Simplicidad es clave en factura electrónica
Pymes comparten su aprendizaje en la adopción de sistemas de facturación digital
La simplicidad de los servicios de factura electrónica es una de las claves que facilita a las empresas y a los contribuyentes en general su adopción tal como lo demuestra la experiencia de algunos de ellos.
Cuando Rudy Montoya, gerente general de Carnicerías El Chirriche, escuchó que tendría que utilizar la factura electrónica pensó que sería un caos.
No fue así para esta empresa familiar, la cual en 20 años cuenta con siete puntos de venta en Escazú, Santa Ana, Ciudad Colón y Puriscal, así como una planilla de 75 personas.
Ellos optaron por el servicio de PC Puris, desarrolladora de software empresarial, que incluye el sistema de factura electrónica, ambos operando en la nube.
Carnicerías El Chirriche genera unas 40.000 facturas al mes.
Se especializa en carnes de res, pollo y cerdo. También cuenta con una granja que maneja hasta 5.000 cerdos. Detrás del negocio hay una logística grande. Por eso se requiere un sistema que no genere problemas.
Ya eran clientes de otro proveedor que les brindaba un sistema “muy cerrado y tieso”, que se instalaba en las computadoras (bajo el modelo conocido como on
premise). Si se dañaba una computadora estaban obligados a esperar al técnico. Si tenían que sustituirla, debían reinstalar los sistemas.
Otro inconveniente era la inestabilidad de los servidores. Además, mucha información tenían que generarla en una hoja de cálculo.
Necesitaban otra herramienta. Al ser en la nube, con el sistema de PC Puris, si el equipo se daña solo se reemplaza, se reinicia y se siguen usando las mismas facilidades a través de Internet.
También puede revisar cualquier cuenta contable o generar hasta 50 tipos de reportes desde donde se encuentre.
Para facturación, incluye la emisión y aceptación de comprobantes electrónicos, notificaciones, consulta de documentos por código QR y almacenamiento de archivos XML, entre otras funcionalidades.
Otro beneficio es el ahorro en recursos, pues pasó de cinco a tres personas encargadas de la gestión. En especial, Montoya destacó que es rápido y sencillo. “Los cajeros ni se dan cuenta cuando están facturando”, afirmó.
Para elegir a PC Puris hace 13 meses como proveedor, se fijaron en la experiencia (en las referencia obtenidas solo había una firma grande y las demás pequeñas).
También vio que el sistema de factura electrónica de un proveedor duró hasta una hora en generar un comprobante.
Montoya dice que no ha dudado en recomendarlo a otros comerciantes de la zona.
Experimentando
La agencia Triada Gráfica Digital, que tiene un año de operación, optó por aprovechar el sistema gratuito de facturación ofrecido por el Ministerio de Hacienda.
La empresa se dedica al diseño, la rotulación y manejo de redes sociales.
En octubre anterior empezó a usar la factura electrónica, cuando les correspondía por el último dígito del número de cédula jurídica. Hasta la fecha solo han generado unas diez facturas.
Christian Miranda, socio de Triada, afirmó que el sistema ha funcionado generando las facturas ya sea en computadora personal tipo PC o en la Mac de Apple. Incluso tuvo que facturar desde Europa, sin problemas.
“Nos decidimos por el de Hacienda para probar”, explicó. “Los otros proveedores no sabíamos qué tan seguros son. Además, manejamos información sensible”.
Una de las cosas que le llaman la atención es que, con solo generar el número de cédula del cliente, el sistema muestra los datos automáticamente. Solo se debe incluir la información propia de la venta realizada.
Una medida que adoptó como cotidiana es estar descargando y almacenando aparte los archivos de las facturas, pues Miranda recordó que este servicio de Hacienda almacena los comprobantes electrónicos únicamente por dos meses. En Grupo Nanda, empresa de venta de electrodomésticos enfocados en celulares, utilizan dos sistemas para generar facturas y otros documentos electrónicos.
La empresa recurrió desde hace dos meses al servicios de la firma Cyberfuel para la comercialización a nivel de mayoreo. Para la venta al detalle en tiendas utilizan la plataforma de Sisnet.
“Usamos sistemas distintos porque se ajustan a las necesidades de ventas con cada tipo de clientes”, explicó Rodrigo Campos, presidente de Grupo Nanda.
La empresa cotizó y comparó las facilidades de distintas plataformas para facturar, generar reportes e informes, así como en la eficiencia para conectarse con el sistema de validación de Hacienda.
Las empresas confirmaron que han enfrentado algunas situaciones esporádicas del funcionamiento del sistema de validación de Hacienda.
Un inconveniente que encontraron es para el uso de la firma criptográfica, la cual debe estamparse en los comprobantes electrónicos.
Además, se quejaron de que los videos que ofrece Hacienda como “tutoriales” no son claros. La única forma fue generar las primeras facturas para probar cómo funcionaba sobre la marcha.
Los problemas más importantes, más bien, se deben a las limitaciones impuestas por Hacienda en las resoluciones sobre comprobantes electrónicos, aseguraron. Por ejemplo, la nota de crédito no considera los acuerdos de partes para la cancelación a pagos de una compra. Hacienda solo permite emplearla cuando se anula la factura electrónica.■■