EL PAPEL

sucumbe ante el mundo virtual.

Colombia entró de lleno al sistema de facturación electrónica, el cual debe implementarse, a más tardar, el primero de enero del 2019, cuando los empresarios gozarán de numerosos beneficios que ahorran tiempo, dinero, esfuerzo, y errores.

La factura electrónica es una megatendencia a nivel mundial y se ha convertido en una práctica común para los empresarios en todos los continentes, según lo confirma el reporte periódico que genera la consultora suiza Billentis. Ello quiere decir que, para Colombia, era inevitable unirse a la nueva forma de registrar las transacciones económicas.

Se trata de un documento digital que representa un cambio radical de paradigma en las organizaciones y que implica entender que, para el mundo de hoy, son válidos los mensajes de datos no solo desde el punto de vista comercial, sino penal y, por supuesto, tributario.

A nivel tecnológico, los empresarios están cambiando procesos basados en papel por electrónicos, en los que se facilita la trazabilidad y el control de las operaciones. De igual manera, las transformaciones se están presentando en las formas de relacionamiento con clientes y proveedores.

Los líderes que pretenden sacarle el mayor provecho a la factura electrónica están revisando sus procesos, y no solo los que tienen que ver con este tipo de documento, también todos los que involucran papel. Es decir, aquellos que pueden ser optimizados con la adopción de formas electrónicas no solamente dentro de su organización, sino en la de sus clientes. Por esta razón se están convirtiendo órdenes de pedido, despacho, entrega y embarque, lo mismo que otros papeles comerciales. La revisión implica establecer el nivel deseable de automatización de la interacción de la factu-

ra con sus procesos de negocio, para la expedición y la recepción de este y otros documentos.

Es necesario definir cuál es la forma de facturar electrónicamente que más le conviene al negocio y valorar si es haciéndolo de manera directa, con una solución a la medida, usando la de un proveedor de ERP (software que integra, entre otras, compras, ventas, contabilidad, tesorería, inventarios, planeación, nómina, etc.), o a través de los servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la Dian. El ejercicio de establecer la solución más óptima pasa por establecer aspectos tecnológicos, de seguridad informática, legales y económicos.

Entre los beneficios que tendrán los contribuyentes al adoptar la factura electrónica se tienen los siguientes:

Ahorros. Un estudio realizado en el año 2015 por el Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (Ciat) estableció que el costo promedio de una factura en papel en Colombia, cuyo ciclo de vida puede extenderse hasta 10 años, de acuerdo con el Código de Comercio, es de alrededor de 0,88 dólares, equivalentes a 2.508 pesos colombianos; con la masificación de la factura electrónica, su costo podría disminuir a un promedio de 0,18 dólares, correspondientes a 513 pesos, lo que representa un ahorro cercano al 79 por ciento.

Eficiente gestión documental. En la actualidad, incorporar una factura en papel que recibe un comprador en su sistema de información empresarial requiere de un proceso que demanda tiempo y gastos, que no son menores; cuando se reciben facturas electrónicas, el proceso es simplificado porque no se necesita digitar y reprocesar los datos: es la misma enviada electrónicamente por el proveedor. Por otro lado, almacenar estas facturas no demanda espacio físico ni gastos en procesos de gestión documental: todo se guarda y fácilmente se recupera en servidores o en almacenamiento en la ‘nube’.

Fácil intercambio de documentos. Enviar una factura electrónica es tan fácil y económico como remitir un email o un mensaje de texto. Llega al destinatario en cuestión de segundos, sin importar que el cliente esté ubicado al otro lado del mundo.

Los empresarios que pretenden sacarle el mayor provecho a la factura electrónica están revisando sus procesos, y no solo los relacionados con este tipo de factura sino todos los que involucran documentos en papel.

Fuente de financiación para micro y pequeños empresarios. Los emprendedores podrán, a través del factoring de facturas electrónicas, obtener capital de trabajo con el propio apalancamiento de su negocio a tasas más bajas, gracias a instrumentos como el Registro de Facturas Electrónicas (Refel) y a plataformas electrónicas de negociación. Se espera que este mercado se profundice en el país.

Poder poner a disposición de los empresarios estas opciones de mejoramiento de su gestión documental relacionada con la factura electrónica, ha demandado que la Dian establezca unas condiciones técnicas para la interoperabilidad de la factura, lo que es un elemento clave para que la información de las facturas electrónicas fluya entre los sistemas informáticos de los emisores, receptores y demás partes interesadas en la suerte de estos importantes documentos.

Los principales elementos que permiten la interoperabilidad son el formato XML, que es estándar para todos los empresarios y que se estructura con las librerías UBL V2.0, lo que lo hace no solo interoperable a nivel nacional, sino con los países que han adoptado este estándar a nivel mundial. Otro factor es la firma con certificado digital, que garantiza atributos muy valiosos para los comerciantes, como autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica. Cada una debe ser firmada digitalmente y con ello se puede, de manera fácil, conocer quién fue el generador, si el contenido ha sido alterado y no podrá ser negada la autoría por quien la expidió.

Seleccionados a facturar electrónicamente. La Ley 1819 de 2016 estableció la obligatoriedad para un grupo significativo de facturadores, representados en los responsables de declarar IVA y/o impuesto al consumo, que en la actualidad representan alrededor de 436.000 contribuyentes. Estos deberán facturar electrónicamente a partir del próximo primero de enero del 2019.

Por otro lado, la Dian ha seleccionado a distintos grupos de contribuyentes para facturar electrónicamente a través de las resoluciones 0072 de 2017 y 0010 de 2018, entre los que se encuentran los grandes contribuyentes, que deben empezar a facturar a más tardar el primero de septiembre del 2018.

Los principales resultados, con corte al 11 de mayo del 2018, son los siguientes: