Reuniones virtuosas y falacia del trabajo largo
Aunque parece que cada vez invertimos más tiempo trabajando, eso no necesariamente se traduce en mejores resultados. De hecho, gran parte de nuestras largas jornadas laborales son improductivas y eso tiene que ver, entre otros, con el hecho de que nos pasamos el día en reuniones ineficientes.
El problema tiene dos aristas: de un lado, tenemos demasiadas reuniones - desde el año 2000, el tiempo que los empleados invierten en reuniones ha aumentado cada año en un 10%. Creemos que las compañías deben operar a través de reuniones. Una creencia absurda según Peter Drucker que escribió: “Las reuniones son, por definición, un síntoma de una organización deficiente. Uno se reúne o trabaja. No se pueden hacer las dos al mismo tiempo.".
La segunda arista del problema
es que la mayoría de las reuniones que tenemos son ineficientes y eso tiene varias causas: desde los calendarios que tienen bloques de reunión predeterminados de 60 minutos, pasando por el hecho de que el 63% de las reuniones se llevan a cabo sin una agenda, hasta el absurdo de que el 73% de las personas trabajan en algo más durante la reunión. Creemos que entre más horas trabajamos, y entre más largas sean nuestras reuniones, mejores resultados obtendremos.
Reuniones virtuosas: Creo que integrar virtudes - hábitos operativos buenos - a las reuniones nos permitiría aprovechar mejor los talentos de los colaboradores y, sobre todo, su tiempo. Estas son algunas:
Preparación. Incorporar la virtud de la preparación en las reuniones implica eliminar la tendencia de reunirse por reunirse y también ayuda a evitar que se inviten a personas que no son importantes para gestionar la reunión.
Muchas reuniones no son efectivas por el simple hecho de que no existió una preparación previa. El punto de partida en esa preparación es definir qué tipo de reunión será. Las reuniones estratégicas difieren de las operativas las que, a su vez, exigen una preparación distinta a la de una reunión creativa.
Propósito. En el transcurso de las reuniones se abren las puertas a querer brillar por encima de los demás, a destacarse, a criticar o a defenderse y culpar a alguien más. Se vuelve necesario, entonces, tener siempre el propósito de la reunión en mente. Eso hace más fácil rechazar los dramas innecesarios que suelen suscitarse en las reuniones.
Llegó la hora de revolucionar la manera como nos reunimos. De pasar de tratar las reuniones como la regla y volverlas excepciones”.
Compromiso. En solo una de cada cuatro reuniones se obtiene una solución. Se ha vuelto costumbre llegar a las reuniones sin tener expectativas. ¡Grave error! En las reuniones tiene que haber cierre: que se asigne un responsable de un tema específico, que se defina un plan de acción, que al final exista un compromiso.
Las reuniones en las que no se define nada se llaman tertulias. Y las empresas no funcionan a punta de tertulias. Es evidente que para tener mejores resultados, para progresar, debemos trabajar duro. El problema es que hemos confundido trabajo duro con trabajo largo; reuniones largas con reuniones productivas; muchas reuniones con mucha ejecución. Llegó la hora de revolucionar la manera como nos reunimos. De pasar de tratar las reuniones como la regla y volverlas excepciones. Excepciones que, cuando se den, sean virtuosas.