企业招标采购风险的控制措施探讨

李雪梅 安徽中烟工业有限责任公司滁州卷烟厂

Shangchang xiandaihua - - 经营管理 -

摘 要:招标采购是企业开展市场竞争的重要手段,但招标采购工作受市场因素、环境因素、人为因素影响较大,可能会出现达不到招标人的预期需求的情况。在招标采购中,通过风险识别,对风险因素进行明确,并采取具有针对性的措施,确保招标采购工作的顺利开展,对企业发展具有重要意义。本文结合某公司招标采购实操,对其风险因素进行了探讨,并提出了风险控制措施。

关键词:招标采购;风险识别;风险控制;合同管理

招标采购工作具有专业性、复杂性、多变性等特点,受市场因素、环境因素等影响较大。针对招标采购中的风险因素,企业有关部门需要强化管理,重视环节控制,通过风险识别方式,对风险等级、风险因素、风险内容进行了解,从前期调研、文件质量、合同管理等方面,多角度对风险因素进行防范,将风险扼杀在摇篮之中。

一、招标采购风险因素概述

招标采购风险因素具有复杂性特征,而对其进行识别是风险控制的基础。结合招标采购过程的关键点一一对风险进行识别。某公司在面对着动态风险因素之外,还面临着招标项目质疑、项目招标采购结果不一定能满足公司生产经营需要的风险,直接影响“真招实招”保障机制的顺畅运行。

二、招标采购风险控制措施分析

1.起好头,做好前期市场调研招标采购工作受市场的影响较大,科学的市场调研工作是减少市场因素对招标采购影响的重要手段。扎实做好前期调研工作,准确把握采购需求,对资质条款、技术参数和评标办法的科学性、合理性、公平性,充分把握市场状况,做到有的放矢、心中有数。由于市场处于动态发展变化之中,具有很强的不确定因素,公司在规避风险时,需要立足于现状,展望于未来。以某公司为例,首先,该公司在市场调研工作中,需要明确采购设备的数量、材料的种类,明列出项目清单,并对相同种类的产品进行分析,在概预算模,式下开展采购工作,避免超预算的情况出现。其次,在市场调研中,该公司对供应商进行明确,科学选择材料、设备的供应商,并坚持合理低价中标原则,认真对供应商的信誉程度、实力情况进行考察,合理选择供应商市场。最后,在市场调研中,要建立动态化的市场评估机制,监测市场的现状,并借助大数据技术等,对市场的发展方向进行评估,做好市场应急准备工作,将风险因素降至最低,切实保障招标采购的安全性,使其能够满足公司的生产经营需要。

2.抓关键,注重招标采购文件质量招标文件是整个招标采购工作的纲领性文件,对招标人、投标人均具有约束作用,实质上是一份“合同”草案。招标文件若内容不够完善,存在瑕疵,会直接影响招标结果,后续可能会带来一系列问题,将对招标人的社会信誉带来一定的负面影响。某公司针对招标采购文件中的风险因素,在管理上进行了强化。首先,该公司严抓采购文件编制质量,合理利用人才,选择应用高素质、高资历的人才开展采购文件编制工作,将风险控制核心聚集在文件的技术条件之上,能够在市场调研基础上,对采购需求进行明确,并通过科学的管理手段,减少了“量体裁衣”情况的产生。在文件编制中,协调各部门的资源与力量,广泛采纳各部门的意见,并对各部门的责任进行明确,在采购文件编制过程中,要求财务部门、审计部门、法规部门等对文件规范性、全面性进行审核,并严格落实文件编制质量责任制度,对“第一责任人”进行明确,能够保障文件的资质、技术、科学、合理、公平,进而实现减少文件编制风险的目标,实现对采购风险的控制。其次,在风险控制上,该公司从源头抓起,严格编制、审核招标文件,在招标文件编制过程中,由公司内部其他部门进行监督、指导,减少文件编制过程中的自由裁量权,保障招标文件的内容完整、思路清晰,能够清晰明了、直观的展现项目内容,并保障其符合法律规范,在招标文件中不存在倾向性问题。科学、严谨的招标文件是减少招标采购风险的关键要素,公司需要结合自身发展现状,强化责任管理与人员管理,以协调部门为核心,人才应用为基础,为招标文件质量提供保障。3.借外力,发挥招标代理机构的专业作用在招标采购风险预控过程中,要借助招标代理机构力量,充分发挥其专业技术优势,做好招标采购的过程控制以及环节控制,实现招标活动的合法性、合理性。某公司为了科学规避风险因素,对招标代理机构提出要求,比如必须在文件中对投标人资质、条件等进行控制:若存在负责人管理管理与控股分离的情况,不允许参加同一个项目的投标,也不可以在未划分标段的项目中开展投标活动;在投标活动结束之后,借助数据库技术,登陆官方企业信用信息系统中,并利用“天眼查”软件等,对投标企业的信息进行核查,观察其是否存在信用问题,并对企业内部的关系进行明确,避免其出现同一人控股、管理的情况出现,对管理、控股分离的情况进行核查。在招标采购过程中充分发挥招标代理机构的作用,对风险控制具有很强的意义。同时,招标人亦需在招标关键环节强化监督,严格落实招标代理机构库的评价制度,强化考核,避免代理招标过程中出现弄虚作假的行为,保障招标行为的合法性。

4.收好尾,抓好合同的签订和履约

招标采购结果如何应用,最直观的体现方式就是合同的签订,把采购结果签订在合同中,是保障双方权益的最有效方式,合同的重要性不言而喻。但在招标采购过程中,如果因为合同管理严谨,比如合同签订不严谨,会给后期履约带来很多风险。某公司在合同编制与审核过程中,通过落实部门主体责任的方式,强化合同审核力度。在规定时限内,不得改变实质性条款,仔细核对中标人承诺的优惠条件,严格按照规范对合同条款进行合规性和合法性审查,保障合同审核的科学性。在履约过程中,实施部门要严格执行合同条款,做好履约过程控制。此外,在合同风险控制过程中,对合同进行安全管理,避免出现擅自更改合同的情况出现,并强化合同管理的监督,有效规避合同风险。所以,在招标采购风险控制中,企业需要特别重视合同的审签与履约管理,保障招标采购工作的有序开展。

针对重大项目,招标人收到评标报告后,应及时审核中标候选人的履约能力,加大审查力度,具化方式方法,进一步确保供应商资质能力的符合性,防范“买卖资质”和“转包分包”等;进一步完善项目过程管理,加强供应商动态考核,细化评价标准,加大考核频次,深化考核成果的运用,该奖就奖,该惩就惩,该退出就退出,形成全过程、全方位、可追溯的考核评价体系,确保公司生产经营活动的顺利进行。

三、结论

总而言之,本文以某公司的招标采购为例,对该项工作中的风险因素进行识别,并从市场调研、文件编制、合同管理等角度,对风险控制策略进行了明确。该公司通过制度管理和流程控制,强化员工的风险意识,分环节将招标采购环节的关键点作为风险预控的重点,取得了良好的效果,对其他公司招标采购工作的风险控制具有借鉴意义。

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作者简介:李雪梅(1977.11- ),女,籍贯:安徽来安,大学本科,中级会计师、中级审计师,专业方向:企业内控监督,单位:安徽中烟工业有限责任公司滁州卷烟厂,长期从事企业内控管理工作,在招标采购、合同管理等方面具有丰富的工作经验

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