Registro de accionistas: ¿qué es el poder generalísimo?
Sepa por qué es importante en la declaración de este año
El Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) –conocido como registro de accionistas– tiene este año un cambio que encarece los trámites para presentar la declaración ante Tributación.
Ya no será posible utilizar un poder legal especial; un nuevo reglamento establece que serán los representantes legales de las sociedades los obligados a cumplir y, solo en ocasiones extraordinarias y justificadas, el trámite lo podrá realizar un apoderado generalísimo, aunque no se especifican cuáles son esas circunstancias excepcionales.
Las nuevas condiciones afectan en especial a sociedades que necesitan de ese poder generalísimo, que son usualmente las que tienen a sus socios en el extranjero y requieren de alguien en Costa Rica que se encargue de los trámites.
El poder generalísimo es uno de los tres más comunes en el ámbito legal del país, junto con el especial y el general. El generalísimo es otorgado por medio de un notario en escritura pública, en el que se confieren atribuciones legales a una persona para un acto o negocio en concreto a nombre del poderdante.
Este tipo de poder tiene que inscribirse en el Registro Público para que pueda surtir sus efectos legales.
El Código Civil dispone en el artículo 1253 que, con este poder, el mandatario puede vender, hipotecar y de cualquier otro modo vender, ceder o gravar toda clase de bienes; aceptar o repudiar herencias, gestionar judicialmente, celebrar toda clase de contratos y ejecutar todos los demás actos jurídicos que podría hacer el poderdante, excepto los que conforme a la ley deben ser ejecutados por el dueño en persona.
¿Cómo se otorga?
Básicamente, se puede otorgar de tres maneras: por medio de los representantes legales de la entidad –si los estatutos sociales le confieren esta posibilidad–, por acuerdo de Junta Directiva, o por decisión de los socios.
“Lo usual es optar por la primera o la tercera alternativa. En el primer caso, se otorga una escritura pública ante notario en la cual el representante describe el tipo de poder, los alcances y calidades del apoderado.
”Una vez firmada la escritura, se emite el testimonio de la escritura, se cancelan los timbres correspondientes ante el Banco de Costa Rica, y se presenta al Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional para su inscripción.
”En el segundo caso, se debe celebrar una asamblea de socios, tomar el acuerdo de otorgar el poder describiendo el tipo de poder, los alcances y calidades del apoderado, y se levanta el acta de la asamblea”, dijo Natalia Ramírez, gerenta legal de Grant Thornton.
El costo por inscripción de un apoderado generalísimo ante el Registro Nacional ronda los ¢50.000 únicamente por timbres. A este monto hay que sumarle unos ¢90.000 (más IVA) por los honorarios del notario que haga el trámite.
De acuerdo con Ramírez, se requieren al menos cinco días hábiles para completar la inscripción de un nuevo apoderado aunque puede ser más tiempo dependiendo de la carga de trabajo del Registro Nacional o si se detectan errores en el proceso.
Limitaciones
La potestad generalísima puede otorgarse con o sin límites. Esto es clave para saber hasta donde está facultado el apoderado para actuar, ya que si la persona física se sobrepasa podría enfrentar responsabilidades civiles o penales.
El poder sirve para prácticamente cualquier trámite, excepto que la ley indique expresamente que se requiera un poder especialísimo.
Presentación
El RTBF fue creado por ley para conocer quiénes reciben ganancias por su actividad empresarial y combatir el financiamiento a actividades ilícitas. Están obligadas a presentar la declaración las sociedades anónimas, fideicomisos, administradores de recursos de terceros y asociaciones sin fines de lucro.
Si bien todavía no están las reglas completamente claras, el reglamento sí establece la posibilidad de utilizar el poder generalísimo para presentar la declaración del registro de accionistas.
Está pendiente una nueva resolución que deben emitir Hacienda y el Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD) para sustituir la actual y en la que se establecerán el procedimiento y las condiciones para registrar a un apoderado. Ambas tienen un plazo máximo de seis meses para presentarla.
“Para efectos de la presentación del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, el poder generalísimo se puede otorgar a persona física, mayor de edad y con plena capacidad de actuar. Para el trámite en cuestión, esta persona deberá contar también con firma digital. Le corresponderá al notario verificar la validez de la personería jurídica de la entidad legal que estaría otorgando el poder ya que deberá dar fe de ello en la escritura pública”, detalló Vanessa Vega, especialista legal de Grupo Camacho.
Otro proceso
Otro detalle importante tiene que ver con las multinacionales que operan en el país. Muchos de sus representantes legales son extranjeros y no cuentan con firma digital, lo que les impide cumplir con el RTBF. Por lo tanto, deberán recurrir a un costarricense de su confianza, y con firma digital, para otorgarle este poder legal.
Según Vega, en este caso habría dos opciones para cumplir con el requisito: tendría que viajar un notario costarricense al exterior (lo permite el Código Notarial) y generar la escritura o podría apersonarse a un consulado costarricense a firmar la escritura pública y seguir luego los pasos que le indique el consulado. Otra opción es que los extranjeros otorguen el poder mediante acuerdo de socios y utilicen una carta poder para que se le represente en la asamblea.
En el 2024, por única vez, se ampliará el plazo para presentar la declaración del RTBF. Los contribuyentes tendrán del 1.° al 31 de julio para hacer este trámite, que debe presentarse en la página web del Banco Central.