论如何降低企业采购成本

李婉婷 孙艳蕊 中国人民大学

摘 要：如何降低采购成本是每个企业在激烈的市场竞争环境中取得竞争优势都必须思考和解决的问题。本文分析了降低采购成本的重要性和企业采购成本高的原因，并结合项目管理中采购成本控制的基本理论、成本构成和控制手段，提出对控制采购成本的手段和策略。

关键词：采购成本；战略采购；供应商

一、前言

当前我国企业处于高度竞争和不断变化的环境下，竞争激烈使企业的利润逐渐下降，市场价格越来越低，人工成本越来越高，销售和生产环节很难持续具有竞争优势，那么降低企业的采购成本，提高企业竞争力就成为企业应该深入思考的问题。企业采购要突破传统的区域限制，利用信息技术和大数据，搭建采购平台管理，以及在企业整体价值链上来进行控制，本文对现代采购成本控制的手段进行了阐述。

二、降低采购成本的重要性

对企业而言，采购通常被认为是企业的成本中心，因为企业的采购成本一般占企业总成本的55%-70%以上，有的企业甚至高达80%以上，可见控制采购成本对于企业赚取更高的利润是非常重要的。如今随着全球化市场竞争的加剧，客观研发技术的限制，突如其来的新冠疫情的影响，对于企业而言，通过降低企业的采购成本来实现利润的增加将变得越来越重要。采购具有战略意义，前瞻的采购部门是企业盈利能力、成长和竞争优势的源泉。

从企业战略角度分析，一个企业取得成本优势的方法主要有两种：一是比竞争对手更有效、更低成本运作价值链活动。二是附加从购买者角度看待价值重构价值链。简言之，就是通过成本领先和差异化取得竞争优势。在我国的企业采购中，控制成本是提升企业竞争力的有效措施。那么如何有效地降低企业的采购成本，也越来越受到企业的重视，值得企业去深入研究和控制。

三、影响采购成本的因素

1.企业内部因素（1）企业内部的需求，需求是否预测准确直接影响采购成本，如果预测不准，预测过少，会面临原材料或者产品的不足，就需要供应商紧急生产，调整生产计划，增高成本。如果预测过多，采购量增大，造成本企业库存积压，增加内部库存成本。

（2）采购数量批量批次问题：如果采购数量大，我们就有谈判优势，价格必然更低，所以应该在保证合理库存周转的情况下，合理定量定次数，尽量最大化地备货，批量化节省生产商的成本，同时对本企业采购成本也能降低。如果需求量过小的时候，可以联合采购，尽量增大价格优势，减少采购成本。

（3）交货期、交货地点、运费。如果要求缩短交货期，势必造成加急，增加供应商成本，采购价格上升。做采购需求时，合理算准交货期和到货日，提前采购，有利于降低成本。合理选择交货地点，保证物流成本最小化，也影响了采购成本的高低。

（4）付款条款。供应商根据不同的付款条款可以给到不同的价格，有利于供应商资金回款的条款价格更有优势，比如预付

款。如果有账期的，价格高是可想而知了。

（5）价格成本分析。全面分析价格成本，分析供应商定价策略和原材料变化趋势，产品原材料占比，对于我们和供应商谈判起到积极的作用。

（6）企业内部预算。年度预算或者季度预算限制了采购方案的制定和选择。

2.企业外部因素（1）市场供需变化。市场供不应求时，供应商涨价。供大于求时，供应商降价以争取市场客户。

（2）供应商产品质量标准和技术研发水平。产品质量高，生产水平先进的供应商的生产成本和研发成本高，价格也高，选择满足合适需求的合理供应商，尽量做到降低成本。

（3）供应商销售策略和成本控制。新的供应商初期为了打开市场，迅速抓住客户，一般会有销售刺激策略比如降价、返利、促销等手段。另外新产品研发初期，采购量小、价格高，后面到成长期和成熟期，产品大批量生产，价格会降低。

