精细化管理理念下图书馆图书采购质量管理优化路径研究

【引文格式】杜长银.精细化管理理念下图书馆图书采购质量管理优化路径研究[J].中国中医药图书情报杂志,2017,41(6):3437. DOI: 10.3969/j.issn.2095-5707.2017.06.008

CJLIS (Traditional Chinese Medicine) - - NEWS - 杜长银

杜长银

江苏省徐州经贸高等职业学校,江苏 徐州 221004

摘要:本文解读了精细化管理理念,描述了图书馆图书采购质量管理的特点,通过分析招标制度、采购计划、采购人员和供应商选择 4 个影响图书馆图书采购质量的因素,提出了图书馆图书采购质量管理的优化路径。

关键词:精细化管理;图书采购;图书采购质量管理;优化路径

中图分类号: G253 文献标识码: A 文章编号: 2095-5707(2017)06-0034-04

Study on the Optimized Path of Library Book Purchasing Quality Management under the Concept of Fine Management

DU Chang-yin

(Xuzhou Higher Vocational School of Economy and Trade, Jiangsu Province, Xuzhou Jiangsu 221004, China)

Abstract: This article explained the concept of fine management, described the characteristics of library book purchasing quality management, and put forward the optimized path of library book purchasing quality management through the analysis on the four factors affecting the library book purchasing quality, such as the bidding system, procurement plan, procurement staff, and supplier selection.

Key words: fine management; book purchasing; book purchasing quality management; optimized path

图书作为图书馆的灵魂,对图书馆的发展起着重要的作用。图书采购质量不仅影响图书的利用率和读者需求满意度,还决定图书馆的存在价值。因此,图书馆要将精细化管理理念灵活运用到图书采购质量管理中,以提高图书馆图书采购效率和采购质量,进而优化图书采购质量管理路径。

1 精细化管理理念解读

1.1 精细化管理的内涵

精细化管理是针对传统的粗放低效的管理而提出的,它是一种先进的、全新的管理方式和管理理念。精细化管理通过分解任务目标,细化实施过程,连贯管理环节,从而使每一个管理者承担具体明确的责任,实现“小成本,大收益”的目标。精细化管理的实质是精、准、细、严,即精益求精、

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精准无误、追求细节、一丝不苟 。精细化管理是

一种方法,在它调整产品、提供服务和实施运营过程中,利用数据化、信息化等技术和手段,将关注焦点聚焦在用户需求上,以提高企业的竞争力,从而获得更高效率和更多效益。

1.2 精细化管理的特点

精细化管理的要点是管理人员能够精细合理地安排工作中的各个要素以减少甚至杜绝失误和耗损,最大限度地发挥工作的效能,具有专业性、系统性、精确性和高效性的特点。⑴专业性:管理人员需要具备相应的专业知识和能力,能够解决管理中遇到的各类问题并协调好各项工作中的各个环节。⑵系统性:管理人员应组织一个分工协调的系统,以解决管理中经常出现的责任不明和各自为政的问题,并使每项工作都在一个系统中完成,推进工作过程有机有效地运行。⑶精确性:精确性是精细化管理的关键。在精细化管理中,整个工作过程具有精确的工作任务、工作目标、工作进程、工作时机和责任分工,以减少失误和内耗,调动管理者及被管理者的积极性和主动性,取得最佳工作效果。⑷高效性:高效性是精细化管理的重要标志。在精细化管理中,每个工作人员都有明确的分工和具体的任务,能够各司其职,按时按点完成自己的任务,从而尽可能获得更多的收效。

2 图书馆图书采购质量管理特点

2.1 图书采访:采购前图书信息收集具有全面性的特点

图书馆的功能就是选择、搜集、整理和收藏各种图书信息,并在此基础上向社会提供各种信息服务。一直以来,图书馆都承担着管理信息的任务,并作为信息沟通系统的枢纽中心而发挥作用。在其中,图书采访工作最为重要,直接影响图书馆的图

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书质量和结构 。在图书采购前,采访人员要通过各种途径全面收集有关图书的信息以保证图书质量,首先,采访人员通过查重供应商提供的新书目录数据确定订购数;其次,采访人员通过定期查阅专业书评类的报刊和杂志以收集有关专业书籍和畅销书籍的信息;此外,采访人员通过召开座谈会和进行问卷调查等及时收集读者需求信息;最后,采访人员要进行不定期的市场调研以收集市场信息。

2.2 图书采购:采购中图书质量监督具有系统性的特点

在图书采购过程中,要保证图书质量,采购人员就要对整个采购过程进行质量监督,即全程监督 图书订单生效至图书到货过程中的各个环节。图书采购过程可分为 3 个阶段,采购前阶段、采购中阶段和采购后阶段,因此,图书质量的监督过程就系统性地分为采购前图书质量监督,采购中图书质量监督和采购后图书质量监督。在图书采购前,采购人员要筛选和甄别供应商提供的各类图书目录信息,对图书采购的数量和类别进行汇总和监督。在图书采购中,采购人员要全程监督供应商提供的服务,从而最大化减少发错书甚至是发无用书的状况,真正提高图书质量。在图书采购后,采购人员要及时拆包验收到货的图书,并逐一记录验收中出现的问题,及时与供应商进行沟通和反馈。

2.3 图书评价:采购后图书信息反馈具有时效性的特点

信息反馈是一个信息循环处理过程。首先,系统输出信息,并将其作用于被控制的对象;其次,被控制的对象通过自身对信息的吸收和消化产生新的信息,最终将其再输送回原系统,进而影响信息再输出的过程。应用于图书馆采购工作中的信息反馈,一般是指图书采购人员通过图书流通和图书阅览等方式,将采购的图书资料提供给读者,得出藏书利用率、书刊流通率、读者到馆率和读者拒借率等信息结果,然后,图书采购人员通过分析这些信息总结经验教训,进而更好地指导图书采购工作。要将图书采购工作做好做实,图书采购人员除了具备专业素质、了解图书馆目标、清晰读者需求和掌握图书的采购原则外,还要及时收集反馈信息,反复地检查工作,从而改良工作方法、补偿工作贻误、减少工作失误、避免财力损失,使采购人员的工作效率得到提高,图书的采购质量得到保障。

3 图书馆图书采购质量管理影响因素分析

3.1 招标制度

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招标既是一种行为,也是一种制度安排 。作为一种激烈竞争的交易行为,招标具有固定程序和组织方式,往往通过政府采购或公共采购的固定程序和组织方式而出现。一般而言,招标是一种最大化实现投资效益的经济行为。它利用具有技术性和经济性的评价方法来规范交易行为;它运用市场竞争机制进行择优成交的交易行为;它发挥信息提示传播功能以减少信息不对称状况和降低交易成本的交易行为。在很多经济交易行为中,实施招标制度不仅能有效降低交易费用,还能保证采购物的质,正是在这种优势环境中产生了图书馆招标采购制

度,进而推动了图书馆图书招标采购工作的发展。

3.2 采购计划

在图书馆工作中,图书采购占据着重要的位置,是图书馆运营和发展的关键。书是图书馆的心脏,采购的图书质量不仅会影响图书馆的藏书质量,还会影响图书馆本身的存在价值。前苏联图书馆事业的先驱者克鲁普斯卡娅曾说,“图书馆中最

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重要的就是选择图书” 。因此,要实现图书馆的图书采购目标,就要制定合理的图书采购计划。采购计划不仅指引采购人员完成整个图书采购过程,也体现了图书馆的藏书发展目标和图书采购原则。在设计采购计划时,采购人员要根据图书馆性质、图书馆发展定位、图书馆发展规划、图书馆发展目标、读者的读书兴趣及读书需求等各方面情况,制定出兼顾图书馆特色和读者需求的图书采购计划,避免在图书采购过程中出现随意性和盲目性的现象,进而提高图书采购质量。

3.3 采购人员

图书馆是人们提升自我、找寻自我的重要场所,馆藏图书是人们获取自我成长的直接营养来源,藏书质量直接决定了图书馆的存在价值。在图书馆工作中,图书采购是其中最为重要的环节之一。图书的采购离不开采购人员的辛勤劳动和付出,在一定意义上,采购人员的综合素质决定了图书馆的藏书质量。因此,要通过提高图书采购人员的综合素质来提高图书采购质量,进而加强图书馆的馆藏建设。一个合格的图书采购人员应该具备全面系统的专业知识,良好的思想道德素质,完备的

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采购业务能力和进步的图书采购理念 。

3.4 供应商选择

图书供应商的选择对于图书馆的图书采购质量和馆藏建设来说至关重要。近年来,随着图书馆采用招标进行图书采购方式的展开,图书馆愈加关注供应商的综合能力,对图书供应商的选择也愈加仔细谨慎。通过对图书供应商综合素质的分析和比较,图书馆在图书招标中建立一种科学规范的供应商优选模式,从而避免了过去凭经验选择供应商的

