程中,如因市场实售价格高于估算金额等原因,导致采购金额上升,采购部门可以上调采购金额为更具竞争性的采购方式进行采购。

采购计划批准采购方式为比价和追加订单的采购项目,应选择红名单潜商完成采购。

由于客观条件限制,单一来源的采购项目,应优先考虑向原生产厂直接采购以控制成本,保证设备的质量。

对于满足管理程序规定,需进行无合同市场采购的项 目,可由采购部门或需求主管部门代为采购,凭发票和其他材料办理报销手续。4 核电企业生产与行政物资采购合同管理

生产与行政物资采购合同管理涉及合同相关的各个部门,合同管理过程中的主要工作,包括支付、变更、索赔、进度控制、催交、到货验收、协调等工作由采购部门负主要责任,其他部门配合。

在卖方按照合同约定完成合同里程碑支付节点后,提交了支付申请时,采购部门确认支付申请金额及支付相关文件与合同约定相一致后,发起支付审查流程,需求主管部门对支付内容进行审查,并签字确认。对于需要变更的内容,需求主管部门负责提出解决方案

/和变更建议,提出合同变更申请补充协议申请,对合同变更申请中的工作范围、技术质量要求、进度等进行审查确

/认。采购部门就变更金额与卖方进行谈判,并在变更申请补充协议申请经公司管理权限批准后由组织卖方签订变更

/令 补充协议。

生产与行政物资到货后,采购部门应及时组织卖方、需求主管部门等单位按照合同约定进行到货验收工作。到货验收的具体内容和注意事项根据公司验收程序规定执行。验收合格需签批验收合格证书,验收过程中 “不合格”的物资或短缺的物资,应做好记录,向卖方发送补充供货要求。

在生产与行政物资采购合同执行期间,若合同发生纠纷,应首先采用协商、调节的方式解决。协商或调节不能达成一致时,可依据合同约定,选择仲裁或诉讼的方式解决纠纷。

合同解除须符合法律或合同约定的形式、程序和约定期限,并形成书面文件。 参考文献: 吴爱民生产型企业的物资采购管理模式分析 [ ] 化工管2010(11): 40-42理,檶檶檶檶檶檶檶檶檶1985—), [作者简介]吴秋菊 ( 女,汉族,吉林白城人,本科,经济师,山东核电有限公司。研究方向:采购管理、合同管理。

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