3.其他因素特殊情况下，比如自然灾害、国际贸易壁垒，不可抗力的其他因素发生时，采购价格也会受到影响。

四、有效降低企业采购成本的手段

以工程项目管理角度为基础分析，简述有关降低企业采购成本的几点想法。

1.设计优化设计工作在工程项目中的作用非常关键，对整个项目的费用节约、工期节省、调试成功起到至关重要的作用。设计团队的优秀的战斗力能为企业创造很大的经济效益。

就设计本身而言，首先要将技术路线吃透，包括积累相关的案例，做到有的放矢。其次要把握设计的相关细节，涵盖设计的各个流程，不可短路更不可断路，设计工作要站在整个工程的制高点上，要从整个工程执行过程的性能、质量、工期上综合考虑，降低成本和提高经济效益才有意义。

在设计之初，要先从整体上吃透本专业的设计需求。在满足规范及业主要求的基础上不额外提高标准。设备的选型、材料的选型以及数量尽量做到保证富裕度的情况下准确无误。

在设计过程中，注意与各专业同事的协调沟通，在配合过程中综合考虑各专业的需要，在满足工程要求的前提下，布置尽量紧凑、合理利用资源，慎重选择材质等，以求降低成本、提高效益。

设计需综合整个工程项目的生命周期考虑成本，不能只单独考虑每个阶段成本。从细节去节省成本，积少成多。设计人员要注重结合实际工程，多总结，与工程人员多沟通，整理项目中可优化的部分。

此外，了解本行业先进应用技术，创新研发，寻找传统技术的优化替代方案，进一步提高企业的核心竞争力。2.实行战略采购管理战略采购认为采购是一项技术活，非常重视采购的专业性，并要求采购早期主动参与。早期主动参与通常主要是指产品的研发或设计过程中引入框架供应商的早期参与。如果在研发、设计阶段，采购人员就充分参与，选择性价比更高的供应商，分摊研发成本，减少我方人力物力的投入，建立合作共赢的模式，从而达到降低采购成本的最终目的，对于整体成本控制能形成更有效的前端控制。

战略采购的四个特点：特点一：从关注价格到更多地关注总成本。

通俗点说，没有免费午餐，供应商给的超低价格，很可能会带来偷工减料的问题，交货期延长，售后服务不及时等等一系列的问题。这些问题给采购带来的沟通成本，延误工期造成的企业信誉损失往往对工程项目的影响很大。所以不可单纯地只关注价格，而是要更加关注总成本。在实施采购时要以总成本最低为导向，再寻求最低的单价，这是必须要树立的战略采购思维。特点二：供应商的数目由多到少甚至到单一框架供应商。战略采购鼓励发展单一框架供应商。这里讲的单一供应商并非唯一供应商。单一供应商是指采购有不止一个合格供应商，在与多个供应商沟通的过程中，选择其中一个最优秀的供应商，建立长期合作的关系，实现高度集中的采购，这样可以以量换价，把有限的采购资源价值最大化。采购真正追求的是质优、价廉，服务好的产品。特点三：与供应商的关系由短期交易到长期合作。战略采购则将供应商视为企业的战略合作伙伴，致力于寻求长期合作。企业可以在与供应商签署长期框架协议的前提下，促进供应商的质量、价格、服务的持续改善。同时，在企业需要帮助的时候，供应商牺牲自己短期的利益来与企业共同面对困难，这样双方才能获得长期的共赢。特点四：采购部门的角色由被动执行到主动参与。在项目立项阶段，采购就连同框架供应商的早期参与到项目策划中，是非常有必要的。如果在研发、设计阶段，采购人员就充分参与，选择性价比更高的供应商，分摊研发成本，减少我方人力物力的投入，建立合作共赢的模式，从而达到降低采购成本的最终目的，对于整体成本控制能形成更有效的前端控制。3.优化供应商管理。企业要不断扩充供应商资源，要甄别、分级、考评。对供应商的管理是否有效，是采购成本控制的关键。那么首先我们最关注供应商的是什么？ （1）产品质量。质量是采购对供应商进行选择的首要指标，也是供采双方合作达成的基本条件。通常情况下，采购在与某个供应商合作之前，必然会对该供应商的生产情况进行考察。考察活动可以包括样品质量检验、实际生产和质量监控流程的参观、供应商质量控制体系的考评、其他客户现场实地调研等。

