Trámite de registro de accionistas lleno de dudas y dificultades
››Uno de los obstáculos es que el procedimiento debe hacerlo el presidente de la sociedad
El proceso de registro de accionistas y beneficiarios finales avanza por un camino marcado por dudas e inconvenientes para los propietarios de sociedades que deben efectuar el trámite.
El procedimiento se inició este mes de setiembre y se extiende hasta enero del 2020 para las cerca de 370.000 sociedades anónimas registradas en el país, tanto las activas como las inactivas.
Para ingresar a la plataforma y entregar la información requerida es obligatorio contar con firma digital.
Sin embargo, las entidades financieras autorizadas para brindar dicho documento no dan abasto e incluso algunas entregan citas hasta noviembre o diciembre, pese a que han ampliado los horarios de atención al público, así lo confirmaron bancos consultados por La Nación.
A finales de agosto pasado, solo el 20% de las sociedades contaba con firma digital, según el Banco Central de Costa Rica (BCCR), entidad que administra dicho sistema.
La entrega de información por parte de las sociedades en la plataforma Registro de transparencia y beneficiarios, también bajo tutela del Banco Central, presenta dificultades porque es “poco amigable” para el usuario, coincidieron especialistas tributarios entrevistados por este diario.
Asimismo porque el trámite de registro de accionistas debe realizarlo el presidente de la sociedad anónima o, en su caso, un apoderado generalísimo quien deberá estar autentificado para dicho proceso por un notario público.
Ni el Ministerio de Hacienda, ni el BCCR respondieron, al cierre de esta nota, las consultas sobre los inconvenientes en el proceso de registro.
El registro de accionistas es un repositorio de accionistas o beneficiarios finales, que se creó mediante la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, Ley N°. 9416, aprobada en el 2016.
“Las personas jurídicas o estructuras jurídicas domiciliadas en el país, por medio de su representante legal, deberán proporcionar al Banco Central de Costa Rica el registro o la indicación de los accionistas y beneficiarios finales que tengan una participación sustantiva”, establece dicha Ley.
Por participación sustantiva, el Ministerio de Hacienda definió que sea 15% respecto al capital total de la persona jurídica.
En dicha plataforma también deben inscribirse, una vez que finalice el proceso de sociedades anónimas; las sucursales de sociedades extranjeras, las sociedades de responsabilidad limitada, sociedades civiles, sociedades en nombre colectivo, sociedades en comandita y empresas individuales de responsabilidad limitada.
Saturación. La banca pública confirmó que, durante las últimas semanas, han experimentado un incremento en la demanda de citas para obtener la firma digital.
Hasta el pasado 31 de agosto, 18 entidades financieras otorgaron 37.286 certificados, de los cuales el 58% (21.540) fueron dados por el Banco Nacional, el Banco de Costa Rica (BCR) y el Banco Popular, según datos del BCCR.
El BCR reconoció que el requerimiento de la firma digital, para realizar el proceso de registro de accionistas, generó una demanda del servicio. En promedio la entidad brinda 2.800 documentos digitales por mes. El costo solo de la tarjeta de firma digital es a partir de los $30.
“Hay una situación circunstancial en la demanda por este servicio debido a la entrada en vigencia del registro de accionistas. En este momento nos encontramos valorando la demanda actual del servicio para tomar otras decisiones al respecto”, dijo la entidad pero sin detallar cuáles.
El Popular indicó que, desde agosto, amplió los horarios de atención en las siete oficinas donde brindan el servicio.
“La capacidad instalada actual de estas oficinas es atender en promedio unas 100 citas diarias, aproximadamente, y en algunos casos ya se encuentran asignadas citas hasta el mes de noviembre, inclusive”, informó la entidad.
El Nacional detalló que efectúan el proceso de firma digital en 13 sucursales en las cuales tramitan en total 3.300 citas mensuales. La entidad ampliará sus horarios de atención a partir de octubre.
Obstáculos. Uno de los principales obstáculos que se enfrentan en la inscripción de accionistas es que el proceso debe efectuarlo el presidente de la sociedad.
Si dicha persona no tiene firma digital, el trámite puede hacerlo un apoderado generalísimo que posea el certificado, pero debe autentificarlo un notario público.
“Mediante una asamblea de accionistas (de la sociedad) se puede otorgar un poder especial a una persona para hacer el registro de beneficiarios finales. La otra forma es designar a un apoderado con firma digital, en sustitución del poder del presidente, mediante una protocolización ante notario público”, explicó Tomás Guardia, socio de Servicios Legales de Deloitte.
Guardia resaltó que el notario también debe contar con firma digital, pues debe ingresar al sistema del BCCR y acreditar a la persona autorizada para hacer el registro.
Francisco Villalobos, socio director de ICS Abogados, destacó que en el registro se obliga a detallar el 100% de los accionistas, pese a que hay personas o empresas con me nos del 15% de las acciones.