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单一模式 。不仅如此,图书馆也要定期对已合作供应商的综合能力进行科学判断,以保证图书馆对供应商动态多样的选择,进而优化最终的选择。

4 图书馆图书采购质量管理路径优化

4.1 规范图书招标制度,完善图书采购流程

现今图书馆大多采用图书招标的方式采购图 书,因此,规范图书招标制度,完善图书采购流程,是确保图书质量的关键。图书馆应成立图书招标领导小组,科学制定图书招标文件,公开展示招标公告,严把资质预审,细心制作标书,切实实施开标、评标、定标及招标结果公示流程,规范签订合同等。这一系列活动中的每个环节都发挥着重要的作用,图书馆必须认真对待。图书馆更应该对以下 2 个方面严控把关,把工作做细做实。其一,图书馆要严把资质预审关,必须严格审查投标供应商的法人资格、信誉情况、服务能力和服务业绩等,尽早排除一些不合格的供应商以免恶意竞争。其二,图书馆要确定科学的评标标准,并按照评标标准进行评标。评标的分值设为 100 分(如图 1),

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最后得分最高者中标 。

图 1 图书采购评标标准体系示意图

4.2 制定采购计划,提升采购质量标准

采购计划的合理与否直接影响整个图书采购过程和图书采购质量,因此,图书馆要制定合理的采购计划以保证图书采购质量。首先,图书馆要合理安排采购计划中的现采与订购。图书馆要现采具有时效性的大众普及类的书籍以保证能及时得到现货,而对于那些需要系统收藏的经典类的图书则可通过订购来完成。其次,图书馆要合理安排采购计划中的渐近采购与急需采购,综合考虑各方面信息形成采购清单,在制定计划时要充分考虑紧急书籍存在的必要性,保证临时急需购买的图书的数量和资金。最后,图书馆要灵活制定采购计划并进行适时地调整。鉴于图书出版时间和出版书目可能临时发生变化,因此图书馆在制定采购计划时要考虑一定的机动性,留有余地并能及时进行调整。

4.3 提高采购人员水平,保障图书采购质量

图书采购人员的综合素质是保障图书采购质量的关键因素,为提高采购人员的综合素质,图书馆需要对图书采购人员进行岗前培训、继续教育、团队学习。岗前培训,主要帮助图书采购人员了解图书馆的发展目标、发展方向和发展水平,熟悉图书馆的藏书情况和工作程序,掌握图书采购的各个环

节和各项业务,从而对图书馆有策略上和整体上的把握。继续教育,主要是帮助图书采购人员系统学习图书馆方面的专业知识,从而提高其专业技能。不仅如此,还要重点补习有关计算机和互联网等方面的专业知识,进而提高其信息网络技术。此外,图书馆还要督促图书采购人员继续学习英语等方面的知识,从而提高其在实际工作中外语交流和应用能力。团队学习,主要是让图书采购人员通过团队沟通和交流,总结工作经验,检讨工作得失,开展批评和自我批评,更新采购理念,提高信息处理能力。4.4 考察图书供应商,提高供应商选择标准

图书馆要从众多的图书供应商中作出选择着实是一件难事,正因如此,图书馆更要严格考察图书供应商的综合素质,提高选择供应商的标准,以便作出最优选择。图书馆要检查供应商的营业执照,确认其图书销售资格是否属实;查看供应商的银行资信证明和审计报告,核实其经营范围、资金情况、资金实力;查看供应商在当地的客户名单和联系方式,了解其信誉、能力和实力;查看与供应商有业务往来的出版社名单和联系方式,核实其经营规模、信誉度、馆配能力和图书品种覆盖面。除此以外,对于没进行过合作的供应商,图书馆要切实进行实地考察,确切掌握供应商的业务范围、业务能力、经营规模、经济实力、管理模式和公司员工素质,才能确保最终的图书采购质量。

5 小结

精细化管理是一种先进的、全新的管理方式和管理理念,具有专业性、系统性、精确性和高效性 的特点。通过解析图书馆在图书采购质量管理过程中全面性、系统性和时效性的特点,进一步了解了图书采购质量管理的特性。招标制度、采购人员、采购计划和图书供应商选择在图书采购质量管理中分别发挥着重要的作用,对图书采购质量管理产生重要影响。为了提高图书馆图书采购质量,笔者提出了图书馆图书采购质量管理的优化路径:规范图书招标制度,完善图书采购流程;制定采购计划,提高采购质量标准;提升采购人员水平,保障图书采购质量;考察图书供应商,提高供应商选择标准。

参考文献

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