（2）价格。在满足质量和技术要求的前提下，价格就成为采购人员首先考虑的因素了。尤其是采用招标方式采购时，同等技术条件下，价格就是决定选择哪个供应商的最关键指标。

（3）交货能力。交货能力是指包括交货提前期、交货准时性、准确性、对采购方变更交货数量和交货时间的反应水平等所有能力。对于甲方或者施工方来说是非常注重工期是否能够准时完成，需更加关注交货能力。

（4）服务水平。在采购合同执行过程中，供应商对采购方在物资或设备的使用、残次品的调换、设备安装和调试的指导，使用方法培训、相应故障的排除等方面的帮助，即供应商为采购企业提供质量保证和相应售后服务的所有活动。

（5）供应商的信誉。供应商信誉是供应商与企业合作过程中逐渐积累起来的声望。供应商同类产品业绩及用户评价也是很关键的选商因素，优秀供应商会按约保质保量地履行合同以维护其良好声誉。

（6）供应商的财务状况。供应商的财务状况纳入考核的指标体系之中，由于供应商财务的问题导致货物不能够按时交货，或者交货质量过差导致工期受到严重影响，严重时甚至直接导致项目停工。采购金额较大的设备物资不选择财务比较紧张的小

型供应企业。

（7）战略采购供应商。战略采购供应商由以质量和价格为主导因素的关注点向有利于建立供采双方长期互惠互利的合作关系转变，如供应商的技术创新能力、供应商垫资供货能力、对市场开发和前沿技术的信息共享以及对突发事件的反应能力等。

对于以上七点的甄别与考评，建立合格供应商库，将成为公司采购管理的重要一环，好的供应商给企业带来的是直接的成本控制降低。

4.建立电子招标平台对于项目执行中的物资采购，最直接有效且常用的方法就是实行竞争性招标。通过招标，从供应商资格预审，到开标、评标、定标、公示、再到签订合同等各个环节，更好地体现采购过程的公开、公平、公正的原则。

随着互联网技术的发展，企业应大力推行网上电子招标采购，利用互联网可最大限度地减少人为因素的干预，特别是在疫情防控期间，避免人员聚集流动，也可以避免滋生腐败。

企业建立电子招标平台，可同时匹配供应商库管理、历史价格库管理，通过数据库的丰富和积累，可提高企业成本管理能力。可实现在线询比价、在线招标、方案寻源等，将开标、议标、评标、定标、合同签订等流程实现在线实施，建立完整的采购管理数据平台，对于企业采购管理具有战略意义。5.有效降低成本的采购策略（1）集中采购策略。大批量统一采购，通过增加采购数量，形成规模采购，这样可以加大与供应商的谈判筹码，获得更好的价格，从而降低采购成本。

（2）联合采购策略。如果采购量达不到批量，就不能拿到有竞争力的价格，我们可以联合一些小型的企业，一起采购共同需要的产品或者服务，这样便于和供应商拿到采购折扣，降低采购成本。

（3）选择最佳采购策略。当原材料价格出现上涨或者下降时，可以考虑本企业的库存量和原材料的使用情况，合理选择合适的采购时机，确定采购数量，相应地减少或者增加采购量，为降低采购成本争取时机。

（4）采购压制策略。对于买方所处的地位不同，通常采取不同的策略。当买方占优势地位时，通常会采取采购压制策略：①将采购询价书发给几个供应商。②进行多轮降价谈判，施加压力迫使卖方降价。③应以接近生产成本为宜，供应商最低利润为目标。④不断开发新供应商，以保持竞争的充分性。⑤要求供应商按项目执行进度分批次到货，并协助在项目上降低二次倒运和现场保管费用。