“Todos los sistemas deben ser hechos para el ciudadano medio (...) No puede ser que una medida de control sea tan cara”, resaltó Villalobos.
El especialista destacó que cuando se ingresa al sistema hay preguntas muy específi cas con términos muy legales como distribución de capita y el proceso de relleno de los formularios digitales puede tardar hasta una hora.
Bernardo Van der Laat, de la firma BLP abogados, desta có que no está claro qué le pa sará a una sociedad si se atra sa en el registro y hay algún movimiento en dicha entidad jurídica, como la venta o com pra de un bien.
“La solución (de Hacienda es clara sobre la multa, pero no dice por ningún lado si se suspenden las sanciones ad ministrativas, como sacar una personería jurídica en el Re gistro Nacional, por ejemplo” recalcó Van der Laat.
Las multas por el atraso en el registro de accionistas y beneficiarios finales no regirán sino hasta febrero del 2020, según reconoció el Ministerio de Hacienda al solicitarle una interpretación sobre las reglas de este requisito.
La confusión se presentó porque a partir del mes de setiembre se abrió un plazo para que se registren, ante el Banco Central de Costa Rica, a los accionistas o beneficiarios finales con una participación mayor al 15%, ya sea en sociedades anónimas o en organizaciones no gubernamentales.
Cada mes se abre el registro según el último dígito de la cédula jurídica (comenzando en setiembre de este año con 0 y 1), en un proceso que terminará a finales de enero el 2020.
Esto llevó a interpretar que las multas se pondrían en vigencia el mes siguiente al que corresponde el registro, para quienes tenían periodo abierto.
Sin embargo, German Morales, socio director de la firma de consultoría Grant Thornton, alertó acerca de una interpretación del Transitorio Primero de la Resolución Conjunta de Alcance General, donde se indican las multas por incumplimiento.
En el transitorio mencionado se determina quiénes serán incumplidores y acreedores de las sanciones establecidas en el artículo 84 bis por tal acción.
Tal como lo alertó Morales, este artículo transitorio (se aplica una vez por ser el primer año de la norma) establece que las multas no
“
A PARTIR DE FEBRERO 2020, LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA INICIARÁ
LOS PROCESOS PARA DETERMINAR CUÁLES
DE LOS OBLIGADOS SON INCUMPLIDORES Y A CUÁLES LES CORRESPONDE LA IMPOSICIÓN DE ALGUNA SANCIÓN”.
Giovanni Tencio Director a. i. de Tributación
regirán sino hasta el mes de febrero del 2020, cuando se termine el plazo para que todas las sociedades cumplan con el denominado Registro de transparencia y beneficiarios finales.
Criterio. Giovanni Tencio, director a. i. de la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, interpretó igual el artículo tras una consulta de La Nación.
En su explicación, Tencio detalló la base de esta medida. “Lo anterior se debe –adujo– a que éste es el primer año de carga de información en el sistema y para la determinación de los beneficiarios finales es necesario que todos los obligados hayan realizado su declaración, por lo que hasta que se concluya el periodo de declaración que va del 1.° de setiembre 2019 al 31 de enero de 2020, se podrá generar la lista de posibles incumplidores”.
Agregó que la gradualidad establecida en el transitorio primero de la resolución, para que las personas jurídicas obligadas presenten su declaración en un mes determinado según el último dígito de la cédula jurídica, tiene como propósito facilitar la declaración, la atención de consultas y solución de inconvenientes que se le pudieran presentar a cada uno de los obligados.
Las multas por incumplimiento de este registro van desde ¢1,3 millones hasta ¢44,6 millones. También contempla como sanción la imposibilidad de emitir personería y similares del Registro Nacional y la imposibilidad de inscribir documentos ante esa misma entidad, entre otros.
Este registro se creó en la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, del 2016. El requisito se estableció como parte de los compromisos adquiridos por Costa Rica en el proceso de adhesión a la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), grupo de países que promueve las buenas prácticas en diversos campos.
Este trámite estaba previsto que comenzara el 1.° de marzo del 2019, sin embargo, un mes antes, el Ministerio de Hacienda tomó la decisión a aplazarlo al 1.° de setiembre.
El requisito como tal, así como el trámite para cumplirlo, han sido blanco de críticas en el sector empresarial.
La Unión Costarricense de Cámaras y Asociaciones del sector empresarial Privado (Uccaep) se manifestó, de nuevo en el sentido de que la información que entregarán las empresas para cumplir con el registro de accionistas es sumamente sensible.
El vicepresidente de Uccaep, Álvaro Sáenz, expresó que a la fecha hay una gran cantidad de representantes de empresas que no han gestionado su firma digital y en este momento no hay capacidad instalada en los puestos autorizados en algunos bancos.