Cinco consejos para ser experto en el manejo de Excel
El 62 % de los colombianos expresaron no saber manejar conceptos básicos de Excel, mostrando las falencias que existen.
Excel es una de las herramientas más usadas por las personas en el mundo, sus tablas son el sello característico y es lo primero que viene a la mente cuando lo mencionan. Sin embargo, el 61 % de los colombianos encuestados no manejan los conceptos básicos de Excel, mientras que solo el 7% tiene los conocimientos previos necesarios para iniciar una capacitación avanzada.
Los datos entregados por Ninja Excel demuestran que, pese a la masividad del software de Microsoft, este no es aprovechado en su totalidad. Según la revista Harvard Business Review, los colaboradores de las empresas pasan el 10 % de su vida laboral en hojas de cálculo.
Paolo Pedraza, Head of Sales de Ninja Excel en Colombia, asegura que “entrar a Excel es abrir un mundo de posibilidades. Los usuarios pueden hacer desde las tareas más básicas, como organizar datos fácilmente, hacer operaciones matemáticas básicas y complejas, a funciones más complejas, como elaboración de gráficos, multimedia e informes para un desglose de datos para conseguir una lectura fluida de ellos. Esto lleva los resultados e información a otro nivel para elevar la productividad y la eficiencia de las empresas”.
Por ejemplo, las tablas dinámicas permiten manejar información de valor para las empresas. Sin embargo, muchos usuarios desconocen otras alternativas que facilitan la toma de decisiones en menor tiempo, así como información más concreta y de fácil lectura.
Capacitar y entrenar a los colaboradores de las empresas en Microsoft Excel es un gana-gana, ya que la empresa genera mayor compromiso con su equipo de trabajo y menor rotación de personal, mientras que los empleados adquieren o refuerzan conocimientos. En algunos casos, este proceso busca enseñar a un trabajador nuevas competencias para optimizar su desempeño y, en otros, conocido como reciclaje profesional o reskilling, busca formar a un empleado para adaptarlo a un nuevo puesto en la empresa.
Para esto, plataformas como Ninja Excel son de mucha utilidad, ya que facilitan el proceso de aprendizaje gracias a su metodología basada en el aprender haciendo o learning by doing. La plataforma dispone de un diagnóstico previo gratuito que permite ubicar a cada alumno en el nivel que corresponde. Una vez iniciado el curso, cada usuario tiene la libertad de realizar los cursos cuando y donde quiera.
Estas son cinco recomendaciones de Ninja para inexpertos: los tips en Excel le ayudarán a usar la herramienta de forma mucho más rápida. Compartimos algunos atajos esenciales.
1. Encontrar valores duplicados en una lista. Para encontrar valores duplicados en Excel, seleccione los datos a validar, luego en la pestaña de inicio ir al ícono de “Formato condicional” del grupo “Estilos”. Dé clic en “Reglas para resaltar celdas” y después seleccionar “Valores duplicados”.
2. Seleccione todas las celdas de una hoja. Basta con que presione las siguientes teclas: CTRL + E. Si tienes Mac, presione Cmd + A. Este truco puede ser de mucha utilidad para cambiar elementos del formato de manera rápida.
3. Eliminar celdas en blanco. Para eliminar celdas en blanco dentro de un listado, seleccione el rango total que las contiene, presione F5 para dirigirse a “Ir a” > “Especial” y allí seleccione celdas en blanco. Presionar CTRL y la tecla “–“(menos). Presione eliminar filas.
4. Convertir valores en porcentajes rápidamente. Seleccione los números a convertir y presione las teclas CTRL + SHIFT + 5 al mismo tiempo.
5. Aplicar botón de autofiltro. Para filtrar datos solo debe ubicarse en cualquier parte de la lista y presionar CTRL + SHIFT + L de manera simultánea. Una vez aplicado el filtro, solo debe hacer clic en el triángulo para desplegar las diferentes opciones que entrega Excel.
En conclusión, Excel es sin duda una de las herramientas más usadas por las personas en el mundo, que pasó de ser un “plus” a ser un “Must Have”.
* Rector de Unisimón.