Rumbo a la automatización de procesos en movilidad global
La movilidad global es un concepto en evolución constante que abarca una amplia gama de servicios y procesos relacionados con el movimiento de empleados y su talento a diferentes ubicaciones alrededor del mundo. Su automatización puede tener varios beneficios como la eficiencia en el tiempo, la reducción de errores humanos y otros que iré ampliando en este espacio.
Un sistema automatizado puede recolectar y actualizar constantemente información como el país de destino, hasta leyes migratorias y laborales locales, costos de vida, tasas de impuestos, requisitos de ingreso, eliminando la necesidad de que los patronos y empleados dediquen tiempo a realizar esta tarea, reduciendo así las posibilidades de errores o de obtener información desactualizada; eliminando a su vez, costos por concepto de asesorías externas.
La automatización también puede simplificar y estandarizar tareas como la programación de viajes y alojamiento, la obtención de visados y permisos de trabajo, y el seguimiento de los gastos de reubicación, de forma tal que todas las etapas del proceso migratorio se completen de manera oportuna y eficiente. Otro aspecto beneficioso es la gestión de las compensaciones y beneficios para los empleados en movimiento, ya que estos sistemas pueden calcular fácilmente los paquetes de compensación basados en una variedad de factores, incluyendo el costo de vida en el nuevo lugar, los impuestos locales, las tasas de cambio de moneda y los beneficios específicos del empleo.
A su vez, puede facilitar la gestión y la comunicación entre todos los interesados en el proceso de movilidad global. Esto incluye al empleado, al equipo de movilidad global, a los gestores y a cualquier otra parte que necesite estar informada. De igual manera, las partes involucradas pueden tener acceso a información en tiempo real, facilitando la visibilidad de los distintos procesos en curso y generando en forma automática los reportes que se estimen convenientes para llevar un correcto control de las asignaciones migratorias.
También permiten implementar medidas de seguridad y control con relación a la información personal sensible que se comparte bajo el marco de los procesos de movilidad global, tales como datos de identificación, información financiera, registros médicos, penales, y otros, lo que brinda una mayor garantía a los involucrados en estos procesos, protegiendo eficazmente los datos sensibles y manteniendo el cumplimiento de las leyes y regulaciones de protección de datos durante los procesos de movilidad global
“La automatización puede simplificar y estandarizar tareas como la programación de viajes y alojamiento, la obtención de visados y permisos de trabajo”
Retos y desafíos
La automatización en la movilidad global presenta una serie de retos que deben abordarse para maximizar sus beneficios. La integración de sistemas es fundamental, asegurando la coordinación entre diferentes tecnologías para evitar interferencias. La seguridad de la información es otro aspecto crítico, dado el manejo de grandes cantidades de datos en los procesos automatizados, lo que requiere medidas robustas de protección.
Además, adaptarse a las leyes y regulaciones locales representa un desafío significativo, ya que cada país tiene sus propias normativas en áreas como empleo, impuestos y protección de datos. La aceptación
por parte de los empleados también es crucial; algunos pueden resistirse al cambio, lo que dificulta la transición. La personalización según las necesidades individuales y los altos costos iniciales de implementación son aspectos adicionales a considerar, junto con el mantenimiento regular y la dependencia tecnológica que conlleva cualquier sistema de automatización.
Recomendaciones de acción. Pese a lo anterior, estas son algunas recomendaciones que pueden ayudar a facilitar el proceso:
Análisis de necesidades: es fundamental conocer las necesidades de su negocio y cómo un sistema automatizado puede llegar a satisfacerlas, por lo que se debe interactuar con las partes involucradas en el proceso de movilidad global para identificar los problemas existentes y analizar cómo la automatización puede resolver estos inconvenientes.
Investigación de proveedores: existen numerosos proveedores de soluciones de automatización de movilidad global, por lo que se recomienda investigar cuidadosamente para encontrar el que mejor se adapte a las necesidades y al presupuesto de su empresa.
Pruebas e implementación gradual: antes de implementar completamente un nuevo sistema automatizado es altamente recomendable realizar una prueba piloto. Esto le permitirá identificar y resolver problemas antes de un despliegue a gran escala. También puede ser útil implementar nuevos sistemas gradualmente, en lugar de hacer una transición de una sola vez.
Formación del personal: será necesario que todos los empleados que utilizarán el sistema estén debidamente capacitados de forma tal que puedan adaptarse al nuevo sistema y lo utilicen de manera eficiente.
Mantenimiento y soporte: una vez que se haya implementado el nuevo sistema es necesario gestionar el mantenimiento y el soporte preventivo para mantenerlo en óptimas condiciones de funcionamiento.
Comunicación y transparencia: durante todo el proceso se debe mantener una comunicación abierta y transparente con todos los interesados, lo cual contribuirá a aliviar preocupaciones y garantizará que todos comprendan los beneficios del nuevo sistema.
Seguridad y cumplimiento: debe tener en cuenta la seguridad de los datos y el cumplimiento de las leyes y reglamentaciones locales y globales. El proveedor de la solución automatizada deberá ayudarle a navegar por este ámbito para garantizar que su sistema es seguro y cumple con todas las normativas pertinentes.
Experiencia del empleado: aunque la automatización puede hacer que el proceso de traslado sea más eficiente, no se debe pasar por alto la importancia de la experiencia humana. Por lo tanto, es importante asegurarse que cualquier proceso automatizado se implemente de manera que favorezca la experiencia positiva del empleado durante su proceso de relocalización.
Implementar un sistema automatizado en movilidad global puede ser un gran desafío, pero con una planificación cuidadosa y enfoque adecuado, puede resultar en un ahorro significativo de tiempo y costos.
* La autora es gerente sénior en Movilidad Global en EY Centroamérica, Panamá y República Dominicana.