（5）采购灵活多变策略。当卖方占优势地位时，通常会采取采购灵活多变策略。①可不主动与供应商洽谈价格。②设法与供应商签订长期合约。③积极开发新的供应商。④积极寻求替代品。

（6）第三方采购。如果一些小企业的产品或者服务外包给第三方公司，第三方公司具有更多的采购优势和购买经验，可以帮助企业更专业的采购，提升核心竞争力，减少本企业的采购人员，节约成本，从而降低采购成本。

（7）优化供应链成本。如今的竞争不仅仅是企业和企业之间的竞争，而是供应链之间的竞争，这是普遍共识，任何企业的发展都离不开上下游企业的支持，本质上每个企业都含有供和需的双重含义。通用优化供应链，可以有效降低产品在生产，组装，配送，交付等各环节的运营成本，从而降低企业的采购成本。6.提高采购人员的素质采购工作中，除了有制度的约束外，采购人员也是成本控制的核心因素。采购人员需要具备良好的道德品质：（1）遵纪守法；（2）有担当，爱岗敬业；（3）有承受困难的毅力；（4）有虚心、诚心、耐心。采购人员需要具备的才能： （1）成本意识与价值分析能力。在采购专业领域中，总成本是指采购成本、运输成本，以及间接因检验、质量保证、设备维护、重复劳动、后续作业和其他特殊情况所造成的成本的总和。总成本是一个相对复杂的系统，但它是成本分析、采购决策、供应商选择等都是至关重要的。

成本管理的关键是成本分析。成本分析是对每一个成本单元（如：材料、工时、行政开支、管理开支和利润）加以分析并相加，得出最终价格的过程。成本的关键组成部分：①直接的材料成本：对大多数静设备来说，钢板就是直接原材料（采购人员需时时关注材料市场上材料价格，（Q235B,20#，不锈钢 304.316,2205.1.4529,铝，铜等等）。②直接劳动力成本（发达地区和普通地区有所区别）。③运费及装卸费用（关注与项目的距离）。

（2）谈判与议价能力。一个成功的谈判应做好两个部分工作，第一部分是了解谈判的过程，谈判的定义是双方达成互相满意的共识，所以双赢也就成为谈判的目的。第二部分是进行谈判准备。①分析对方的方案。②确立自己的目标，具体定下你的价格、质量、服务、运送、规格、支付等要求并写在纸上，而不是跟对方说“你尽量”。③定下方案。对每个问题要定出最佳方案、目标方案以及最坏的方案，这可帮你制定相应策略。

（3）表达能力。采购人员在与供应商沟通过程中，应必须能准确、清晰表达所欲采购的各种条件，例如技术规格、型号、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解。同时，在议价过程中，良好的表达能力，运用语言沟通技巧，可以在谈判中占据更大的主动性。无论是书面沟通或者口头交流过程中，采购人员要具备意简言赅的表达能力，以免浪费时间。

（4）专业知识。采购人员不需要精通专业技术，但需要充分了解和掌握。对于项目实施过程中涉及到的工艺设备、电气、仪表、自控、财务、法律、地理、气候等等。需要精通和掌握的是国家采购法规和公司相关采购制度、流程和采购方法。

（5）良好的人际沟通与协调能力。采购人员与供应商、市场部门、技术部门、工程部门、财务部门保持畅通有效的沟通，协调处理各方关系。

四、总结

综上所述，采购是企业在成本控制中最重要的一环，采购工作的成效可直接转化为企业利润点。面对激烈的市场竞争，采购工作不仅是企业降低成本的重要来源，而且也直接关系到企业生产经营活动质量。因此，企业为了降低成本、增加利润、提高核心竞争力，必须采取行之有效的战略采购策略。同时发展战略供应商，建立长期合作伙伴关系，努力达到双赢的局面，才能保证企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。

参考文献：

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